Kako napisati sedmični izvještaj (sa ilustracijama)

Nedeljni izvještaji mogu biti potrebni u različitim slučajevima: u maloprodajnim preduzećima, u procesu istraživanja, prilikom prolaska prakse ili stažiranja. Naučite kako napraviti kompetentne sedmične izvještaje kako bi vaš menadžer jasno vidio kako se vaš posao kreće.

Korake

Dio 1 od 3:

Pravila za dovod informacija

jedan. Odrediti svrhu izvještavanja. Sedmični izvještaji mogu biti dio radnih ili studijskih dužnosti, ali ne može se reći da je izvještaj samo zarad ovih dužnosti. Odredite funkcije koje se pozivaju na obavljanje tjednog izvještaja za znanje koje se informacije ogledaju u njemu i šta da obratimo posebnu pažnju na.

U pravilu je izveštaj namenjen informiranju menadžera o trenutnom stanju ili pomoći im u donošenju odluka.
Na primjer, ako ste maloljetni direktor, možda ćete zahtijevati izvještaje sa krajnjim prodajnim stopama tjedno. Prema takvim izvještajima, glava je u stanju procijeniti efikasnost zaposlenih, prilagoditi cijene i analizirati narudžbe.
Izvještaji o istraživačkom projektu, stažiranju ili treningu omogućavaju vam da pokažete svom naučnom supervizoru kako vaš rad napredovao, podijelite važna dostignuća ili otkrića.

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj Korak 2

2. Odredite ko je upućen na vaš izvještaj. Nemoguće je sastaviti kompetentno izvješće ako ne znate ko će biti namijenjen u kojoj je svrsi. Samo se to može razumjeti koje su informacije najveća vrijednost.

Poznavanje ciljne publike omogućava vam kompetentno organiziranje strukture izvještaja i koristiti odgovarajući jezik. Na primjer, izvještaj za osnovne školske studente bit će apsolutno ne sličan tekstu dizajniranom za vođe velike korporacije.

Važno je i shvatiti koji su trenuci već poznati potencijalnom čitatelju i koja je pitanja potrebna za razjašnjenje ili pružanje dodatnih izvora. Na primjer, kreiranje izvještaja o pravnim pitanjima, koji je namijenjen Odboru advokata, apsolutno ne morate davati detaljno objašnjenje postojećih zakona. S druge strane, takva su objašnjenja potrebna ako je izvještaj namijenjen menadžerima bez pravnog obrazovanja.

Ako se izvještaj sastavi u vezi s stažiranjem, istraživanjima ili drugim dijelom obrazovnog procesa, važno je shvatiti da vaša publika nije učiteljica ili supervizor, čak ni ako im pređete izvještaj. Usredotočite se na suštinu projekta i specifično područje znanja da biste shvatili koji je vaš čitalac.

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj Korak 3

3. Poboljšanje podataka u redoslijedu važnosti. Iako bi izvještaj trebao biti napisani u sažet i u suštini, čak i u ovom slučaju to se ne može pročitati. Iz tog razloga, najvažniji podaci s ishodom i zaključcima trebaju biti postavljeni na početku teksta.

Na primjer, ako trebate usporediti i uporediti tri različite marke opreme i preporučiti najbolju opciju, započnite s rezultatima, a zatim objasnite svoj izbor.

Po pravilu je prva stranica izveštaja kratak pregled rezultata, zaključaka i preporuka. Detaljna objašnjenja trebala bi biti uglavnom tekst dokumenta, tako da, ako je potrebno, čitaoci mogu razumjeti uzroke takvih zaključaka.

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj 4. korak

4. Realizirati tipično "sudbine" izvještaj. U većini slučajeva, sedmični izvještaji su neophodni za računovodstvo i uredski rad, tako da se jednostavno hrane i ulaze u arhivu. Bolje je odmah shvatiti da su izvještaji izuzetno retko čitati od početka do kraja.

Ova činjenica nije razlog da budete lijeni ili napišite izvještaj kao što je pao. Vaši izvještaji odražavaju vaš stav prema poslu i vaše osobine kao zaposlenog ili studenta. U ležečno sastavljenom izveštaju sigurno ćete priklapati pažnju i reči "Znao sam da nećete čitati" definitivno neće biti dostojni opravdanja.

Čitav izvještaj treba biti kvalitativan i kompetentan, ali posebnu pažnju treba posvetiti tim dijelovima koji će biti pročitati najvjerovatnije. Obično uključuju sažetak i zaključke ili preporuke. Platite im posebnu pažnju.

