Kako dokumentirati postupak

Kompanije često dokumentuju proces za svakog zaposlenog da zna kako ga ispravno obavljati ili analizirati proces da ga poboljša. Ako se od vas traži da dokumentujete proces ili ste se odlučili učiniti, budite sigurni da koristite one ljude koji su u cjelini sasvim iskusni i kompetentni u procesu. Sljedeće su opisane dvije vrste grafičkog zastupanja, ali ako mislite da je vaš proces pogodniji za jednostavan dijagram drugog tipa ili tekstualnog dokumenta, možete koristiti svoju opciju. U ovom slučaju pročitajte odjeljak s zajedničkim savjetima kako biste dobili ideju o cilju procesne dokumentacije.

Korake

Metoda 1 od 4:

Donijeti odluku da dokumentujete svoj proces

jedan. Kada je to moguće, usredotočite se na jedan proces po jedan. Ne pokušavajte opisati sav svoj rad u jednoj strukturnoj shemi. Mnogo je lakše pratiti niz kratkih dokumenata koji su zasebno zaustavljeni na svakom zadatku.

Ako trebate dokumentovati veliki projekt kao stvaranje proizvoda kompanije iz koncepta na prodaju, a zatim koristite jednostavna imena, koja se odnose na svaki zadatak u procesu. Ako je potrebno, koristite dodatne dokumente da biste detaljnije objasnili svaki zadatak.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 2

2. Začinite cijelu sliku manjim procesima. To će biti ključni zadaci koji se izvode tokom procesa. Ako niste baš pažljivo upoznati sa temama procesa koji dokumentuju, pitajte o njima, menadžerima projekta ili druge stručnjake u ovom procesu da biste dobili jasnu predstavu o sadržanim zadacima.

Općenito, ako korak u vašem dokumentu uključuje više glagola ili riječi "i", Vjerovatno se može podijeliti u dva koraka. Na primjer, "Stavite lepinju i briketu mesa sa roštilja" Trebate se podijeliti "Stavite briket sa roštilja" i "Stavite roštilj".

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 3

3. Odlučite da li je jednostavan proces dovoljan za tekstualni dokument.Ako vaš proces nije tako drugačiji svaki put i uključuje samo nekoliko rješenja ili varijacija, možete samo zapisati popis koraka. Koristite elektronički tekst dokument (poput Microsoft Word datoteke) ili samo list obloženog papira.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 4

4. Razmotrite opciju stvaranja strukturne sheme. Jednostavna strukturna shema - pogodan način da vizuelno prikazuje proces kao što je opisano kasnije u odjeljku na ovoj stranici. Takođe možete stvoriti složenije strukturne sheme, ali za većinu procesa ne trebaju. Mislite da slijedite upute u ovom odjeljku o složenim shemama samo ako vaš proces sadrži više od deset koraka i Imate više od tri osobe koje obavljaju različite korake procesa.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 5

pet. Kada je moguće, pokušajte stvoriti sažetke sažetka. Jedna je stranica savršena, ali čak i za složene procese, pokušajte da se ograničite na 5 stranica i manje. Samo specijalizirani i složeni zadaci zahtijevaju dokumente duže, pa čak i samo ako postoje oni ljudi koji obavljaju zadatke.

Na primjer, ako je dokument dizajniran da posluži kao vodič za ljekare, dijagnosticiranje raka, vjerovatno spominjete svaki dijagnostički test koji se može primijeniti. Međutim, ako se isti proces dokumentuje kako bi se menadžerima dostavio, stvorite dokument o podnesku koji smanjuje detaljne korake, poput definicije koje se postavljaju za upotrebu za određeni mehanizam.

Uklonite pridjeve iz imena zadataka. Naslovi bi trebali biti jasni i kratki. Na primjer, napišite: "Pošalji račun", ali ne "Pošaljite cijeli račun za sve usluge kupcu koji su naručili proizvode".

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 6

6. Uključite vizuelne alate ako pomažu u olakšanju čitanja procesa. Neki ljudi bolje percipiraju vizualni prikaz materijala nego čitanje teksta, posebno ako su to menadžeri, menadžeri ili drugi ljudi koji možda nisu praktično iskustvo u procesu koje dokumentujete. To može biti dijagrami, fotografije ili snimke zaslona, ali neka budu jednostavni i jasni.

Uz to, uključite dijagrame i slike samo ako su potrebni za razumijevanje izraza u dokumentu koji opisuje proces. Na primjer, ako dokument zahtijeva čitatelja da utvrdi razliku između dvije vrste mehanizama, pružaju jasne slike ili sheme ovih mehanizama.

