Kako automatizovati izvještaje u Excelu (sa ilustracijama)

Iz ovog člana naučit ćete kako automatizirati stvaranje izvještaja o podacima u Microsoft Excelu. Ovdje je opisana kao u Excel tablici da bi zatražili podatke iz vanjskog izvora (MySQL, postgres, Oracle i tako dalje) i stvori izvještaj pomoću posebnog dodatka koji će povezati Excel tablicu s vanjskim izvorima podataka.

Da biste stvorili izvještaj o podacima u Excel tabli, koristimo makro, koji vam omogućuje da uštedite izvještaje u različitim formatima datoteka s jednim pritiskom na tipku. Imajte na umu da Excel ima funkciju koja vam omogućuje stvaranje makronaredbe bez zahtjeva za pisanje programa.

Korake

Metoda 1 od 2:

Za podatke u Excelu

jedan. Ako se podaci o kojima se izvještaj moraju sastaviti već u Excel tablici, automatiziraju proces kreiranja izvještaja pomoću makronaredbe. Makronaredbe su podržane Excelom funkcija koja vam omogućava automatiziranje složenih i ponavljajućih zadataka.

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu Korak 2

2. Pokrenite Excel. Dvaput kliknite (ili jednostavno kliknite na MAC računar) na ikoni kao bijelo slovo "X" na zelenoj pozadini, a zatim kliknite na stranicu "prazna knjiga" na stranici predložaka.

Na MAC računaru možete kliknuti "Datoteka"> "praznu knjigu".

Ako već imate izvještaj o Excelu za automatizaciju, dvaput kliknite datoteku izvještaja da biste ga otvorili u Excelu.

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu Korak 3

3. Unesite svoje podatke o proračunskoj tablici ako je potrebno. Ako niste dodali zaglavlja stupaca i brojeve koje trebate napraviti izvještaj, učinite to sada.

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu Korak 4

4. Aktivirajte meni Programer. Ovaj meni se prema zadanim postavkama ne prikazuje na vrhu Excel prozora. Da biste omogućili izbornik "programera":

Windows - Pritisnite "Datoteka"> ">" Konfigurirajte vrpcu "(na lijevom oknu) odaberite potvrdni okvir" Developer "u donjem desnom uglu (ako ne vidite ovu opciju, pomaknite se prema stranici), a zatim Kliknite "OK".

Mac - Pritisnite "Excel"> "Parametri"> Traka i alatna traka, potvrdite potvrdni okvir "Developer" na listi "Basic", a zatim kliknite "Save".

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu Korak 5

pet. Kliknuti Programer. Ovu karticu naći ćete na vrhu Excel prozora. Otvara se alatna traka za programere.

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu Korak 6

6. Kliknite od Makro zapis. Ovo je opcija na alatnoj traci. Pojavit će se skočni prozor.

Slika pod nazivom Automatizirati izvještaje u Excelu korak 7

7. Unesite ime makronaredbe. Učinite to u tekstualnom polju "Makro ime". Dakle, nakon toga lako ćete odrediti kakvu makro.

Na primjer, ako će makronaredni raspored izgraditi raspored na temelju dostupnih podataka, nazovite IT "grafikon1" ili nekako slično.

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu Korak 8

osam. Napravite prečicu na tastaturi za pokretanje makronaredbe. Pritisnite tipku ⇧ Pomaknite, a zatim pritisnite drugu tipku (na primjer, T) Da biste stvorili tipkovnicu.

Na MAC računaru bit će kombinacija ključa ⌥ Opcija+⌘ Naredba I još jedan ključ (na primjer, ⌥ Opcija+⌘ Naredba+T).

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu Korak 9

devet. Spremite makro u Excelu Open Table. Da biste to učinili, kliknite "Spremi B" i odaberite meni "Ova knjiga" tako da je makronarednik dostupan svima koji će otvoriti ovu tablicu.

Excel datoteka treba sačuvati u poseban format sa makronaredbi.

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu korak 10

10. Kliknite od UREDU. Ovo dugme na dnu prozora. Makro postavke će se sačuvati i napisati režim pisanja. Od sada će se svi vaši postupci evidentirati (prije trenutka kada prestanete snimiti).

