Kako napisati agendu za sastanak

Nitko ne voli dugotrajne sastanke. Ako trebate napisati dnevni red, pokušajte spriječiti takav razvoj događaja. Napravite jasan dnevni red, odredite sve teme koje trebaju uzeti u obzir, kao i vrijeme dodijeljeno za svako pitanje. Stvoriti i slijediti plan za efikasno održavanje sastanka i ne trošiti dragocjeno vrijeme kolega.

Korake

Dio 1 od 3:

Napraviti osnovni plan

jedan. Zatražite informacije od kolega. Ljudi će aktivno sudjelovati na sastanku, ako im dopustite da utječu na dnevni red. Slušajte prijedloge koje biste trebali razmotriti i dodati odgovarajuća pitanja dokumentu.

Možete unaprijed napisati e-poštu ili upoznati svaki pojedinac.
Izvršite pripremu za 6-7 dana prije sastanka tako da su kolege uspjele doprinijeti. Dnevni red bi trebao biti završen 3-4 dana prije događaja.

Image pod nazivom Učinite da se vaš muž zaljubi u vas korak 13

2. Odrediti glavni cilj ili cilj. Sastanak mora imati određeni cilj: donijeti odluku, dijeliti informacije, napraviti planove za budućnost ili dati izvještaj. U ovom slučaju nema smisla zadržati sastanak.

Nije nužno ograničeno na jedan cilj. Na primjer, možete slušati izvještaj o napretku da preduzmu važne odluke za budućnost.

Slika pod nazivom Izaberite agenciju za zapošljavanje Korak 16

3. Usredotočite se na pitanja koja utiču na više parova. Ako se situacija može riješiti na sastanku samo dvije kolege, to ne treba biti uključeno u dnevni red. Pokušajte koristiti dragocjeno vrijeme na sastanku za rješavanje pitanja koja se tiču.

Na primjer, ako ste sa kolegom trebate razgovarati o novom projektu, organizirati zaseban sastanak.

Ako razgovarate o pitanjima koja se tiču samo nekoliko ljudi, ostalo smatra da trošite svoje vrijeme. Pored toga, da se sakupljaju zajedno veliki broj ljudi je uvijek težak, zato iskoristite slučaj s umom.

Slika pod nazivom Prihvatite LGBT člana porodice Korak 3

4. Smanjite listu pitanja. Treba pravilno složiti prioritete. Nije uvijek moguće razmotriti sva pitanja, pa ostavite samo najvažnija stvar.

Na primjer, morate "odobriti vrijeme projekata", razgovarati o "Izvještaju o napretku", "novim projektima", a također održati "grupnu raspravu o idejama". Može biti decisija da je grupna rasprava o idejama dopuštena za prijenos drugog vremena ako nemate vremena.

Takođe možete zakazati male sastanke za rješavanje pitanja koja ne spadaju u generalni dnevni red sastanka.

pet. Prvo razmislite o najvažnijim pitanjima. U pripremi se obično preporučuje prvenstveno za podizanje najvažnijih tema. Dakle, svi će moći razgovarati o ključnim pitanjima čak i prije nego što učesnici izlaze iz sila i postanu manje pažljivi.

Na primjer, pitanje donošenja važnih odluka može prethoditi izvještaju o napretku (ako rješenja ne ovise o rezultatima izvještaja).

Ako sastanak mora biti gotov rano ili trebati neki sudionici da napuste prije nego što je događaj završi, tada će sva važna pitanja već riješiti.

Image naslovljena radeći vlastiti porez korak 24

6. Nacrtajte vrijeme diskusije svakog pitanja. Nikad ne znate koliko će rasprava o situaciji trajati, ali važno je imati barem opću ideju. Uzeti u obzir ukupno trajanje sastanka i broj pitanja. Najvažnije teme trebaju platiti više vremena od ostalih pitanja.

