Kako provesti sastanak za selektor

2. Pošaljite sve što trebate učestvovati na sastanku. Odlučivanje s rasporedom, podijelite učesnike sastanka osnovnih informacija. U ovom postu morate omogućiti: podatke za prilog (telefonski broj) i Lozinka), agenda (uključujući odgovornosti) i druge informacije potrebne. Dnevni red mora predvidjeti sva pitanja i informacije koje očekujete da se čujete od ostalih sudionika sastanka. Prvo stavite pozitivna pitanja, a zatim razgovarajte o rješenju problema i složenih tema.

3. Kreirajte popis učesnika. Omogućite podatke na njihovoj lokaciji i općim osobnim podacima. Ove informacije mogu biti korisne za chat dok povezani učesnici očekuju druge.

4. Pošaljite podsjetnik e-pošte na sastanak. Pošaljite pismo istog dana, ako je sastanak zakazan nakon ručka, ili tokom dana prije, ako je sastanak zakazan za jutro. Zahvaljujući tome, bit ćete sigurni da niko neće zaboraviti na sastanak. Ovo pismo možete koristiti i za distribuciju dokumentacije, izvještaja i drugih potrebnih informacija. Ako izvještaji pripremaju drugi ljudi, obavezno odredite ime autora. Tako će dobiti svoju zahvalnost (ili ćete se zaštititi od kritike koje će izvještaji nazvati). Napišite nešto poput: "Pridružio sam se Ivanovskom izvještaju o njegovom izvještaju". Menadžer sastanka također je dužan osigurati da svi sudionici budu uključeni na popis, a također su ispunili povjerene carine.

pet. Pogledajte sve informacije o kojima ćete razgovarati.

6. Pokrenite grupu za newsgru. Nemoj kasniti. Ako je moguće, unesite sistem za odabir 10 minuta prije sastanka. Neki sustavi blokiraju ulaz prije određenog vremena ili dok se menadžer sastanka nije povezan. Testirajte telekomunikacijski most i opremu unaprijed, pogotovo ako ga niste koristili prije.

7. U većini slučajeva uvek će biti barem jedan kasni. Stoga, skupovi za kuhanje za raspravu o nekoj sekundarnoj temi, dok one koji odgađaju okolnosti neće se pridružiti konferenciji. Osigurajte da su svi sudionici predstavljeni (ime, položaj, odgovornosti), posebno ako kupci koji nisu lično upoznati sa ovim zvaničnicima sudjeluju na konferenciji. Pokušajte započeti diskusiju o glavnim pitanjima najkasnije 3-5 minuta nakon početka konferencije, čak i ako ne i svi oni koji se od vas zatraži sustav.

osam. Pridržavajte se dnevnog reda. Proveli ste vrijeme na svojoj kompilaciji, pa vodite ovaj dokument. Pogledajte sat, jer neće svi sudionici moći ostati ako se rasprava odgodi. Vaš je zadatak raspravljati o svim planiranim pitanjima, a ne zaboraviti interese kupaca.

devet. Budite oprezni i zabilježite. Pokušajte ne koristiti tipku "MUTE" (način zvučnog putovanja) čak i za vrijeme dugih performansi drugih. Vaši zaposlenici vjerovatno neće odvratiti od konferencije ako vidite svoje sudjelovanje u njemu. Ako nešto možete dodati, iskoristite ovu priliku da pokažete svoju kompetenciju. Ne dajte visoka obećanja. Bolje je mirno reći da ćete se svakako vratiti na raspravu o neočekivanom pitanju kasnije.

10. Na kraju konferencije morate pitati da li neko ima pitanja da odgovori sada ili nakon završetka sastanka. Ako ste se složili da se ponovo susrećete, izvijestite vrijeme prije nego što ostatak učesnika prekinete. Hvala svima učesnicima na dodijeljenom vremenu i poželite im uspješan radni dan / tjedan (vikend).

jedanaest. Odmah nakon telekonferencije, stvorite i podijelite sve sudionike kratak sažetak (protokol) sastanka. Ovaj sažetak služi dva gola: 1) Provjerite da li svi razumiju listu svojih dužnosti - 2) je dokumentarni dokaz o mogućim neslaganjima u budućnosti. Često nećete biti zahvalni sebi da su proveli vrijeme za snimanje protokola. Šaljem ga drugim učesnicima, obavezno zamolite da obavijestite ako trebate izvršiti bilo koji dodatak ili promjene dokumenta. Nakon popravljanja, definitivno ćete implementirati prilagođenu opciju.

12. Nakon sastanka morate ispuniti sva rješenja. Ako je bilo bilo kakvih pitanja, istaknite dovoljno vremena da odgovorite na njih, kao i izvedite sve ostale akcije. Da su postojali neki rokovi za rješavanje problema, ne uznemiravajte ih. Ako obećanja trebaju koristiti druge zaposlenike / jedinice, uraditi to i pobrinite se da su završili sve što vam treba.