Ne uključuju ilustracije ili druge slike koje se lako zabavljaju.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 7

7. Nazovite ljude prema njihovom položaju, a ne po imenu. Dokument može izdržati duže od pojedinca. Ne pišite: "Pošalji kolekciju protokola Kate". Pisati: "Pošalji stolicu za sastanke protokola." Ako mislite da je ime potrebno kako bi se osiguralo da se dokument za čitanje znao s kim se obratite, pišu kao ime i položaj.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 8

osam. Jasno odrediti procese koji se odnose na međusobno. Na primjer, dokument za proces "ORGANIZACIJA Informativnog biltena" može završiti s beleškama: "Krajnji rezultat ide na uređivanje. Cm. Dokument koji se zove "Uređivanje biltena". Dokument koji se zove "Uređivanje biltena" Mogu početi napomene: "Ovaj dokument prethodi "ORGANIZACIJA Informativnog biltena" I završiti "Sada ide da objavi. Cm. Dokument koji se zove "Bilten za publikaciju".

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 9

devet. Morate stvoriti dostupne dokumente koji se mogu uređivati. Napraviti kopije da će ljudi moći čitati ili studirati. Glavni elektronički dokument mora biti u formatu koji se može uređivati tako da ako je potrebno, moguće je izvršiti promjene u njoj.

PDF datoteke nisu uređene. Ako koristite specijalizirani softver za kreiranje dijagrama, pogledajte još jedan jedinstveni format datoteke za uštedu dokumenata o uređenju. Drugi ljudi će vjerovatno preuzeti ili kupovati isti softver prije nego što mogu uređivati dokument.

Za dokumente samo s tekstom koriste uobičajene formate datoteka, poput .Doc, .Docx, .Txt ili .RTF. Ako predviđate česte promjene u dokumentu, koristite dijeljenje internetske datoteke poput Google dokumenata tako da su ljudi uvijek vidjeli najrelevantniju verziju.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 10

10. Pažljivo ukažite na dokumentaciju procesa. Zabilježite stvaranje i datum posljednjeg uređivanja na istaknutom mjestu u svakom dokumentu, na primjer, na vrhu stranice. Ako dokument može urediti nekoliko ljudi, on također može odrediti ime ili inicijale pored zadnjeg datuma promjene. Konačno, navedite ime i naziv datoteke koji jasno jasno pojavi koji je proces u njemu dokumentovan.

Metoda 2 od 4:

Stvaranje strukturne šeme

jedan. Da biste lako objasnili jednostavne zadatke, stvorite strukturnu shemu. Odlični su za sliku osnovnih informacija samo za čitanje i vizual. Strukturne sheme mogu se koristiti za pomoć novim zaposlenicima koji se bave jednostavnim zadacima tokom stručnog usavršavanja ili da pomognu zaposleniku koji privremeno ispunjava zadatak zbog nedostatka svog kolege.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 12

2. Organizirajte strukturnu shemu s lijeva na desno ili dolje. Kada napravite takvu shemu, nacrtate okvir za svaki zadatak procesa i povežite ih sa strelicama da biste pokazali redoslijed izvođenja potrebnih zadataka. Započnite s lijeve ili vrh stranice, kako biste to učinili ako ste napisali. Ako postavite korake u red, odmah će biti lakše razumjeti koji od njih.

Ako radite sa jezikom, koji se odlikuje smjerom pisma s ruskog, a zatim koristite pravi smjer. Na primjer, strukturna šema, sastavljena na arapskom, odlazi na desno na lijevo.

Tako da je smjer bio jasan, koristite strelice. Nemojte crtati liniju između zadataka.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 13

3. Započnite sa krigle sa oznakom "Počnite." Ako je vaša šema dovoljno mala i stavljena u jedan red ili stupac, možda vam neće trebati takav krug. I u mnogim složenim strukturnim shemama korisno je imati tako očigledan krug "Počnite".

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 14

4. Nacrtajte trokut koji se naziva prvi zadatak iznutra. Nacrtajte strelicu koja pokazuje iz krigle "Počnite" Prije okvira sa prvim zadatkom iznutra. Na primjer, "Uzmite narudžbe kupaca."

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 15

pet. Zamislite strelicu na sljedeći zadatak ili pitanje. Ova strelica označava sljedeći okvir sa drugim zadatkom. Ako prije izvođenja drugog zadatka, morate donijeti odluku ili odgovoriti na pitanje, napišite ovo pitanje unutar romba.

