Kako biti dobar sekretar: 12 koraka

Svaka javna funkcija zahtijeva osobu koja se upozna posjetiteljima. Veličanstvena sposobnost komunikacije na telefonu i e-poštu vrlo je važna za zaposlene u prijemu, ali sposobnost da se lično komunicira - to razlikuje sekretara od specijalista sa klijentima. Na kraju, kada osoba (dobavljač, potrošač, partner) ulazi u ured, prvo što vidi ovog sekretara, a prvi utisak je uvijek važan.

Korake

Metoda 1 od 2:

Potrebne kvalifikacije

jedan. Treba imati prvoklasne organizacijske vještine. Sekretar je lice kompanije. Ovo je čovjek s kojim klijentu prvo govori, a kolege se žale na različite informacije. Pored prijema poziva podružnica, sekretari često komuniciraju sa kupcima, organizuju događaje, sastanke i tako dalje. Da se suoči sa svim tim dužnostima, sekretar mora biti u mogućnosti da organizuje svoje vreme, kao što morate kontrolirati nekoliko slučajeva istovremeno. Osoba neće raditi za dugi sekretar ako ne može "žonglirati" više od jednog zadatka istovremeno i distribuirati ih prioritetu.

Odličan način za organiziranje vašeg radnog prostora je provođenje vremena i sortiranje dokumenata u prikladnom redu za vas.Veoma je važno znati koji dokumenti i informacije mogu trebati vaš šef, kolege ili kupci. Zadržite sve dokumente u odvojenim datotekama. Mogu biti i na ekranu vašeg računara i u verziji papira. Boli dokumente u pogodnom naredu za vas. Ako su vam potrebne višeborirane naljepnice, koristite ih.
Organizirati i znači tražiti motivaciju za rad u sebi. Ne treba vam neko ko će vas kontrolirati. Ako ste organizirani, znat ćete koji zadaci morate raditi svakodnevno i koji - prije svega.
Držite telefonske brojeve pri ruci. Njihovo, puno, na primjer, telefonski brojevi zaposlenih, izvođači radova, partnera, hitnih kontakata i tako dalje. Bit će vam potreban u bilo kojem trenutku. Držite ih u ROLODEX programu ili drugom odgovarajućem računarskom programu.

Image pod nazivom Budite dobar recepcionar Korak 2

2. Naučite moderne tehnologije. Uređaj za jedan broj s kojim sekretar djeluje je telefon, pa pročitajte sve tipke i funkcije. Računalna pismenost je takođe važna: Većina sekretara treba moći koristiti e-poštu i rad sa elektroničkim dokumentima. Takođe korisno znati kako Napravite tablicu u Excelu, i moći koristiti industrijske programe.

Imajte na umu da će ako uređaj za kopiranje, skener, pisač nalaziti pored radne površine, tada ćete ih stalno koristiti (i spasiti kolege koji imaju problema sa njihovom upotrebom). Jednom kada naučite koje se mašine koriste u vašoj kancelariji, pročitajte osnovne funkcije ovih uređaja, kao i načine za ispravljanje najčešćih problema.

Image pod nazivom Budite dobar recepcionar Korak 3

3. Biti pouzdan zaposlenik. Sekretar računa na sve i uvek. Ako niko ne odgovori na pozive društvu ili gradi čitav red od ljudi koji čekaju odgovor, onda je to manifestacija slabosti kompanije. Rješavanje takvih problema trebao bi biti prioritet za vas. Ako vaš vodič zna da se možete osloniti na vas i uvijek ste tu da pomognete, onda ćete postati neophodni.

Image pod nazivom Budite dobar recepcionar Korak 4

4. Naučiti dobro slušati. Većina rada sekretara - slušajte ljude. Čujte klijentovo pitanje na telefonu, dobijte informacije koje su vam potrebne - sve je ovo samo manifestacija sposobnosti slušanja.Mogućnost pravilnosti čuvanja informacija učinit će vas efikasnijim. Bit ćete u mogućnosti riješiti pitanja brže ako ste jasno shvatili da to traži osobu.