Važno je razumjeti da poslodavac možda ne pročita izvještaj uopće jer nema slučaja niti im nije potreban izvještaj. Vrhovni lideri su uvijek izuzetno zauzeti, stoga su u stanju identificirati znatne informacije koje vam omogućuju efikasno donošenje odluka. Takva lica neće pročitati cijeli izvještaj, ako to nije potrebno, ali uvijek se mogu vratiti kasnije.

Dio 2 od 3:

Struktura izvještaja

jedan. Pitajte uzorak. Mnoge su kompanije usvojile standardni tjedni format izvještaja, a menadžeri se mogu naviknuti na dobivanje informacija u određenom obliku. Drugi format izvještaja može izazvati konfuziju.

Budite posebno pažljivi sa izveštajima o prodaji. Menadžeri se naviknu na određenu strukturu izvještaja i mogu pronaći potrebne informacije s jednog pogleda na stranicu. Ako se odselite iz primljenog formata, izvještaj će biti gotovo beskoristan, jer će menadžer morati ponovo pročitati cijeli tekst kako bi pronašao potrebne informacije.
Obratite se sekretaricu i zamolite da vam pruži uzorak da ne ponovo izumim bicikl. Često u kompanijama postoji predložak dokumenta sa svim parametrima, uključujući polja, fontove, stilove stolova i odlomke.

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj Korak 6

2. Razmotrite referentnu metodu. Ispis dokumenta ili elektronička primjena potpuno je drugačija od izvještaja koji se poslužuje u tekstu e-pošte.

Na primjer, ako se izvještaj podnese kao prilog u e-poštu, tada bi se u tekstu pisma trebao uključiti sažetak. Tada čitalac ne mora otvoriti prilog za razumijevanje osnovne ideje.

Za ispisano izvješće, obično je potrebno pripremiti prateće slovo ili naslovnu stranicu tako da se izvještaj može ispravno identificirati i unijeti.

Bez obzira na izvještaj izvještaja, važno je na svaku stranicu navesti svoje prezime na svakoj stranici i oštriti ih u formatu "X iz Y". Stranice se mogu lako podijeliti, pa je važno znati kako je izvještaj napisati koliko stranica i ko je autor dokumenta.

Sve potrebne informacije mogu se odrediti u gornjem podnožju. Na primjer, upišite na IT: "Izvještaj o prodaji, Ivanov Peter Arkadyevich, 32. tjedna, stranica 3 od 7".

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj korak 7

3. Priložite sažetak. Sažetak izvještaja obično se uklapa u par paragrafa, a svaki dio prenosi jedan do dvije rečenice. Poanta je da je menadžer bio dovoljan za čitanje samo sažetka i, ako se vaši zaključci poklapaju sa svojim pretpostavkama o ovom pitanju, poduzmite akciju bez potrebe da pročitaju cijeli izvještaj.

Važno je da je sažetak pisan jasan, pristupačan i sažet jezik. Ne koristite profesionalni žargon i posebne uvjete koji zahtijevaju objašnjenja, čak i ako je čitač dobro upućen u sektorsku terminologiju.

Kratki sadržaj sastavljen je nakon završetka preostalih stavki izvještaja. Nemoguće je ukratko rezimirati odlomke koji još nisu napisani, čak ni s detaljnim planom. Tokom rada, puno se može promijeniti.

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj Korak 8

4. Razmislite o strukturi odlomaka i odjeljaka. Odlučite sa formatom i ostavite plan pregrade izvještaja koji će ispuniti zadatke.

Plan bi trebao biti logičan, dijelovi moraju teći jedan u drugi. Također razmislite ko će biti potencijalni čitač izvještaja.

U pravilu se izveštaj sastoji od sažetka, uvođenja, zaključaka i preporuka, podataka i objašnjenja, kao i popis izvora. Prošireni izvještaji mogu se dopuniti prilozima s važnim podacima i tablicama, ali sedmični izvještaji obično nisu toliko dugo.

Svaki odjeljak treba da dodirne na jedno pitanje. Svaki odlomak unutar odeljka opisuje jednu ideju. Dakle, ako se dio izvješće o prodaji naziva "popularne marke za djecu", svaki brend treba dati jedan odlomak. Ako trebate zasebno odrediti odjeću za dječake i djevojke, koristite pododjeljke (s prikladnim titlovima) za svaki brend, unutar kojih povučemo jedan odlomak odjeće za dječake i jednu - odjeću za djevojčice.

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj Korak 9

pet. Kreirajte naslovnu stranicu ili propratno pismo. Za sažetak izvještaja, lista naslova nije potrebna, ali detaljni izvještaj treba osigurati zasebnim listom s naznakom autora izvještaja i kratak opis zadatka.

Naslovna stranica razlikuje se od kratkog sadržaja, jer zapravo sadrži samo informacije koje su potrebne za pravilno registriranje i pokriti izvještaj.

