Kako napisati izvještaj o promociji
Kad šef zatraži da napišete izveštaj o promociji rada, verovatno ćete želeti da izbegnete ovaj zadatak. Takav izvještaj može činiti sitnica, ali pomaže u informiranju u upravljanju i kolegama o detaljima razvoja projekta, a takve će informacije potaknuti po potrebi, pomoći u radnoj snazi, budžetskim utjecajima i upravljanjem.
Korake
jedan. Istražite sve aspekte slučaja koji trebate istaknuti u izvještaju. Znači sve detalje projekta na kojem radite - morate to znati iznutra i moći predstaviti čudnu stvar da upoznate vlasti s njim. Ako je potrebno, sastavite sve informacije od podređenih, kolega, izvođača i podizvođača.
2. Reč Vaša definicija cilja. Trebalo bi uključivati kratak opis projekta. Nemojte biti previše verbose, jer vlasti trebaju primiti ideju o tome na čemu radite, a nema vremena za čitanje dugih objašnjenja. U ovoj uvodnoj definiciji obavijestite zašto je sada potreban vaš izvještaj.
3. U glavnom dijelu izvještaja recite nam o radu. Ovdje možete kasnije unijeti detalje tako da vaš šef može prenijeti podatke drugim sudionicima. Navedite kako će trenutni zadaci pomoći u postizanju krajnjeg cilja i objasniti u kojoj je fazi svaki zadatak. Recite nam kako planirate proračun, tačno ukazuje na ono što je uključeno u proračun, a šta ne.
4. Razmislite o problemima s kojima ste se susreli prilikom obavljanja ovog projekta. Ovdje možete reći o problemima sa osobljem, poteškoće s rasporedom, uskim mjestima i zakonodavnim ograničenjima. Navedite ih i odredite ono što ste učinili da riješite probleme i kako planirate da ih popravite. Ako vam treba pomoć, označite ga.
pet. Pišite o kontinuiranim radovima. Navedite procijenjeni datumski datum i označite sve moguće probleme koji mogu predvidjeti. Obavijesti, vjerujete li u sposobnost završetka projekta prema rasporedu.
6. Napravite tablicu sa detaljima završenih zadataka i stalnog rada. Zamislite što više detalja, uključite datume, trenutne i buduće troškove. Raspored može pomoći ako šef nema vremena za čitanje cijelog izvještaja. Ovo nije nužno, ali korisno je kada glava preferira grafički način slanja informacija ili previše zauzet.
7. Učitajte rezultate svog izvještaja. Učinite ovaj odjeljak kratki i jasni, što ukazuje na samo najpotrebnije informacije o onome što ste već učinili i šta drugo treba učiniti. Ukratko razmislite o svojim sumnji i problemima, napišite kako je bolje da ih popravite.
Savjeti
- Pokušajte napraviti koncept o stilu vašeg šefa. Možda on ili ona preferira izvještaje napisane u određenom stilu. Neki vole tablice i liste, drugi preferiraju što više detalja, a dio šefova želi dobiti što više informacija, bez obzira na to koliko će stranica morati čitati.
- Pišite konkretno i detaljno, ali izbjegavajte više.