Kako održati sastanak kao predsjedavajući

Održavanje poslovanja, posebno u uredskoj atmosferi, zahtijeva suradnju na određenom nivou. Na primjer, obično je potrebno mišljenje o važnim odlukama, a iskustvo mnogih ljudi često zahtijeva važan rad. Skupština je jedan od načina strukturiranja i organizovanja suradnje, ali bez jasnog cilja i kontrole sastanka može lako odgoditi i postati beskorisni. Mogućnost zakazivanja, pripreme i samostalno potrošnje Sastanka može igrati važnu ulogu ako želite da se vaša sklona pita i donosi rezultate.

Korake

Dio 1 od 3:

Priprema za sabor

jedan. Raspravite o predstojećem sastanku sa onima koji će biti prisutni na njemu. Kada ste saznali da prvo morate provesti predstojeći sastanak, trebali biste provesti neko vrijeme za razgovor s ljudima koji će biti prisutni na njemu (posebno sa visokim i utjecajnim ljudima). Pitajte ih ako ne žele razgovarati o nečemu konkretnom na sastanku. Imajte na umu njihove odgovore i koristite ih kao vodič prilikom izrade dnevnog reda.

Obraćanje na pitanje onima koji će prisustvovati sastanku u vezi s onim što bi željeli razgovarati na sastanku - ovo je pametan potez, jer neće samo olakšati pripremu dnevnog reda, već ih također uključi u procesu i prije sastanka. Ljudi su skloniji da prisustvuju sastancima i slušaju ako znaju da će se postavljati pitanja da im se značaj imaju.

Slika pod nazivom Stolica Sastanak korak 2

2. Make up i distribuirajte dnevni red. Dnevni red je možda važna pomoć ne samo za predsjednika Skupštine, već i za goste prisutne na sastanku. Agenda sadrži važne informacije - vrijeme i mjesto sastanka i imena sudionika. A glavna stvar primijećena je i navodnim temama za diskusiju tako da se svi mogu pripremiti. Odvojeni dnevni red prije početka sastanka, to bi važniji, ranije treba učiniti.

Na dnevnom redu mora biti određeno približno uredba za raspravu o svakom broju. Strogi raspored, sastavljen unaprijed, pomoći će vam da držite sastanak prema planu. Unatoč činjenici da se rasprava o nekim tačkima vašeg dnevnog reda može odgoditi (a neki - ubrzati), raspored će biti mnogo lakši za vaš zadatak - moći ćete pratiti raspravu o svakom broju i donijeti odgovarajuću prilagodbe.

Slika pod nazivom Stolica Sastanak 3. korak 3

3. Istražite pitanja o kojima se raspravlja i protokoli prethodnih sastanaka. Ljudi koji su prisutni na sastanku možda nisu svjesni onoga što ćete razgovarati: neki nisu bili prisutni na prethodnim sastancima, a drugi su upravo zaboravili. Biti sastanak sa sastankom, bolje bi se upoznali sa istorijom sastanka od danas. Pokušajte razgovarati s ljudima koji su bili na prethodnim sastancima kako bi se upoznali sa neriješenim problemima koji se mogu dodirnuti na sastanku. Takođe možete zatražiti zapise o prethodnim sklopovima službenog operatera za izgradnju plana.

Protokoli prethodnih sastanaka mogu poslužiti kao važan resurs ako ste predsjedavajući Skupštine. Iskrivio je rasprave i odluke donesene tokom prethodnih sastanaka, koji će vam pomoći relativno brzo i lako ući u slučaj. Možete čak i distribuirati važne protokole sastanka zajedno sa dnevnim redom.

Slika pod nazivom Stolica Sastanak korak 4

4. Pripremite mesto za održavanje mjesta sastanka unaprijed. Na dan sastanka, trebali biste biti sigurni da soba ili dvorana u kojoj želite upoznati, čisti, prezentirati i spremni za dolazak sudionika. Također morate biti sigurni da su sve tehničke komponente sastanka (prezentacije, projektore, ekrani i tako dalje) pravilno rade i u potpunosti su pripremljene za upotrebu - zbrka sa tehnologijom može dovesti do činjenice da provedete dragocjeno vrijeme i odstupiti od navedenog plana.

Ako koristite elektroničku prezentaciju (na primjer, PowerPoint i tako dalje), potražite minutu da biste se bavili uređajem za daljinsko upravljanje ili daljinskom upravljaču koji ćete koristiti za prebacivanje slajdova. Ne vrijedi provoditi vrijeme, baviti se kontrolama, ako ga možete potrošiti na diskusiju o važnim pitanjima.

