Kako pripremiti i zadržati sastanak -

Ti će savjeti biti korisni svima koji pružaju posredničke usluge u održavanju sastanka ili ih organiziraju samostalno. Odgovornosti organizatora uključuju pozivnice učesnika i osiguravanje svih potrebnih za najefikasniji rad. Organizator je takođe odgovoran za tok sastanka. Mora osigurati maksimalnu koncentraciju na temu sastanka, držeći učesnike iz prijelaza na pojedinca i diskusiju o pravilima sastanka. Ovaj materijal će olakšati organizaciju i održati sastanak koji će biti uspješan.

Korake

Metoda 1 od 9:

Razviti dnevni red

jedan. Navedite početni i krajnji vreme sastanka, kao i vremenske granice za raspravu o svakom broju. Sastanak će to uočiti kao manifestaciju ljubaznosti sa vaše strane.

Slika pod nazivom Olakšajte sastanak korak 2

2. Pitajte zaposlenike o vašoj organizaciji ili osobi koja sazivaju sastanak, koje teme trebaju biti uključene na dnevni red, kao i tražiti da date kratak opis svakog broja.

Metoda 2 od 9:

Odvojeni pozivnici

jedan. Najbolji način za distribuciju pozivnica je e-pošta, pogotovo ako vaši zaposlenici imaju program koji kombinuje funkcije pošte s kalendarom i podsjetnicima.

Slika pod nazivom Olakšajte sastanak 4. korak 4

2. Navedite rok za rezervaciju mjesta. To će omogućiti pripremiti iznos resursa kako ne bi prekinuli sastanak za pripremu nedostajućih materijala.

Metoda 3 od 9:

Pripremite mjesto sastanka

jedan. Tako da sastanak krene glatko, morate pravilno pripremiti sobu. Iznajmljivanje sobe koja se često koristi za sastanke (na primjer, u hotelu Hall ili Posebnu uslugu), možete računati da je lokalno osoblje dobro svjesno i poznaje nijanse prostorija pripreme.

Predavanje - Fotelje su izložene u redovima na takav način da je predavač u centru pažnje. Takav je smještaj posebno učinkovit ako je glavni cilj poruka nekih informacija.
Kazališno poravnanje - Prednja strana ugrađena je pred prednji dio sobe (tablica za koju se sjede zvučnici i stručnjaci). Usklađivanje stolica drugih sudionika podseća na predavanje.
Poravnanje škole - Prije redaka stolica, tablice su instalirane, golicanje sudionika sastanka za bilježenje evidencije tokom govora. Centar pažnje fokusiran je na razgovor.
Okrugli stol. Odaberite takav položaj ako učesnici moraju djelovati kao zasebne naredbe, kao i poticanje razmjene mišljenja između grupa ili pojedinih sudionika.
Podesite tablicu u obliku u. Ovo je stil Odbora za sastanke Odbora direktora, omogućavajući učesnicima da se međusobno vide i ako je potrebno.
Ako se planira otvoreni sastanak, pružajući komunikaciju sa slušateljima, stavite stolice u krug, u kojem će se govoriti.

Metoda 4 od 9:

Osigurajte traženi alat za sastanak

jedan. Potpuna priprema sastanka uključuje skup ručica, bilježnica, radnika, aID-a, brošura i svega ostalog koji bi mogao biti potreban tokom sastanka.

Slika pod nazivom Olakšajte sastanak korak 7

2. Zauzmite mesto za pitanja. To može biti poster ili ploča na kojoj će učesnici moći da zabilježe svoja pitanja ili ih pričvršćuju koristeći naljepnice ljepljive papira. Sudionici sastanka znat će da će u određenim vremenima dobiti odgovor na svoja pitanja, a sastanak će biti više gladak.

Slika pod nazivom Olakšajte sastanak Korak 8

3. Pripremite piće i grickalice za učesnike na dugom sastanku. Za kratke sastanke dovoljno je staviti bocu vode na svaku tablicu sa slatkišima na svaku tablicu.

Metoda 5 od 9:

Pripremite upitnik ili upitnik

jedan. Članovi sastanka mogu procijeniti kvalitetu odmah nakon sastanka ili ispuniti upitnik i poslati ga e-poštom 1-2 dana.

Slika pod nazivom Olakšajte sastanak korak 10

2. Procijenjeni listovi i upitnici omogućavaju vam da odredite kako su sastanci percipirali njeni sudionici.

Metoda 6 od 9:

Pošaljite podsjetnik na zakazani sastanak

jedan. Slanje podsjetnika izvodi se posljednjeg dana registracije učesnika ili 1-2 dana prije.

Slika pod nazivom Olakšajte sastanak korak 12

2. Zatražite da obavijestite da li je neko promijenio planove i oni su prisiljeni da odbiju sudjelovanje.

Metoda 7 od 9:

Započnite sastanak tačno po rasporedu

jedan. Tko su zatražili sastanak u stanju su da se "sustiče", ali prisiljavaju druge da čekaju smatraju se nepristojnim.

Slika pod nazivom Olakšajte sastanak korak 14

2. Na početku sastanka izvršite organizacijske najave, uključujući podatke o vremenu prekida i ručak, lokaciju toaleta, kao i prijavljivanje gde i kako učesnici sastanka mogu postaviti svoja pitanja.

Metoda 8 od 9:

Pohranite temu sastanka

jedan. Organizator sastanka trebao bi poslati učesnike na temu sastanka. Omogućavajući vam ulazak u susjedne teme, rizikujete raspored rada navoja.

Slika pod nazivom Olakšajte sastanak korak 16

2. Držite se određenog vremena za pauzu i ručak.

Metoda 9 od 9:

Odgovorite na maksimalni mogući broj pitanja

jedan. Prikupite pitanja koji su ostavili učesnici sastanka. Obezbedite dovoljno vremena na odgovore da biste zadovoljili interes koliko i mogućih ljudi.

Slika pod nazivom Olakšajte sastanak Korak 18

2. Nakon sastanka, ostanite u pristupačnosti, kako biste vam prišli sudionicima sastanka, koji su se stideli govoriti u prisustvu drugih ljudi ili onih koji imaju posebna pitanja koja zahtijevaju raspravu o okom.

Slika pod nazivom Olakšajte sastanak korak 19

3. Podsetite učesnike sastanka o potrebi da lebde upitnik ili upitnik i hvala im na sudjelovanju na sastanku.