Kako provesti efikasan sastanak: 7 koraka

Da bi sastanak bio produktivno, uz uključivanje svih sudionika i nije postigao gubitak dragocjenog vremena, potreban je jasan cilj, otvoreni dijalog i jak vođa. To će biti ključ za činjenicu da će sastanak dati potreban rezultat i učinkovito će vas spasiti i članove vašeg tima i novca!

Korake

Slika pod nazivom Pokrenite efektivni sastanak 1. korak 1

jedan. Postići svaki sastanak ima smisla - ili se uopće ne okupi. Utvrdite da li je sastanak zaista potreba i pozvati samo potrebne ljude. Zabava vrijednog vremena provodi se uzalud jednostavno zato što menadžeri vjeruju da je vrijeme ličnog kontakta važno ili jednostavno naviknuti na određeni poredak. Po pravilu, kako bi vaš tim bio svjestan najnovijih događaja ili statusa projekta, e-mail će biti dovoljan. Ali ako vam treba potrebna reakcija svih članova tima, tada će lični sastanak sudionika biti mnogo efikasniji od prepiske.

Slika pod nazivom Pokrenite efektivni sastanak korak 2

2. Utvrdite ciljeve unaprijed i upozorite sve o planu sastanka. Razmislite o strukturi sastanka. Često je jedna formulacija željenog rezultata nadahnjuje tim i poboljšava performanse sastanka. Barem se fokusirajte na ono što je svako takvo potrebe za sastankom: svrha. Prije početka sastanka, pobrinite se da svi znaju, za koju se svrhu održava. Da biste to učinili, pustite sve unaprijed na dnevnom redu.

Slika pod nazivom Pokrenite efektivni sastanak 3. korak 3

3. Budite domaćin svog sastanka, kontrolirajte tečaj diskusije i slijedite poštivanje dnevnog reda. Dobri sastanci - uvek rezultat dobrog vodstva. Uzmite kontrolne funkcije i jasno dajte svim sudionicima da namjeravate osigurati da je diskusija korisna, postavljena u privremeni okvir i nije odstupao od teme. Pokažite svoje poštovanje po njihovom vremenu za njihovo vrijeme - neka svi budu u mogućnosti da posmatrate sat ili tajmer. Ključna točka prati i temu sastanka. Ako razgovor ode na stranu, vratite pažnju grupe na temu sastanka, rekavši nešto poput: "Zanimljivo je, ali, mislim da nećemo dostići cilj. Predlažem da se vratim na dnevni red".

Slika pod nazivom Pokrenite efikasan sastanak 4. korak 4

4. Stavite sebi zadatak da biste dobili konstruktivan doprinos od svakog sudionika. Budući da je glavna karakteristika sastanka bilateralna komunikacija, kritično je čuti iskreno mišljenje o svakoj. Odgovornost za osiguravanje da svi mogu govoriti, leži na lideru. Da biste došli do dogovorenog mišljenja cijele grupe, ne suzbijajte svoje mišljenje u rukavu, glava može lako smanjiti diskusiju ako svi podrazumijevaju da je ishod već unaprijed određeni. Izbjegavajte da iskušenja odmah odbacuju predložene ideje - čak i ako su zaista strašne.

Slika pod nazivom Pokrenite efektivni sastanak korak 5

pet. Popunite sastanak akcionog plana. Pokušajte osigurati da svaki prisutni razumije koji je sljedeći korak. Također na kraju, postavite mišljenje učesnika da li se smatraju korisnim na sastanku, a ako ne, što se može učiniti boljim sljedeći put. Provedite nezavisni sastanak sastanka za povećanje vlastite razine vještina sastanka.

Slika pod nazivom Pokrenite efektivni sastanak 6. korak 6

6. Pazi na razvoj događaja i izvršenja odluka usvojenih na sastanku. Pitajte grupu napisati izvještaj o radu. Ovo će vam pomoći da sljedeći put organizirate sastanak.

Slika pod nazivom Pokrenite efektivni sastanak korak 7

7. Provjerite da vaš sastanak neće ostati izolirani događaj. Recite svim potrebnim ljudima o odlukama i akcionim planu. Izuzetno je lako izaći iz sastanka, vratiti se na svoje radno mjesto i zaboraviti na sve promjene, odluke i nove ideje koje je razvila vaša grupa. Razviti sistem praćenja izvršenja odluka kako bi se prikladno pratio kojim su rješenjima poduzete, koji zadaci kojima se povjeravaju i upravljaju daljnjim pokretom.

Savjeti

Izvrsno za pripremu i provođenje efikasnog sastanka je "CPRO": golovi, dnevni red, uloge i odgovornosti. Prije svega, vaš sastanak bi trebao imati cilj. Ako napravite sastanak samo da biste podijelili informacije, nemojte u ovom trenutku ne trošiti ljude. Pošaljite im novinsko pismo. Cilj bi trebao uključivati aktivni sastojak i, ako je moguće, željeni rezultat: "Odredite naredbe Quarte. Agenda je popis tema koje smatrate postizanjem cilja, kao i vremenski okvir za praćenje diskusije. Na primjer, "jedan. Napraviti pregled statusa dostignuća prethodnih tromjesečnih potreba (15 minuta). 2. Sakupite u krugu od učesnika ponude novih ciljeva (20 minuta). 3. Odaberite 5 golova (10 minuta) ITD." Sa stajališta uloga i odgovornosti, identificirati ko vodi sastanak koji vodi evidenciju koji imenovanja odgovorne za izvršenje zadataka definiranih tokom sastanka.
Obavezno pokrenite i završiti sastanak na vrijeme.
Dopustite svim sudionicima da slobodno daju povratne informacije. Ne dozvolite ismijavanje i poniženje.
Pripremite se za sastanak. Očito, ali mnogo zanemareno.

Upozorenja

Nekoliko razloga za koje bi sastanak trebao biti otkazan ili prenosi:

Ključni član možda nije prisutan. Prenos sastanka je nezgodan, ali još gore sakupljajte sve i ne možete obavljati planirani rad. Ako trebate sudjelovati ovaj zaposlenik ovog ključa, imenujte ostalo vrijeme sastanka.
Agenda nije poslana ili je poslana prekasno. Ljudi za obuku traženo vrijeme. Možda bi mogli napraviti rečenice da promijene dnevni red. Da biste pošaljeli dnevni red po sudionicima trebala bi biti najmanje tri dana.
Nejasno svrhu sastanka. Ako sastanak isključivo informacije, učesnici smatraju da se njihovo vrijeme uloženo. Dajte im jasnu viziju onoga što treba učiniti zašto, kako i kada.
Rad se može izvesti brže i kvalitetniji u drugom formatu (poštom ili telefonom). Ne provodite sastanke, ako samo to nije najefikasnija radna snaga.
Učesnici nisu primili unaprijed materijale za čitanje. Pročitajte svakoga nezavisno, a ne biti na sastanku.
Jedina dostupna soba ne zadovoljava tehničke potrebe. Ako se materijal ne može podnijeti u željenom obliku, pričekajte prikladniji slučaj.
Nedavni događaji utjecali su na svrhu sastanka.

Glava mora znati ne samo kako provesti dobar sastanak, ali i kada je bolje da ga ne potrošite.

Korake

Savjeti

Upozorenja

Sta ti treba