Image pod nazivom Budite dobar recepcionar Korak 5

pet. Napravite beleške o svemu. Ako glava pita da nešto učinite, zapišite detalje. Ako klijent poziva, zapišite podatke o tome (ime, kontakt informacije, cilja na pozivu i tako dalje). Napomene - prekrasan način za organiziranje i podsjetit će vas sve one sitnice koje ćete bez ovih bilješki zaboraviti za nekoliko sati. Vodite bilješke u bilježnici i držite ga sa sobom stalno. Bićete iznenađeni koliko će vam biti korisno, pogotovo ako se pokušate sjetiti onoga što je muškarac želio, ko vas je zvao prije pet sati.

Proverite da li ste detaljno snimili poruku i ponovo pročitali ono što su napisali. I najvažnije - ne bojte se provjeriti poruke i kontakt podatke, osobu koja vas zove. Samo da možete biti sigurni da su zabilježili sve u pravu.

Image pod nazivom Budite dobar recepcionar Korak 6

6. Odgovorite na telefon pristojno koristeći standardne pozdrave. Na primjer: "[Naziv kompanije], dobar popodne. Moje ime je xxx nego što vam mogu pomoći?"Pokušajte odgovoriti nakon prvog ili drugog telefonskog poziva. Neprihvatljivo je učiniti da ljudi čekaju duže od jedne minute (vjerujte u riječ, mnogo je duže nego što mislite).

Pažljivo slušajte imena poziva. Ako trebate ponoviti naziv pozivatelja. Mobilni telefoni često iskrivljuju zvukove. Zapišite naziv osobe s kojom kažete ako je ozbiljno izgovoreno.

Ako prevedete poziv na drugi pretplatnik, napravite ga koristeći standardne fraze: "Molim vas, molim vas minut". Ako je pretplatnik zauzet, možete reći: "Tražim strast, XXX kaže sada telefonom. Sačekaćete dok ne bude slobodan ili želite ostaviti bilo koju poruku?". Uljudno hvala pozivu i učinite u skladu sa njegovim željom.

Image pod nazivom Budite dobar recepcionar korak 7

7. Upoznajte bilo koje kurire ili ljude iz pružanja usluga s istim profesionalizmom i poštovanjem kao i bilo koji drugi posjetitelji. Provjerite je li vaš popis potpisa.Možda su kuriri trebaju smjernice gdje napustiti pakete. Obavezno kontaktirajte odgovarajuće osoblje sa ovim problemom.

Image pod nazivom Budite dobar recepcionar Korak 8

osam. Tretirajte kupce koji dolaze u vašu kancelariju, pristojno. Nakon što posjetitelj predstavlja i govori ko je došao, kontaktirajte kome je posetionik došao i javite mi da su došli do njega. Standardna fraza za takav slučaj: "Tatyana Ivanovna, gospodin Petrov došao je kod vas iz korporacije XXX. Imate sastanak u 14 sati ".Uvijek prepoznajte ime i prezime posjetitelja, kao i kompaniju koja predstavlja. Takođe je korisno saznati da li ima sastanak. Zaposleni koji je došao kod posjetitelja trebao bi vam reći gdje doći do posjeta i koliko čekati sastanak.Možete reći posjetilicu: "Tatyana Ivanovna će odgovarati 5 minuta. Sjedni molim te ".

Metoda 2 od 2:

Pravilno ponašanje

jedan

Biti pozitivan. Sekretar - osoba kompanije. Njegov klijent vidi prvi, a on je prvi koji odgovara na poziv. Niko ne želi biti dobrodošao sa kiselim izrazom ili nadraženim tonom. Je utvrdio da se uvijek smiješite i budite zabavna i optimistična osoba. Ne zaboravite da budete strpljivi sa složenim klijentima, čak i ako je vaše strpljenje već na granici.

