Kako zadržati sastanak

Korake

2. Za svakog člana odbora pripremite poseban paket koji uključuje: Obavijest o sastanku, protokol prethodnog sastanka, popis objekata za kontakt i onu koja će biti predstavljena na sastanku (na primjer, analize i proračunske izvještaje). Ako su informacije povjerljive, a zatim ga prenesite samo ako se razgovor dogodi u vezi s tim, nakon zaposlenih (u nekim slučajevima) i gosti napuštaju sobu.

3. Osigurajte da vaša ruka ima dodatnu opremu za pisanje materijala s kojim možete raditi najpovoljnije, kao što su: Notepad, mapa, laptop ili diktafon.

4. Na dan sastanka osigurajte da svi sudionici imaju pismeni dodaci, značke (ako je potrebno) i bezalkoholna pića.

2. Zapišite razlog za sastanak, na primjer: Tromjesečni sastanak članova Odbora ili godišnji izbori zvaničnika.

3. Mora biti naveden:

4. Navedite broj učesnika potrebnih za kvorum i da li je to bilo numeričko.

pet. Zapišite rezultate usvajanja, revizije ili odbijanja protokola posljednjeg sastanka.

6. Ako je potrebno, izvršite promjene u prethodnim protokolima.

7. Zvuči aktuelna pitanja iz prethodnog protokola i registruju tok njihove rasprave, rezultate glasa ili općeg ishoda.

osam. Uključite bilo koje drugo glasanje u protokolu, izbora službenika na primjer, kao i broj glasova "za", "protiv" ili "protiv" ili "suzdržane" ili "suzdržane" ili "suzdržane" ili "suzdržane". S izuzetkom onih koji su se suzdržali, ne nužno ne evidentiraju imena ljudi i kako su glasali. Navedite razlog za bilo kakvo odbijanje da učestvujete u glasanju i da li je neko napustio dvoranu tokom ovog glasanja.

devet. Napravite listu dnevnog reda i ostavite slobodan prostor za pisanje bilješki.

10. Zabilježite o raspravi o pitanjima dnevnog reda, a šta i za koga je to rečeno tokom njega.

jedanaest. Navedi sva aktualna pitanja o kojima se razgovaralo tokom sastanka, kao i ljudi koji će morati govoriti na sljedećem sastanku.

12. Imajte na umu bilo kakve diskusije o pitanjima koja nisu stajali na dnevnom redu, a ko ih je pitao, kao i rezultate ovih diskusija.

13. Navedite rezultate tih rješenja koja su predložena za ponovno ispitivanje, ažuriranje ili glasanje. Službena odluka bit će predstavljena u obliku zasebnog dokumenta.

četrnaest. Navedite datum i vrijeme sljedećeg sastanka.

petnaest. Imajte na umu da je sastanak objavljen većinom odlukom ili jednoglasnim odlukom. Navedite vrijeme za završetak sastanka.

2. Označite sve rezultate glasa, agendi i odluku.

3. Govorite kopije protokola što je prije moguće svim sudionicima na sastanku da dobiju povratne informacije od njih o njenom sadržaju. Ako nisu predložene promjene, protokol učinite službeno, a zatim ga stavite u posebnu mapu za korporativne sastanke.Distribuirati kopije konačne verzije protokola svim sudionicima sastanka i onih koji su odsutni na njemu.

• Ako vam je nešto neshvatljivo, odmah postavite odgovarajuća pitanja tako da se tok diskusije pravilno zabilježi. Da biste postavili bilo kakva objašnjenja, ne morate čekati dok ne izvučete nacrt protokola.
• Odluke i rezultati glasanja moraju biti navedeni u protokolu, ali njihove kopije treba čuvati u zasebnom mapu na mjestu zaštićenom od vode i drugih faktora. Elektronske kopije također bi trebale biti pohranjene ovom mapom.
• Ne pokušavajte snimiti svaku riječ tokom sastanka: Pišite općenito u pogledu onoga što je rečeno. Možete u potpunosti otkriti tečaj diskusije nakon završetka protokola.
• Pravila vaše kompanije mogu zabraniti upotrebu elektronskih komunikacija. Sada se nalazi prilično rijetko - sve zavisi od vremena kada su pravila napisana, a da li su im revidirani u proteklih godina. Stoga, prije ovog načina da komunicirate sa sudionicima sastanka, pobrinite se da ne povrijedite ništa. Također možete predložiti izmjenu ovog pravila ako su beznadno zastarjeli.

• Budite oprezni kada date nacrt protokola učesnicima sastanka da biste ga razmotrili i provjerili, jer im daje priliku da promijene sve što su rekli. Kad se protokol potpuno završi, provjerite je li svaki poznat za bilo kakve promjene u sebi: informacije će se tumačiti ispravno, a niko neće biti zablude.

• Mape
• Pribor za snimanje materijala (bilježnice, olovka ili olovka, laptop ili diktafon)
• Badi ako im treba
• Paketi koji sadrže sve informacije potrebne za susret
• Notepada i ručke / olovke za sastanke učesnika
• Hladna pića