Ako je moguće, koristite drugu boju za romb nego za okvire.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 16

6. Idite iz rombusa sa rješenjima za zadatke koji ovise o odgovorima. Na primjer, recimo, okvir sa zadatkom "Uzmi kupca" dovodi do romba sa pitanjem "Doređena voda?" Iz Rhombe, nacrtajte dvije strelice. Na jednom pisanju "Da" i povežite se s oznakom okvira: "Dajte klijentu vodu". Na drugoj strelicu Pišite "Ne" i vodi ga u okvir naznačen "Prenesite nalog na kuvar".

Metoda 3 od 4:

Izrada složene strukturne sheme

jedan. Koristite ih za složene procese koji koriste nekoliko ljudi ili odjela. Ako dokumentujete sveobuhvatan proces u kojem sudjeluje nekoliko ljudi, timova ili odjela, koji djeluju zasebno, razmotre utjelovljenje složene strukturne sheme. Ovdje se zove vrsta strukturne sheme opisana"Šema pjevanja pjesama" ili "Rammler-Brasha". Prema shemi, jasno se vidi ko je odgovoran za svaki zadatak, i lakše je odrediti odjeljke u kojima se postupak može poboljšati.

Strukturna shema trebala bi opisati kako se postupak događa sada, a ne kako se to treba dogoditi.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 18

2. Razmislite o korištenju softvera. Kao rezultat toga, shema će vjerovatno izgledati nepažnju i čitljivo ako se softver koristi za stvaranje dijagrama. Prisutnost elektroničke datoteke također pojednostavljuje promjene ako im treba. Pogledajte internet "Za mapiranje procesa", Ali budite sigurni da ga preuzmete ili kupujete, s kojim možete stvoriti rameler-brasha sheme.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 19

3. Pažljivo pišite na stupac s lijeve strane na listi svih sudionika u procesu. Svaki redak može označiti od strane odjela, tima ili titula pojedinca. Svaki učesnik bit će odgovoran za zadatke koji se nalaze u vodoravnoj liniji, koji se proteže duž stranice. Ponekad se zove "Plivanje" Učesnik.

Staze mogu biti označene bojom ili ne. Uvijek bi ih trebali odvojiti debelim crnim linijama tako da su sheme lako čitati i ljudima koji pate od sljepoće boje.

Pokušajte pronaći u međusobnu grupi u susjedstvu. Međutim, nije potrebno.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 20

4. Započnite s prvim zadatkom. Pokrenite postupak postavljanjem prvog zadatka u okvir na lijevoj strani stranice, malo desno od sudionika odgovornog za obavljanje ovog zadatka. Na primjer, akademsko istraživačsko odjeljenje započinje proces stvaranja ideje o proizvodu, prikazuje okvir u pravu riječi "Studija" I odredite ga Kreirajte ideju o proizvodu.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 21

pet. Nastavite kao i konvencionalnu strukturnu shemu, ali postavite zadatke u smjeru udesno i stavite ih u željeni niz. Na primjer, ako odjel za istraživanje potom pošalje ideju o proizvodu marketinškog odjela za testiranje fokusa, izvucite strelicu iz Kreirajte ideju o proizvodu Do okvira u liniji marketinškog odjela, desno iz prethodnog okvira. Prepoznajte ovaj okvir Testiranje fokusa.

Ponekad se zadatak može ponoviti, na primjer, proizvod se kasnije može vratiti za dodatni testiranje fokusa. Ako se sam proces vrati u istu ranu fazu, nacrtajte strelicu natrag na originalni okvir koji označava Testiranje fokusa. Ako se proces i dalje razlikuje od početnog (na primjer, to je napredna kruga ispitivanja fokusa, što dovodi do drugih zadataka), stvorite novi okvir s različitim imenom kao Napredno testiranje fokusa.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 22

6. Naučite koristiti romb i krigle. U većini strukturnih pomaka koriste se okviri, dijamanti i krugovi i strelice između njih. Već ste naišli na okvir koji je označen nazivom zadatka. Kada postoji nekoliko mogućih rezultata, koristite rombus. Ako je krajnji rezultat postignut, koristite krigle. Nastavljajući prethodni primjer, izvucite strelicu iz Testiranje fokusa do Rhombus imenovanog Proizvod odobren? Nacrtajte strelicu iz romba, koja označava Ne, i povežite ga sa oznakom označenih kruga Završetak procesa. Navedena je druga strelica Da može dovesti do sljedećeg zadatka procesa.