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu korak 11

jedanaest. Slijedite korake koje želite automatizirati. Excel će pratiti svaki klik, svaki tipkovod i uneseni parametri unesenog oblikovanja - sve će se ući u makro popis.

Na primjer, za odabir podataka i kreirajte dijagram, odaberite željene podatke, kliknite "Umetni" na vrhu Excel prozora, odaberite vrstu grafikona i uredite dijagram kao što trebate.

Drugi primer: Da biste stvorili makronaredbu za izgradnju grafa iz podataka koji su u ćelijama sa A1 putem A12, kliknite na praznu ćeliju, unesite = Summe (A1: A12) i pritisnite ↵ Unesite.

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu Korak 12

12. Kliknite od Zaustaviti snimanje. Ova je opcija na alatnoj traci "Developer". Zapis će biti zaustavljen, a sve vaše postupke koje ste učinili tokom evidentiranja bit će spremljene kao zasebni makro.

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu Korak 13

13. Spremite Excel tablicu kao datoteku sa makronaredbom podrške. Kliknite "Datoteka"> Spremi kao »i promijenite format datoteke na" XLSM "(umjesto" XLS "). Zatim unesite naziv datoteke, odaberite mapu da biste je sačuvali i kliknite "Save".

Ako to ne učinite, makro neće biti spremljen kao dio proračunske tablice, odnosno neće moći koristiti druge ljude na drugim računarima.

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu korak 14

četrnaest. Pokrenuti makronaredbu. Da biste to učinili, pritisnite odabranu kombinaciju tipke prilikom kreiranja makronaredbe. Procesi zabilježeni u makronaredbi će se izvoditi.

Također, da biste pokrenuli makro, možete pritisnuti "Macros" na kartici programera, odaberite makro ime i kliknite "Run".

Metoda 2 od 2:

Za vanjske podatke (MySQL, postgres, Oracle i tako dalje)

jedan. Skinuti Plugin Kloodio. Uz njega, vaš Excel tablica može se povezati na vanjsku bazu podataka ili izvor podataka. Ovaj dodatak radi i sa Google Tablice.

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu Korak 16

2. Uporedite svoj tabel sa vanjskim izvorom podataka. Da biste to učinili, kliknite gumb "+" na portalu Kloudio. Unesite podatke o vašoj bazi podataka (vrstom baze podataka, vjerodajnicama) i odaberite Sigurnosne / šifriranje ako radite sa povjerljivim podacima ili podacima tvrtke.

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu korak 17

3. Kada je vaš stol povezan s bazom podataka, zatražite vanjske podatke i stvoriti izvještaje mogu biti izravno u Excelu. Kreirajte izvještaj o Kloudio Portalu, a zatim ga odaberite u izborniku Excel. Zatim primijenite dodatne filtere i postavite frekvenciju ažuriranja izvještaja (tako da se tablica automatski ažurira svake sedmice, dan ili čak sat vremena).

Slika pod nazivom Automatizacija izvještaja u Excelu Korak 18

4. Štaviše, možete unijeti podatke u povezani stol i ažurirati podatke u vanjskom izvoru podataka. Kreirajte predložak za preuzimanje na Kloudio Portalu i priliku priliku ručno ili automatski preuzme promjene napravljene u vašoj proračunskoj tablici na vanjski izvor podataka.

Savjeti

Učitajte Excel dodatke samo iz Microsoft Appsource-a, ako ne vjerujete programerima trećih strana.
Makrote se mogu koristiti za automatizaciju i jednostavnih zadataka (na primjer, dodavanje vrijednosti ili stvaranje dijagrama) i složenih (na primjer, za izračunavanje vrijednosti u ćelijama, kreiranjem grafikona na temelju proračuna, označavajućih dijagrama i ispisa Dobiveni rezultati).
Ako otvorite proračunsku tablicu sa makronaredbi, možda ćete morati kliknuti "Omogući sadržaj" na žutoj traci na vrhu prozora kako biste mogli koristiti makronaredbu.

Upozorenja

Makro će apsolutno dodati sve akcije koje nastupate u režimu snimanja. Stoga ne unosite pogrešne vrijednosti, nemojte pokretati nepotrebne programe i ne brišu datoteke.
Makroi mogu biti zlonamjerni (na primjer, kreirani za brisanje datoteka na računaru). Ne pokreću makronaredbe koji se dobivaju iz nepouzdanih izvora.