Kako biti kvalificirani i organizirani sekretar

Biti dobar sekretar znači biti posvećen vašem radu, koncentriran na njemu i dobro organiziran. Ova profesija zahtijeva i dobro poznavanje gramatike i pravopisnih i pisanih vještina tako da se jasno možete izraziti pismenim putem. Štaviše, postat ćete sastavni dio tima, kada dobro napravite vlastiti posao, pretvarajući posao u zanimljivo i omiljeno zanimanje.

Korake

jedan. Uvek dolazi na vreme. Ako dođete na vrijeme, onda će vaš šef definitivno biti zadovoljan, a ako kasnite, vrlo je lako iznijeti iz sebe.

Image pod nazivom Budite efikasan i organiziran sekretar korak 2

2. Uvijek budite spremni da odgovorite na nepredviđene pitanja, također uvijek imate gotove odgovore na pitanja koja mislite da možete nastati iz svog šefa tokom sastanaka, sastanka i t.D. Tvoj šef može čak i tražiti da napišeš čitav govor za njega. Trajna orijentacija u svrhu vašeg šefa i razumijevanja onoga što se događa u kompaniji poslužit će vam u dobroj usluzi i prepoznajete kao stručnjaka u određenim stvarima.

Image pod nazivom Budite efikasan i organiziran secrelar Korak 3

3. Uvijek budite svjesni rasporeda vašeg šefa. Ako vaš šef ima sastanak, i on je zaboravio na to, morate ga upozoriti o njoj oko pola sata, tako da će on morati da se pripremi (ili čak sat vremena, ovisno o tome kako dobro je organizovana / zauzet vaš šef).

Image pod nazivom Budite efikasan i organiziran sekretar korak 4

4. Pripremite se za odgovor na telefonske pozive. Ako vaš šef zanemari važan telefonski poziv, morate ga moći uzimati. Smislite standardni pozdrav koji će "napraviti oglas" svom šefu u njegovom odsustvu. Nešto poput "zdravo! Kaže sekretar ______________ / ovo je ured _____________ (ime vašeg šefa ili naziva kompanije). Kako vam mogu pomoći?»Zapišite ime pozivaoca, njegov telefonski broj i u koje vrijeme je bolje da se nazove. Brzo reagirajte na pozive, prenoseći informacije u vaš šef što je prije moguće. Dobro je za posao i može pomoći vašem šefu u rastu karijere ili razvoju poslovanja, jer je uspio nazvati klijentu (ili nekom drugom) vrlo brzo kao rezultat vašeg izvrsnog rada. Takođe će vas izvući u očima šefa.

Savjeti

Nikad ne kažite "ne" kada je zadatak teoretski izvediv.
Uvek koristite pravopisne programe. Ne postoji ništa gore od slanja dokumenta prepune grešaka i pogrešaka, na univerzalno čitanje. Vi (i kao rezultat vaše kompanije) pojavit će se kao neobrazovan i neodgovoran.
U skladu s tim obucite uredski dress code i primijenite primjer samoorganizacije. Ovo će pomoći vašoj kompaniji da izgleda privlačno kupcima i partnerima.
Izvršite ono što šef pita da vas brz i efikasno i upravljate inicijativom tako da vaš šef ne mora stalno objasniti vama i kako učiniti.
Ne skipp na komplimente.