Kako provesti godišnji skup akcionara

Godišnji opći sastanak (EO) dioničara održava se jednom godišnje prema Povelji organizacije. Na ovom sastanku trebate razgovarati o financijskoj situaciji, izboru Odbora i drugih pitanja koja utječu na rad cijele organizacije.

Korake

Dio 1 od 3:

Jedan dio: planiranje sastanka

jedan. Revidirati odredbe organizacije. Prije nego što sazovete bilo šta, pregledajte pravila za EOS u svojoj organizaciji. Uprkos činjenici da se većina kompanija pridržava istu opštu strukturu, neki detalji mogu varirati.

Do detalja koje možda trebate obratiti posebnu pažnju, uključuju način upozorenja učesnika sastanka, postupak za odabir novih članova Vijeća i vrstu informacija koje bi trebalo uzeti u obzir na svakom EOS-u.
Također biste trebali provjeriti koliko ljudi treba biti prisutno na sastanku tako da se smatra službenim, kao i kako se razmatraju nove izmjene i dopune Povelje o organizaciji i kako glasaju za njih.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) Korak 2

2. Planirajte kolekciju unaprijed. Podesite datum i vrijeme EEO-a što je ranije moguće. Odmah upozorite glavne sudionike.

Nestny učesnici trebaju biti obaviješteni nakon konačnog odobrenja detalja.

Čim su svi obaviješteni o datumu sastanka, redovno trebate slati podsjetnike tako da niko od učesnika ne zaboravi.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) Korak 3

3. Rezervirajte mjesto sastanka. Ako nemate svoju dvoranu, morat ćete odabrati mjesto svog sastanka i rezervirati ga što je prije moguće.

Čak i ako imate vlastitu dvoranu, organizirajte EOS na zasebno mjesto, činit će se značajnije i, prema tome, može privući više posjetilaca.

Odaberite mjesto koje može primiti sve učesnike. Provjerite je li hodnik dovoljno velik da osigura udobnost za svaku. Ako imate sudionike ili druge posebne potrebe (na primjer, potrebni su opsežni prolazi vrata i kolica), provjerite da li je mjesto u skladu s tim zahtjevima prije nego što ga rezervirate.

Jednom kada odlučite o mjestu, rezervirajte ga prilikom instaliranja datuma i vremena sastanka.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 4

4. Pripremite dnevni red - popis predmeta koji će se smatrati na EO-u.

Pripremite dnevni red unaprijed. Možda će vam trebati da ga pošaljete, zajedno sa obaveštenjem o sastanku, ali čak i ako to ne učinite, još uvek ćete ga trebati pripremiti za distribuciju na satu sastanka.

Postavite teme razgovora u redosledu u kojem ćete ih smatrati.

U pravilu je dovoljno da naznačite naslov svake teme. Najvjerovatnije, nećete trebati slikati detalje svake teme.

Primjer dnevnog reda:

Agenda

1) pozdrav

2) izvinjavam se zbog nedostatka nekih učesnika

3) Protokol prethodnih EOS-a

4) Rasprava o pitanjima o protokolu

5) Godišnji izveštaj predsedavajućeg EO-a

6) Godišnji izveštaj sekretara

7) Godišnji izveštaj finansijskog direktora

8) izbor članova odbora

9) Opšta pitanja

10) Datum sledećeg sastanka

11) Zatvaranje sastanka

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) Korak 5

pet. Označite potrebno vrijeme za pripremu dokumenata i izvještaja. Vrijeme potrebno za pripremu različitih deklaracija, izvještaja i dokumenata potrebnih za EOS, pa započnite unaprijed.

Što prije, pobrinite se za pripremu svih dokumenata i izvještaja za koje odgovarate.

Podsetite ostatak Odbora u Odbor da pripremi informacije za koje odgovaraju.

Među dokumentima koje možda trebate pripremiti mogu biti financijski izvještaji i drugi dokumenti financijskih izvještaja, protokoli prethodnih EOS-a, predsjedavajućeg izvještaja, sekretara i financijskog direktora.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) Korak 6

6. Razgovarajte sa članovima Odbora Vijeća. Ako se o izborima za Vijeće razgovaraju o EEO-u, trebali biste pronaći moguće kandidate za relevantne postove prije sastanka.