Dio 2 od 3:

ponašati se kao predsjedavajući na sastanku

jedan. Otkrijte sastanak. Kada dođe imenovanje vremena, a svi učesnici sastanka bit će prikupljaju (ili barem sve važne brojke) obratiti pažnju na svaku sjednicu u hodniku. Zamislite kao predsjedavajući Skupštine i ispričajte u koju svrhu se progoni određeni sastanak. Podesite zakazani vremenski okviri sastanka, informišući sve o procijenjenom vremenu sastanka - može odgoditi ili ići brže, ali bolje je instalirati zakazani vremenski okvir unaprijed. Pomoći će u održavanju sastanka prema planu. Ako neki učesnici nisu upoznati jedni s drugima, dobijte minutu da biste izvršili brzi poziv i pošaljite važne učesnike.

Imajte na umu da neka preduzeća i organizacije imaju strogi, regulirani postupak otvaranja i održavanja sastanka. Na primjer, Američka saveza državnih, ostrvskih i opštinskih slugu (AFSCME) koristi sistem pod nazivom "Robertu propise", koji predviđa sazivanje sastanka čekića i visoko specifičnih pravila za podnošenje i usvajanjem prijedloga.

Slika pod nazivom Stolica Sastanak 6. korak

2. Pomaknite rezultat važnih predmeta prethodnih sastanaka. Početni sastanci koji su dio dugog nedovršenog projekta, trebali biste ukratko upoznati sve sudionike u slučaju, rekli im o projektu, brzo suzmili sve važne događaje ili odluke donesene na prethodnim sastancima. Nisu svi prisutni mogu biti samo svjesni pitanja o kojima se razgovarala kao vi, tako da bi se sastanak bio savršeno i efikasan, potrebno je brzo upoznati sve u slučaju.

Ako ne želite samostalno sažeti, može se učiniti službenim sekretarom ili službenikom, čitanje protokola o prethodnim sastancima da slijede sve formalnosti prilikom sumiranja.

Također možete pročitati važne dokumente i informativne materijale koji su se na raspolaganju pojavili nakon prethodnog sastanka.

Vrijedi napomenuti da ako distribuirate kopije protokola / dokumenata učesnicima, pročitajte ih ljubav naglas.

Slika pod nazivom Stolica Sastanak korak 7

3. Omogućiti važnim sudionicima da izvještavaju o stanju poslova. Zatim dajte pod ljudima sa relevantnim informacijama kako bi govorili učesnicima sastanka o novim ili nedavnim događajima koji su se dogodili od posljednjeg sastanka. Gotovo ovo može biti bilo šta. Na primjer, novi problemi s kojima se suočava vaše preduzeće ili organizacija, mijenjaju osoblje, razvoj dizajna, kao i promjene u Strategiji - sve se to može razmotriti na sastanku. Sudionici sastanka također će želeti da čuju za rezultate bilo kakvih određenih akcija poduzetih zbog odluka usvojenih na posljednjem sastanku.

Slika pod nazivom Stolica Sastanak korak 8

4. Obratite pažnju na slušatelje za neriješene probleme. Ako postoje problemi koji su ostali neriješeni ili rješenja koja se ne mogu prihvatiti na prethodnom sastanku, pokušajte se nositi s njima prije prelaska na nove zadatke. Što duže odličite otopinom starih problema, manje učesnici sastanka htjet će preuzeti odgovornost za svoju odluku, pa ih pokušajte pokupiti do zida i baviti se dugotrajnim neriješenim problemima tokom sastanka. Obično su neriješena pitanja označena kao "neriješena" ili "čekaju do sljedeće rasprave" u protokolima prethodnih sastanaka.

Ovisno o atmosferi u timu i pravilima, u vašem preduzeću ili u organizaciji može biti poseban postupak donošenja odluka. Na primjer, moguće je da učesnici sastanka treba jednostavno doći na jedno rješenje većinom glasova ili odabrati grupu visokog rangiranja ljudi čiji zadaci uključuju usvajanje svih rješenja.

Vrijedno je napomenuti da su neka pitanja previše opsežna za rješavanje na sastancima. Nije potrebno raspravljati o razvoju dugoročnih projekata koji još nisu završeni. Ali ipak ti mora podići rješenje pitanja ili projekata koji sada moraju učiniti.

Slika pod nazivom Stolica Sastanak korak 9

pet. Razgovarajte o novim preduzećima. Zatim podignite Novo Problemi, slučajevi i pitanja koja treba razgovarati. Razlozi ovih problema trebaju se održati u događajima koji su se dogodili nakon prethodnog sastanka, kao i trenutno dostupni. Pokušajte postići učesnike u specifičnim jasnim rješenjima - više pitanja ostavljate neriješeno, više neriješene poslove koje morate rastaviti na sljedećem sastanku.

Slika pod nazivom Stolica Sastanak korak 10

6. Učitajte rezultate sastanka. Kada ste se dodirnuli stvari koje su ostale u prošlosti i onoga što se sada događa, isplati vrijeme za sumiranje za sve učesnike na sastanku. Rastavite rezultate svih prihvaćenih rješenja, ako je potrebno, dajte određene zadatke učesnicima sastanka, izvršenje koje ćete očekivati za sljedeći sastanak.

