Kako analizirati poslovne procese: 6 koraka

Poslovni proces je sistem koji kompanija koristi za postizanje cilja. Također, ovaj se pojam može definirati kao slijed radnji koji vam omogućuju stvaranje proizvoda ili korisničke usluge. Službenici analiziraju poslovne procese kako bi se utvrdila korist i efikasnost procesa. Prije svega, glava provodi analizu tekućeg procesa. Tada se priručnik može odlučiti izmijeniti u poboljšanju postojećeg procesa. Dakle, poboljšani postupak će pomoći kompaniji uštedjeti vrijeme, smanjiti troškove ili stvoriti atraktivniji proizvod.

Korake

Dio 1 od 2:

Odredite postupak za kreiranje poslovnog procesa

jedan. Nacrtajte poslovni proces. Poslovni proces su svakodnevne aktivnosti zaposlenih usmjerenih na postizanje cilja vaše organizacije. Proces utjelovljuje korake koji će vas dovesti do određene svrhe. Poslovni proces trebao bi obuhvatiti sve promjene ili iznimke iz takvog procesa. Da biste pravilno došli do analize, prvo morate razmotriti postupak stvaranja poslovnog procesa.

Uzeti u obzir količinu zadatka. Pretpostavimo da želite ažurirati postupak slanja računa svojim kupcima. Glasnoća zadatka je količina posla koji treba obaviti. U ovom primjeru, pretpostavimo da je volumen jedan račun po klijentu. Recimo u prosjeku, kompanija šalje 200 zakona mjesečno.
Odredite željeni rezultat. Šta želite postići sa ovim procesom? U ovom primjeru nastojite poslati račun svakog klijenta nakon pružanja proizvoda. Šaljete ispisanu kopiju računa prilikom narudžbe za dostavu, a pošaljite račun e-poštom svakog klijenta.
U okviru svakog procesa postoje podprocesi. To je tačnije proces, što je lakše analizirati i poboljšati.
Proces poslovanja dokumenata. Proces se može dokumentovati kao niz koraka, kao i stvoriti blok dijagram. U velikim organizacijama proces često pokriva razne odjeljenja. Dakle, proces slanja računa može koristiti Izjavu o računu i računovodstveni odjel.
Odrediti odjeljenja ili funkcije strukturnih jedinica organizacije u ovom procesu, kao i sva ulaganja i rezultate. Na primjer, sastaviti izjavu o plaći, potrebno je znati investiranje odjela za proizvodnju i provedeno vrijeme, postparterske stope i količine odbitka koje pruža odjel za osoblje.
Zapišite sve iznimke za postupak. Svaka vrsta poslovne aktivnosti ima svoje izuzeće ili varijacije. Na primjer, neki od vaših kupaca dobijaju značajne popuste. Naredili su veliku količinu proizvoda. Odjeljenje za izvođenje računa mora odražavati ove popuste u proračunima vaših računa. Treba unijeti velike popuste ručno kako bi se formirali tačan račun.

Slika pod nazivom Analizirajte poslovni proces Korak 2

2. Proces poslovanja dokumenata i odrediti vrstu kreiranog procesa. Razdvajanje procesa tipa pomoći će analizirati i izvršiti poboljšanja. Za dva procesa iste vrste često se koriste iste metode poboljšanja. Proces može biti proizvodnja, pomoćni ili menadžerski.

Proizvodnja je svakodnevno izvedena zadaci koji vam omogućavaju da klijentu pružite proizvod ili uslugu. Računovodstvo se može nazvati proizvodnim procesom. Vrlo je važno poslati kupce tačnim računima da bi odmah primili uplate.

Pomoćni proces, kao što se vidi iz imena, dizajniran je tako da pomogne proizvodnji. Odjel za osoblje - vizualni primjer pomoćnog odjela. Perynelineoviki pomaže šefu Odjeljenja za izvod računa u tome da postoje intervjui i zapošljavaju nove zaposlenike. Odjel za osoblje ne radi sa kupcima direktno, već pomaže proizvodnim odjeljenjima.

Svaka organizacija zahtijeva vodič koji može izvršiti opće upravljanje preduzećem. Proces planiranja i izvršenja budžeta - proces upravljanja. Svaka kompanija zahtijeva formalni postupak kompilacije budžeta. Za to bi menadžstvo trebalo da razgovara o budžetu odeljenja sa finansijskim direktorom Društva.