Organizacija može postojati standardni naslov predloška za sedmični izvještaje. U ovom slučaju slijedite utvrđenu pravila.

Na naslovnoj stranici trebali biste odrediti ime ili opis izvještaja (na primjer, sedmični izvještaj o prodaji), naziv prevodilaca i svih koautora, ime kompanije, datum izrade ili dostavljanja izvještaj.

Dio 3 od 3:

Combuthth Riječi i formulisanje

jedan. Izmisli kompetentni naslovi i titlovi. Ovi elementi izvještaja omogućuju čitatelju da brzo pronađe potrebne odjeljke i dodatne informacije koje će pomoći razumijevanju zaključaka i preporuka.

Naslovi i titlovi odjeljaka moraju tačno i razumjeti sadržaj.
Na primjer, u sedmičnom izvještaju o prodaji možete koristiti odjeljak "Trendovi u ženskoj odjeći", "Trendovi u muškoj odjeći" i "popularne marke dječje odjeće". Zatim, unutar svakog odjeljka možete odabrati pododjeljke, čija će imena odražavati jasne trendove ili imena popularnih brendova.
Koristite iste gramatičke dizajne za sve zaglavlja da biste izgledali logično i dosljedno. Na primjer, ako je prvi zaglavlje formuliran kao "najbolji proizvodi iz muške kolekcije", sljedeći naslov treba biti "vodeći položaj u ženskoj odjeći", a ne "primati prodaju robe za žene".

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj Korak 11

2. Koristite jednostavne i razumljive ponude. Vaš se izvještaj treba sastojati od prijedloga jednostavne strukture "Predmet, LED, dodatak" da bi jasno izrazio vaše misli i pokazati vaše povjerenje u zaključke i preporuke.

Ponovo pročitajte nacrt verzije i pređite sve dodatne riječi. U svakoj rečenici pronađite umjetnika na akciju i stavite ga prije glagola. Shematski prijedlozi moraju biti od "ko radi ono što".

Riješite se viška reči i fraza poput "danas", "s ciljem" ili "za raspoloživost".

Ovaj stil može izgledati dosadno, ali ne vrijedi vam zadatak zabavljanja čitatelja. Za izvještaj mnogo je važnije za efikasno prenijeti ključne aspekte i zaključke.

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj Korak 12

3. Čine objektivne i nepristrasne zaključke. U izvještaju je često potrebno pružiti preporuke, ali trebaju se zasnivati na činjenicama, a ne ličnim mišljenjima i senzacijama. Važno je ubediti čitatelja sa nepobitnim dokazima i jasnoćom misao.

Ne koristite pridjeve, kao i druge riječi i izraze sa izraženom pozitivnom ili negativnom emocionalnom bojom. Usredotočite se na činjenice i zdrav razum.

Na primjer, u izvještaju preporučujete podizanje jednog od menadžera prodaje. Ojačajte svoju preporuku činjenicama koje pokazuju da osoba zaista zaslužuje sve veći, ali ne daju subjektivno mišljenje i ne privlače se emocijama. "Alina redovno pokazuje najbolje rezultate, iako radi samo 15 sati sedmično" uvjerljivo nego "Alina je vrlo lijepa osoba i uvijek pokušava raditi nepotpunu sedmicu, jer mu je stalo za starije majku".

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj Korak 13

4. Koristite uvjerljive glagole. Ako je tekst napisan u valjanom zalogu, akcija u prijedlogu izražava se u jednoj riječi - glagol. Koristite programe i uvjerljive glagole koji jasno opisuju radnju.

Preporučljivo je dati prednost jednostavnim glagolima. Na primjer, "Prodaj" je uvijek bolji od "implementacije".

Ponekad su potrebni glagoli, izražavajući mentalne procese - mislite, znajte, razumjeti, vjerovali - ali uopšte su inferiorni glagoli djelovanja. Pokušajte implementirati svoju izjavu i pretvoriti je u akciju. Na primjer, napisao si: "Vjerujem da će u narednim mjesecima povećati prodaju". Rasporediti odobrenje i obrišite uzroke takve pretpostavke. Preformulirajte ponudu: "Kao izložbe prakse, u sezoni praznika, prodaja se povećava. Predviđam da će se u novembru i decembru povećati prodajne stope. ".

Tekst mora biti fokusiran na akciju. Ponovno pročitajte izvještaj, pokušajte se riješiti nepotrebnih prijedloga i zamijeniti višak riječi uvjerljivim glagolima. Na primjer, "Assist" može se zamijeniti sa "pomoći", a "pružaju zaštitu" - za "zaštitu".