Ova ključna točka je vaša posljednja prilika da biste bili sigurni da su svi napustili promišljenu dvoranu, primio tačnu ideju o vašim projektima i onoga što se očekuje od toga.

Image Nadzorna stolica Sastanak korak 11

7. I konačno položite temelj za sljedeći sastanak. Na kraju, recite svima ono što bi ih trebalo očekivati od sljedećeg sastanka, a ako ste ga već započeli planiranje, glas procijenjeno mjesto za to. Tada će učesnici sastanka shvatiti da postoji kontinuirana veza između projekata i odluka, a imaju vremena za preseljenje ili izvršavanje zadataka postavljenih pred njima.

Zapiši to Raspoloživost Plan sledećeg sastanka nije nužno ako ste na sastanku postavili sav prošli i sadašnjim pitanjima. Ali ako još uvijek ima dovoljno neriješenih poslova, a vi želite biti sigurni da će se o njima razgovarati u budućnosti ili žele slijediti razvoj određenih projekata, tada će možda biti bolje pripremiti tlo unaprijed.

Dio 3 od 3:

Performanse za održavanje sastanka

jedan. Vodio diskusiju, ali ne zauzimaju dominantni položaj. Jedna od dužnosti predsjednika Skupštine, koja ste - da podržite raspravu i slijedite da ide po planu. Ti ne moraju nametnuti vaše mišljenje o svakom pitanju ili razgovarati o raspravi o točnoj grafici. Biti fleksibilan. Dopustite mi da učesnicima na sastanku slobodno izrazim i podižu nova pitanja za raspravu, čak i ako se ne plasiraju na dnevnom redu. Nežno možete mijenjati tečaj diskusije ili promjene subjekta kako biste razgovarali o diskusiji o planu, ali ne bi se trebali miješati u sitnice. Uostalom, nastavite zajedničke ciljeve.

Tokom sastanka pažljivo slijedite da ne odstupa od dnevnog reda. Ako stoji iza, možda ćete morati propustiti neka pitanja ili ih odložiti kasnije za uštedu vremena. Ne bojte se to učiniti ako Razgovarali Pitanja su zaista važna.

Slika pod nazivom Stolica Sastanak korak 13

2. Privući sve učesnike da razgovaraju. Biti predsjednik Skupštine, morate osigurati otvorenu i plodnu raspravu. Ako ste primijetili da neki sudionici s informacijama, koji su važni za raspravu o pitanjima, postignutim vodama u ustima - razgovarajte sa njima. Ne morate ih kontaktirati direktno, samo recite nešto poput "Mislim da je ovdje potrebna stručna procjena gospodina Smitha - ovo je odličan način da uključe učesnike pasivnog sastanka u raspravi.

Slika pod nazivom Stolica Sastanak korak 14

3. Pazite da svi razumiju o čemu se radi. Možda će vam biti teško pamtiti da nisu svi ljudi koji na sastanku ne posjeduju isto iskustvo i znanje o pitanjima o kojima se razgovaralo. Da bismo bili sigurni da su svi sudionici u sastanku produktivno proveli svoje vrijeme, trebali biste ukratko izdati složena pitanja ili teme u jednostavnom obliku kada govorimo. Manje informiranog sudionika sastanka nesumnjivo će cijeniti takav korak.

Slika pod nazivom Stolica Sastanak korak 15

4. Ne zanemaruju složene ili osjetljive pitanja. Ako nadležni predsjedavajući ne preuzme svoju kontrolu, sastanci će biti vrlo neproduktivni. Pokušajte osigurati da se postavi svako važno pitanje. Nemojte dozvoliti učesnicima da preuzmu odgovornost na druge ili izmisle smiješne izgovore u vezi s problemima koji nisu obuhvaćeni. Pokušajte ih pokupiti do zida i postići odgovore na ta pitanja koja niko ne želi podići. Unatoč činjenici da može doći do ukusa da ne svi sudionicima, slična nježna pitanja zahtijevaju tačan odgovor kako bi sastanak prešao kao efikasnije.

Provjerite jesu li važna rješenja konfigurirana (ako imate službene radnike ili protokoliste, podrazumijevaju ih ispunjavanje ovog zadatka). Ako želite uzeti posao da biste odgovorili na složena pitanja, potrebno je osigurati da odgovori koje ste dobili bit će pravilno konfigurirani.

Image Nadzorna stolica Sastanak korak 16

pet. Pratite vreme. Sastanci nisu uzaludni imaju lošu reputaciju - mnogi ljudi smatraju da je njihovo gubljenje vremena. Da vaša kolekcija ne odgađa, kao stolica, morate osigurati da rasprava ne stoji na mjestu. Ne bojte se odgoditi nekoliko manjih pitanja ili rasprava za kasnije ako vidite da se sastanak nastavlja duže nego što ste očekivali. Budite spremni na letu da biste promijenili svoj raspored kako biste bili sigurni da niste proveli dragocjeno vrijeme nijedan od njegovih sudionika.