Čak i ako naiđete na složeni klijent podsjećate se da ste jaki, sretan čovjek. Recite sebi šta radite sve da im pomognete. Bolje je biti miran i uravnotežen nego eksplodirati i izgledati ljuto i neprijatno.

Image pod nazivom Budite dobar recepcionar Korak 10

2. Budite uvijek spremni uljudno pozdraviti klijenta. Uvijek je važno - dobrodošli su korisnici kupci. Čak i ako trebate završiti posao prije nego što možete pomoći osobi, važno je pozdraviti ga kako bi se osjećao uočljivo i znao da će mu uskoro pomoći.

Najbolje je koristiti takve fraze kao "zdravo"! Dobrodošli na [naziv kompanije] "ili" Dobro jutro! Sjedni. Ja ću vam pomoći za minutu ".

Image pod nazivom Budite dobar recepcionar korak 11

3. Biti pristojan. Pokazati poštovanje ljudi. Tretirajte sve kao najvažnija osoba koja je ušla u vašu kancelariju na ovaj dan. To je tvoj posao. Nitko ne uzrokuje da ste ujutro zaglavili u prometu, imate novu torbu prijete ili ste izgubili omiljeni disk. Svi lični poslovi odlaze kod kuće. Čak i ako se ne sviđate klijent ili njegov način ponašanja - pretvarajte se da ste sretni što ga vidite. Provjerite je li osoba potpuno opuštena i drago mi je da komunicira s vama.

Image pod nazivom Budite dobar recepcionar 12 korak 12

4. Prerušiti se u skladu s tim. Predstavljate svoju kompaniju, pa se morate obući u skladu s tim. Kupite odjeću pogodnu za ured. Ako ste sekretar u određenoj vrsti kompanije (poput prodavnice odjeće), možete kupiti nešto iz stvari koje vaša trgovina nudi. Pokušajte se oblačiti konzervativno, osim ako radite na takvom mjestu na kojem su modni, stil ili drugi faktori nominirani za prednji.

Provjerite postoji li određeni kod haljina u kojem vi. Možda će se stilovi povremenog biti dovoljni, ali ne savijajte štap, obučeni neformalno (sportsko odijelo ne može se na bilo koji način staviti na posao).

Savjeti

Ne miješajte lično sa radnikom. Ovo se pravilo odnosi i na upotrebu mobilnih telefona i e-poruka. Odjel za informativne tehnologije može pratiti vašu računarsku aktivnost.
Sjetite se ko vam plaća platu i uvijek ih uzimaju.
Budite pristojni sa liderima, razjasnite da li možete pomoći u dodatnim zadacima u slobodno vrijeme.
Napišite bilježnice na papiru za kopiranje i ostavite drugu kopiju osobi koju je namijenjena. Ili koristite bilježnicu na koju je lako pristupiti zapamtiti ime ili telefon.
Razvrstavanje pošte obično dio rada sekretara. Saznajte prvog dana, jer pošta dođe, ko ga donosi i kada.
Pronađite nekoga ko vas može zamijeniti kad odete u toalet, da biste se upoznali, ručak, na odmoru. Tako ćete izbjeći izgled bijesnih ljudi koji čekaju vaš povratak.
Pitajte kolege, da li im treba pomoć u nečemu. Bolje da se sprijateljite, pomažući ljudima nego neprijatelji koji će se žaliti na vas.
Uvek pokažite želju za donošenjem novih zadataka, kao i rutinskih zadataka.Znanje dolazi sa iskustvom.

Upozorenja

Nikad ne reci: "Ne radim to, to je ovo". Bićete pričvršćeni brže nego što kažete svoju treću "to".
Ne pretvarajte se dobro. Ljudi će to vidjeti. Umjesto toga, iskreno se pitate za osobu, budite pristojni, poštovani. Ako to ne možete, ne radite u recepciji.Pogoršavate reputaciju vaše kompanije. Pronađite uredski rad na kojem možete držati podalje od javnog oka.
Nikada se ne pridružite argumentu sa pozivateljem ili posjetiteljem. Prevesti ih na glavu.