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj Korak 14

pet. Ne koristite patnju. Pasivni oblik udara se iz prijedloga predmeta akcije, a objekt dolazi u prednji. U nekim situacijama pasivni depozit potreban je političkim ili diplomatskim razmatranjima, ali najčešće čini tekst zbunjen i maglovit.

Stvarni depozit omogućava naglašavanje izvođača akcije i pokazuje čitatelja odgovornih osoba. Da biste procijenili važnost ovog aspekta, zamislite da je ova ponuda uhvaćena u novinskom članku: "Srećom, sva djeca uspela da sačuvaju". Potrebno je razumjeti ko je spasio ovu djecu. Ako je prijedlog bio vrsta "učiteljica fizičkog vaspitanja Ivan Sergeev vratio se nekoliko puta na sagorev odbor za ukrcaj i spasio svu djecu", tada pravi heroj odlazi u prednji.

Takođe, stvarni depozit vam omogućava da pronađete odgovorne za negativne posledice. Izraz "Neke greške su dozvoljene" primorat će poslodavca na zbunju koji su pogrešile i ko bi trebao biti kažnjen. Ako pravite greške, priznajte odgovornost i preuzmite posljedice.

Obratite pažnju na oblike glagola "da" pronađu prijedloge sa pasivnim zalogom. Ako ste ih uspjeli pronaći, onda odredite glumu akciju i osobu koja ga čini, nakon vrste reč.

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj Korak 15

6. Koristite metode izraza vizualnih podataka. Sheme i grafikoni se smatraju mnogo lakšim i dogovaraju odmah nakon paragrafa s takvim informacijama (posebno ako takvi podaci sadrže veliki broj brojeva).

Odaberite odgovarajuće vizuelne alate koji pojednostavljuju čitač zadataka i rade u svrhu izvještaja.

Na primjer, koristite linearni grafikon za prikaz prodaje vunene kaputa. Takva prezentacija podataka mnogo je efikasnija za tablicu s brojem jedinica prodanih roba za svaki mjesec, jer je čitač tablice primoran da sačuva sve brojeve u glavi i upoređuju ih među sobom za otkrivanje trendova. Jedan pogled na raspored bit će dovoljno za razumijevanje suštine.

Prije svega, osoba uvijek skreće pažnju na vizualne elemente. Sve ljestvice i sheme moraju biti jasne i uredne, smještene su pravilno na stranici. Koristite samo one elemente koji zaista potvrđuju vaše zaključke i preporuke.

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj Korak 16

7. Ne koristite Jargon. Svaka grana znanja ili aktivnosti ima svoju neizbježnu terminologiju, kao i moderne riječi koje se često koriste u knjigama i člancima. Ponekad su korisni, ali u većini slučajeva, žargon se jasno umeta samo i kompetentno izražava glavnu ideju.

Pokušajte napraviti spisak profesionalnog jargona, tako da ne zloupotrebljavate takve riječi u izvještaju. Ispunite rad na tekstu i pretražite po ključnim riječima kako biste zamijenili neželjene leksičke jedinice.

Trebalo bi shvatiti da veliki broj modnih riječi neće pokazati čitatelja, kao da ste "u temi", ali će preokrenuti učinak. Direktor i menadžeri su često stariji od običnih zaposlenika i videli su puno takvih riječi u njihovom stoljeću. Ako zloupotrebljavate žargonizme, smatraju da ste previše lijeni, ne razumijete temu ili samo želite impresionirati.

Bolje je i da ne koristi previše komplikovane uslove. Na primjer, izvještaj o pravnom sporu ne smije sadržavati prekomjerne količine nedosljednih pravnih formulacija.

Slika pod nazivom Napišite sedmični izvještaj korak 17

osam. Ispravite sve greške. Veliki broj pogrešaka za pogreške i gramatičke pogreške samo odvlače čitatelja i stvara negativnu ideju autora. Napišite nacrt izvještaja unaprijed tako da imate vremena za rad na greškama.

Provjerite pravopisnu i gramatiku u tekstualnom programu na računaru, ali ne treba se osloniti samo na automatske ispravke. Takvi programi mogu propustiti puno grešaka, posebno u sličnim riječima ("veličina" umjesto "rukavica").

Pročitajte stražnju stranu unaprijed da biste pronašli sve pogreške. Ako je tema izveštaja blizu, a ne da primeti da je greška vrlo jednostavna, jer mozak može automatski "misliti" nedostajuće riječi ili slova u tekstu. Pročitajte dupe kako biste uočili pojedinačne riječi.

Pročitajte izvještaj naglas da biste primijetili pogreške i stilske mane. Ako ne možete pročitati ponudu ili odlomak bez nokaut, vjerovatno je da se vaš tekst preopterećen, a čitač će se također prikradati. Prepisati neuspjele rečenice.