Na primjer, zakazivanje 30 minuta za izvještaje o napretku, 10 minuta za raspravu i 10 minuta za glasanje o novim uvjetima.

Ako ne odlažete vrijeme, nećete imati vremena za razmatranje dnevnog reda. Zamislite unaprijed privremeni plan jer možda nemate dovoljno vremena na sva odabrana pitanja.

Definirajte vremenski okvir, uzimajući u obzir broj sudionika. Ako je prisutno 15 ljudi, a da razgovarate o pitanju da izdvojite 15 minuta, tada će svi imati manje minuta kako bi govorili. To je uski raspored, čak i ako ne žele svi uzeti riječ.

Dio 2 od 3:

Razmislite o dnevnom redu

jedan. Započnite sa zaglavljem za dnevni red i sastanak. Naslov bi trebao pokazati čitatelju da čita dnevni red. Također mora odražavati glavnu temu sastanka. Odaberite najbolju opciju i navedite u vrhu novog dokumenta. Naslov bi trebao biti jednostavan i u suštini.

Na primjer, upotrijebite naslov: "Agenda Skupštine srpnja: Rasprava o idejama o novom projektu", - ili: "Agenda Skupštine, avgust 2019. godine: Promjena vremena projekta".
Koristite jednostavan poslovni font poput Times New Roman ili Calibri.

Slika pod nazivom pozdrav do kolega koraka 5

2. Vrijeme rezervi za pozdrave. U ovom su dijelu prisutni mogu se pozdraviti jedni drugima. Također je potrebno započeti sastanak i glas glavna pitanja.

Ako na sastanku postoji mnogo nepoznatih ljudi, možete smisliti zajedničku temu.

Ako je dnevni red namijenjen velikom sastanku (na primjer, na konferenciji), tada će ovaj dio potrajati puno vremena. Na sastanku ured, pozdrav obično traje nekoliko minuta.

Takođe možete predvidjeti početak sastanka mogućih promjena u dnevnom redu.

Image naslovljena ima dobar intervju za posao korak 3

3. Reč tema u obliku pitanja koja bi zanimati prisutna. Kratke teze mogu zbuniti učesnike na sastanku. Pitanje sadrži određeni kontekst i omogućava vam razmišljati o situaciji.

Na primjer, umjesto riječi "Projekti projekata", bolje je pisati: "Moguće je prebaciti razdoblje projekta, uzimajući u obzir porast potražnje?"

Ako je potrebno, svako se pitanje može pružiti kratkim opisom.

Slika pod nazivom Fokus na studije Korak 6

4. Navedite približnu vremenu nasuprot svakoj izdanju. Nije potrebno naznačiti vrijeme, ali ovaj pristup će pomoći ljudima da se pripreme. Na primjer, ako je potrebno, moći će zatražiti dodatno vrijeme.

Takođe, učesnici će moći smanjiti svoje komentare ako ima malo vremena.

Slika pod nazivom Fokus na studije korak 12

pet. Razmislite o postupku za raspravu o svakom broju sa liste. Narudžba će odrediti vaš pristup temama. Na primjer, ako trebate razgovarati o prijenosu vremena projekta, tada će svi sudionici morati razmotriti temu sa različitih strana. Obavijestite postupak tako da su svi razumjeli kako će se održati sastanak.

Na primjer, za pitanje: "Da li je moguće prebaciti vrijeme projekta, uzimajući u obzir porast potražnje?»- Možete odrediti takvu naredbu:" 10 minuta da razgovaramo o trenutnom stanju, 15 minuta da posvetimo pitanjem ubrzavanja tempa proizvodnje, 10 za plaćanje razmatranja argumenata za i protiv, još 5 minuta Glasajte o premještanju rokova ".

Slika pod nazivom Pokrenite slovo 1. korak

6. Odredite odgovorne za svako pitanje. Navedite ko bi trebao uzeti riječ prilikom rasprave o određenoj temi. Za osobu ne bi trebalo biti iznenađenje. Unaprijed razgovarajte o pitanjima i odražavajte odluku o dnevnom redu.