Slika pod nazivom Analizirajte poslovni proces Korak 3

3. Analizirajte poslovne procese za neefikasnost. Svaki poslovni proces sastoji se od ulaganja i rezultata. Rad, energija, materijali, sredstva za proizvodnju su ulaganja. Prilozi su imovina koja donosi profit i prihod, dok su rezultati materijalni proizvod ili usluga. Prilozi spadaju u proces i stvaraju rezultat. Izvršite analizu za identifikaciju aspekata sa niskom efikasnošću.

Proces bi trebao učinkovito koristiti priloge za davanje rezultata. Na primjer, posjedujete mrežu prodavnice Auto servisa. Vaša ulaganja su radna, oprema i rezervni dijelovi, a rezultat - popravljeni vozila kupaca.

Dugi popravci ili veliki iznos nadolazećeg rada ukazuju na to da sa vašim procesom nije sve glatko. Jedan od problema može biti nerealni plan rada.

Ako troškovi rezervnih dijelova prelaze iznos predviđen za proračun, onda je to još jedan znak neefikasnosti. Problem može biti u radu nabavke ili dobavljača.

Ovisno o prirodi identificiranog problema, potrebno je odlučiti koje procese treba poboljšati. Ako trebate uspostaviti prioritete u prisustvu višestrukih procesa, odaberite postupak koji ima najveći utjecaj na vašu aktivnost. Na primjer, prvo trebate smanjiti dužinu čekanja, u protivnom rizikujete gubitak kupaca. Poboljšanje ovog procesa trebao bi biti vaš prvi prioritet.

2. dio 2:

Provedite analizu poslovne procese

jedan. Raspravite o procesu sa vodećim osobljem. Odredite postupak koji treba poboljšati, a zatim o tome raspravljati s ljudima koji su odgovorni za provedbu takvog procesa. Unesite sve ključne sudionike kako biste saznali svoje prijedloge u pogledu mogućih poboljšanja ovog procesa.

Pitajte koje radnje obavljaju radnike i zašto to rade.
Odredite priloge potrebne za obavljanje svakog zadatka, kao i izvore takvih investicija. Ako napravite traper odjeću, morate znati ko vam opskrbljuje materijal i koliko često vaš dobavljač proizvodi pošiljku.
Odredite rezultate svakog zadatka i primatelja rezultata. Ako posjedujete mašinu za popravak, tada vaša mehanika mora dokumentovati rad koji se obavlja i pošalju ove podatke u odjel Izvođača računa. Dalje, ovaj odjel postavlja ocjenu klijenta.
Slušajte zaposlene o tome kako eliminirati identificirane nedostatke tekućeg procesa.

Slika naslovljena analiza poslovnog procesa korak 6

2. Stvorite blok dijagram svakog poslovnog procesa. Shema će pomoći vizualno iznositi svaki postupak. Kreirajte blok dijagram na osnovu procesa diskusije o protokolu. Dijagram bloka mora sadržavati sve radnje koje se moraju izvoditi u poslovnom procesu.

Važno je razjasniti da dijagram poslovnog procesa mora sadržavati samo određene akcije koje zaposlenici moraju slijediti.

Blok dijagram može se izraditi ručno ili pomoću posebnog softvera. Koristite urednike teksta i programe obrade za kreiranje potrebne sheme. Tu je i specijalizirani softver.

Blok dijagram omogućava vam vizualno vidjeti cijeli proces. Takav vizualni alat pojednostavljuje proces pretraživanja i eliminacije neefikasnih aspekata.

Učinite promjene u procesu, naučite rezultate i instalirajte da li da biste dobili željena poboljšanja. Inače ponovite analizu procesa i preciznije postavljene aspekte koji treba poboljšati. Analiza procesa treba nastati kontinuirano.

Slika naslovljena analiza poslovnog procesa korak 5

3. Razmislite o idejama o poboljšanju procesa. Često procesi zahtijevaju učešće nekoliko odjela kompanije. Grupne diskusije eliminirat će nedostatke koji utječu na rad nekoliko uključenih područja, kao i potvrđuju informacije koje se pružaju u privatnim razgovorima sa pojedinim učesnicima u procesu.

Sumirati informacije i proširiti se svim sudionicima u procesu, uključujući one koji nisu učestvovali u raspravi. Zanimanje za mišljenje svakog sudionika. Recenzije će pomoći u provođenju sveobuhvatne analize.

Dobivene informacije pomoći će vam da izvučete jasnu ideju o tome kako funkcionira ovaj proces i koji su u nedostacima prisutni.

Rasprave sa zaposlenima biće osnova budućih poboljšanja. Ove promjene mogu smanjiti troškove, smanjiti trajanje ciklusa, pojednostaviti proces ili poboljšati uslugu kupaca.