Razgovarajte sa kandidatima koje imate na umu i pitajte, želite da preuzmete položaj.

Ako podnositelji zahtjeva trebaju dodatni trening, pružite ga.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 7

7. Pošaljite formalni "Obavijest o sastanku" svim učesnicima. Slijedite statut svoje organizacije u vezi s vremenom i metodom slanja obavijesti.

Možda ćete trebati pozvati sponzore, stalne učesnike, bivše zaposlene i druge akcionare ili uključen.

Primjećujući, u pravilu morate odrediti datum, vrijeme, trajanje i mjesto EO-a. Ako se održavaju izbori za Vijeće, također će biti potrebno navesti.

Možete uključiti u obavijest o cijelom dnevnom redu sastanka ili spomenuti jednu ili dva ključna pitanja. Provjerite kod Chartere organizacije da biste odredili ispravan postupak.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 8

osam. Pripremite mesto pre sastanka. Na dan EO-a trebali biste doći na sastanak nekoliko sati ranije za pripremu hodnika.

Ne zaboravite da neki učesnici mogu doći 30 minuta ranije. Pokušajte pripremiti mjesta i osvježavajuća pića ili grickalice prije dolaska.

Dio 2 od 3:

Drugi dio: Agenda za razgovor na sastanku

jedan. Vozite protokol. U pravilu je tajnik odgovoran za održavanje protokola, ali ako ova organizacija nije tako, morat ćete dodijeliti osobu koja će zabilježiti tečaj EOS-a.

Zabilježite sve odluke donesene za EEO, posebno one koji se odnose na izbore i promjene na Povelju organizacije.
Možda će biti korisno zabilježiti imena i kontakte učesnika. To se može učiniti, tražeći od njih da se registriraju po dolasku.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 10

2. Pozdrav prisutan. Otvorite EEO formalni pozdrav, tokom kojih se uvjerite da su svi sudionici podijelili dnevni red i godišnje izvještaje.

Otvorite sastanak otvoren. Kao i obično, nazovite puno ime organizacije i broj sadašnjih EOS-a (dvadeset i drugo godišnje skupština dioničara, trideset deveti godišnji skup akcionara i T.NS.).

Pozdravite sve učesnike i, ako ih ima, imenovati posebne goste.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 11

3. Izrazite potrebne izvinjenje i žaljenje. Ako je neko od članova odbora ili važnih gosti odsutan, možete ukratko navesti njihova imena nakon pozdrava.

Takođe možete pozvati i druge sudionike sastanka da izrazi izvinjenje sa lica nestalih.

Napravite prijedlog za postupak prihvatiti izvinjenje.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 12

4. Pregledajte protokol prethodnog sastanka. Provjerite je li primio kopiju protokola prošle godine EOS. Pregledajte ga, a ako su sva pitanja riješena, odobrite protokol.

Ako trebate izvršiti izmjene ili ispravke, mora se obaviti prije odobravanja protokola.

Nakon glasanja za odobrenje protokola, predsjedavajući ga mora konačno odobriti.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 13

pet. Najavite nova pitanja. Teme koje se odnose na protokol prethodnih EOS-a trebaju biti objavljeni odmah nakon odobrenja.

Ispravno razgovarajte o subjektima. U ovom trenutku, u pravilu morate predstaviti problematična pitanja i zapažanja, pa bi proceduralni prijedlozi mogu biti opcionalni.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 14

6. Pregled izvještaja. Trebat ćete razgovarati o izvještajima predsjednika kompanije ili predsjedavajućeg, sekretara i finansijskog direktora.

Pročitajte i razgovarajte o svakom izvještaju zauzvrat. Nakon pažljivog razmatranja svakog izvještaja, morat ćete napraviti prijedlog o proceduralnom pitanju za odobrenje izvještaja.