Ako provedete cijeli sastanak, onda odredite ovu činjenicu na vrhu dnevnog reda.

Slika pod nazivom Izgradite povjerenje u odnos 6. korak

7. Vrijeme rezervi za počašćene goste. Ako se sastanak očekuje na sastanku, koji će sudjelovati u raspravi o važnim temama, tada trebaju izdvojiti zasebno vrijeme. Svaki gost treba posvetiti jednoj točki na dnevnom redu, čak i ako sudjeluju odmah u nekoliko tema. Pa će vam biti lakše da grupirate pitanja i planirate vrijeme.

Bolje kontaktirajte goste unaprijed i pojasnite vrijeme koje im je potrebno. To će vam omogućiti da izbjegnete nespretnost i konfliktne situacije.

Slika pod nazivom komuniciraju učinkovito korak 9

osam. Ostavite vrijeme za druga pitanja. Ovaj agendi mora biti na kraju. Dakle, možete pitati postoji li druga hitna pitanja koja treba riješiti. Pored toga, učesnici će se moći vratiti u neke neriješene probleme ili pojašnjenje detalja.

Ovaj predmet će pokazati učesnicima da će imati priliku utjecati na pitanja koja nisu na dnevnom redu.

Možete pružiti i blok pitanja i odgovora.

Dio 3 od 3:

Uzmite u obzir sve aspekte

jedan. Navedite detalje sastanka. Ne zaboravite navesti vrijeme, datum i mjesto sastanka. Takođe izvršite imena svih sudionika tako da ljudi unaprijed znaju s kim će moći susresti i razgovarati.

Takođe je korisno informirati popis onih koji su obično prisutni na takvim sastancima, ali ovaj put neće moći posjetiti događaj. Dopustite mi da razumijem da na sastanku neće biti prisutni.
Priložite kartu i upute za one sudionike koji prethodno nisu posjetili mjesto.

Slika pod nazivom Napišite blog Post Korak 12

2. Navedite preliminarni posao koji će se izvršiti prije sastanka. Možda kolege trebaju čitati određene materijale ili istražiti predložena rješenja. Takođe možete razmišljati o nizu pitanja.

Stavite ovu jedinicu na dnu dnevnog reda. Označite tekst podebljanim ili podvlači tekst koji će ostaviti bez pažnje.

Slika naslovljena dobiva posao brz korak 1

3. Prije slanja, budite sigurni da nema grešaka. Neki učesnici mogu računati na informacije o dnevnom redu, pa budite sigurni da nema grešaka i netočnosti. Takav korak nije samo ljubaznost, već znak pažnje na detalje i poštovanje onih prisutnih.

Slika pod nazivom Porez na datoteke korak 47

4. Distribuirajte ili podijelite dnevni red 3-4 dana prije sastanka. Tako će kolege moći pripremiti za sastanak. Ne šaljite dokument prerano tako da se ne izgubi u protoku dolaznih slova.

Ispred glavnih sastanaka i konferencija, dnevni red mora biti objavljen za nekoliko mjeseci.

Savjeti

Koristite predloške u uređivaču teksta. Mnogi urednici teksta poput Microsoft Officea, stranice za Mac i druge sadrže predloške raznih ličnih i radnih dokumenata koji mogu uključivati dnevni red za sastanke. Oni će vam pomoći da brzo stvorite kompetentan dokument.
Kompanije se često koriste u svom obliku dnevnog reda izdavanja.
Pridržavajte se dnevnog reda, ali pokažite fleksibilnost. Pokušajte slijediti sastanak koji ćete slijediti, ali pogledajte sat. Ako je moguće, uljudno idite na sljedeća pitanja: "Vrijeme je za prelazak na sljedeće pitanje, ako želimo završiti sastanak na vrijeme".