Stavite romb u red ili "Plivanje" Učesnik koji je odgovoran za ovu odluku.

Krug, označen Završetak procesa mora biti u svom nizu, bez učesnika koji je povezan s njom.

U strukturnom shemu još uvijek postoje mnogi drugi posebni likovi, ali rijetko se koriste i ne trebaju nužno da vam trebaju. Ako mislite da će vaš dokument pobijediti od malo više raznolikosti, bez oklijevanja, ispitajte ih sami.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 23

7. Biti sekvencijalan. Upotrijebite okvire od iste veličine i ne više od dvije ili tri lako razlikujuće boje tako da je shema jednostavna za čitanje. Na primjer, svi okviri (zadaci) mogu biti plava pozadina, a svi dijamanti (pitanja) mogu biti žuti.

Ako je moguće, napravite liniju za odgovor "Da" Uvijek je započeo s jedne strane okvira (na primjer, desno) i odgovor "Ne" - Uvijek na drugom (na primjer, dolje). Nije uvijek lako ili moguće postići, pa ne trošite previše vremena.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 24

osam. Ako je potrebno, idite na drugu stranicu. Bolje je koristiti više stranica nego učiniti dijagram previše nečitljivo za čitanje. Koristite jasno naznačene prijelaze ili strelice da biste bili jasni kako se shema nastavlja. Na primjer, nacrtajte strelicu SVEDOK JOVANOVIĆ - ODGOVOR:, vodeći na desnoj stranici. Na sljedećoj stranici izvucite strelicu s lijeve strane stranice i također je označena kao SVEDOK JOVANOVIĆ - ODGOVOR:.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 25

devet. Uredite strukturnu shemu. Ispuniti svaki mogući "način" u shemi i provjerite da li bi bilo gdje ne bi izgubilo značenje. U idealnom slučaju pitajte nekog drugog poznatog procesa, pogledajte shemu za uklanjanje grešaka i odredite propuštene korake. Nakon što ste prethodno pogledali dokument i ispravljene greške, možete ga poslati ili predstaviti drugim ljudima koji su uključeni. Međutim, uredite shemu ako je proces malo modificiran kasnije slanjem ažurirane verzije onima koji koriste dokument.

Metoda 4 od 4:

Analiza dokumenta za poboljšanje procesa

jedan. Identificirajte područja u kojima bi bilo korisno provoditi kontrolu kvalitete. Svaki put kada proces pređe od jedne osobe ili tima u drugi, pomislite, možda vrijedi provjeriti rad tokom izvršenja i odrediti je li moguće nastaviti. Da li je kvaliteta često niža od norme nakon određenog koraka, posebno korak koji obavlja neiskusni član tima? Što proces čini najveći utjecaj na kvalitetu i može zahtijevati dodatnu pažnju?

Ako se zaista odlučite preporučiti korak provjere kvaliteta u ovom procesu, razviti jasne kriterije "Prelazak" Do sledećeg koraka. Ne ostavljajte ljude da izgube nagađanju o tome koji se primjenjuju standardi kvaliteta.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 27

2. Potražite duplikatne zadatke. Ako imate dva identična zadatka u svom dijagramu ili dokumentu, razmislite da li je to prikladno. Ponekad nije loše ponavljati zadatak za poboljšanje kontrole kvalitete (na primjer, dva odjela provjeravaju se puhanje u različitim fazama). Ipak, jednostavni zadaci, poput Fostera, ne bi trebali udovoljavati više puta za proces. Ponudite da jedan od duplikata koraka uklonite iz postupka procesa.

Slika pod nazivom Dokument Procesni korak 28

3. Potražite nepotrebne pokrete između odjela. Vaš dokument može pokazati da je pojedinac A i posebno u prenošenju odgovornosti za proces naprijed i nazad nekoliko puta. Da li je moguće smanjiti broj nepotrebnih prijelaza? Ako možete obnoviti postupak, tada može izvesti nekoliko zadataka u isto vrijeme, a zatim proslijediti posao.

Savjeti

Documen proces više, čine nekoliko strukturnih krugova ili grafikona. Prvo, razviti grafički prikaz opće slike ili procesa. Uključite manje procese na ovoj slici. Zatim stvorite drugačiju vizuelni prikaz koji se fokusira na manje procese. Pokažite zadatke koji čine ove manje procese.