Tijekom prezentacije izvještaja o financijskom direktoru morat ćete pružiti učesnicima u financijskim informacijama prošle godine. To obično može učiniti finansijskim direktoru, ali neke organizacije će možda trebati neovisna strana.

Image pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 15

7. Provedite izbore ako planirate. Ako trebate odabrati nove članove Vijeća o EOS-u ove godine, trebali biste imati ove izbore, nakon razmatranja izvještaja, ali prije nego što se raspravlja o općim pitanjima.

Pripremite potrebne materijale unaprijed.

Razmotrite postupak glasanja prije sastanka. Prije glasanja, jasno i jasno objasniti postupak.

Brojanje glasova trebaju biti neovisna strana.

Protokol treba naznačiti ko je imenovao kandidate koji su predložili kandidate i koji su ih podržali. Trebali biste odrediti i broj glasova koji je svaki kandidat postigao i koji su odabrali svaki položaj.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 16

osam. Raspravite o uobičajenim pitanjima. U pravilu je ovo najnovija pitanja o kojima se razgovara o EO-u. U ovom trenutku, učesnici podižu probleme koji zahtijevaju odvojenu pažnju.

Kao ovaj dio zbirke svojevrsne neformalne, vjerovatno ne trebate davati prijedloge o proceduralnim pitanjima ili glasanjem.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 17

devet. Postavite datum sljedećeg sastanka. Ako znate datum i mjesto sljedećeg EO-a, najavite ih na kraju sastanka.

Ako formalno, još niste planirali ništa, preskočite ovaj korak.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 18

10. Izbliza kolekcije. Nakon diskusije o svim pitanjima, proglasite EOS zatvorenim.

Dio 3 od 3:

Treći dio: Kako ugoditi sastanak

jedan. Pogledajte ljude koji će pozdraviti učesnike. Dodijeliti jedan ili dva učesnika koji će stajati na ulazu i dobrodošli gosti koji će doći.

Dakle, možete napraviti atmosferu prijateljskiju i toplu.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 20

2. Dajte osvježavajuća pića. Barem pokušajte osigurati vodu svim prisutnim, posebno ako je sastanak dug.

Bolje da učesnicima pružite različita pića. Možete kuhati i hladna pića (vode, hladni čaj i limunadu) i vruće (čaj i kafa).

Ovisno o doba dana, može biti prikladno ponuditi lagane grickalice, poput sira i krekera.

Slika pod nazivom AGM (Godišnji opći sastanak) korak 21

3. Pozovite gost. Morat će učiniti neslužbenim pitanjem važnim članovima vaše organizacije.

Po pravilu će gost obavljati nakon rasprave o zajedničkim pitanjima, ali prije zatvaranja sastanka. Ako želite, možete ga zamoliti da nastupi nakon službenog zatvaranja sastanka.

Slika pod nazivom Run AGM (godišnji skup općih) korak 22

4. Nude nagrade. Besplatna lutrija može potaknuti prisustvo. Plaćena lutrija može potaknuti i pohađanje i financijsku podršku.

Možete dogovoriti lutriju 50:50, u kojoj će polovina sredstava doći do pobjednika, a polovina - organizacija.

Druga opcija je lutrija u kojoj možete osvojiti koš sa nagradama.

Možete uspostaviti stanje da samo oni prisutni na sastanku mogu se prijaviti za nagrade.

Slika pod nazivom Run AGM (Godišnji opći sastanak) korak 23

pet. Nakon sastanka organizirajte neformalni sastanak. Potaknuti ljude da učestvuju na sastanku, čineći formalni dio EEO-a što je moguće kraći. Nakon toga organizirajte neformalni dio kada će učesnici moći razgovarati i dobro se provoditi.

Ako vam proračun omogući organiziranje ručka na kraju sastanka. Možete smanjiti troškove postavljanjem ručka na kojem svi donose nešto na.

Za organizacije sa manjim budžetom bilo bi realnije da se dogovori bife. Umjesto da pružaju piće i užine za užinu tokom sastanka, pričekajte kraj, a zatim poslužite raznim bezalkoholnim pićima i vino sa lakim grickalicama.