Kako stvoriti uredski računovodstveni i skladišni sistem

Da bi pravilno organizirali rad u uredu, vrlo je važno imati efikasan računovodstveni i skladišni sistem. Bez obzira na broj osoba s pristupom dokumentima, sistem se mora organizirati na takav način da svi mogu pronaći potrebni dokument. Ako će računovodstvo i skladištenje biti teško koristiti, tada ćete početi ostaviti sve dokumente pri ruci u strahu da ćete ih izgubiti u datoteci kartice, s rezultatima da će vam se tablica biti otuđena sa papirima.

Korake

jedan. Odaberite sistem za pohranu. Što god je bila, prije svega, trebala bi biti logična znati tačnu lokaciju svakog dokumenta. Moguća rješenja:

Abecedan. Takav sistem je najprikladniji ako većina vaših dokumenata sadrži imena kupca, pacijente ili kupce.
Tema ili kategorije: Većina sustava organizirana je na temama ili kategorijama, savršeno rade s pravom organizacijom, ali snažno zbunjuju dok su netačni.
Broj / hronološki. Takav sistem je najprikladniji za numerirane ili datirane dokumente poput naloga za kupovinu ili recepte.

Slika pod nazivom Uspostavljanje ureda sustava za podnošenje korak 2

2. Koristite viseće mape u datotekama kartica. Suspendirane mape su nemoguće, djeluju kao vlasnici za koverte koje ćete dobiti iz kutija.

Slika pod nazivom Uspostavljanje sistema za podnošenje uredskih koraka Korak 3

3. Boli dokumenti u hrpama po kategorijama. Ako visina snopa prelazi 5 cm, podijelite na podkategoriju. Ako je snop prenizak, kombinirajte ga drugim snopom i preimenovanjem. Imena hrpa trebaju vam omogućiti da lako odredite koji trebate poslati određeni dokument.

Slika pod nazivom Uspostavite uredski sistem za prijavu korak 4

4. Postavite svaki snop u papirna kovertu i dajte jasnu oznaku. Najbolje je koristiti mape sa karticama u centru, a ne u narudžbi za provjeru tako da vaši dokumenti imaju uredniji prikaz.

Slika pod nazivom Uspostavite uredski sistem za prijavu Korak 5

pet. Preklopite koverte u visećim mapama. Za većinu dokumenata bit će prikladne redovne mape ovjesa, ali za debele ili podijeljene u podkategorije, koristite mape s ravnim dnom. Mape možete pronaći u bilo kojem redoslijedu, ali obično koristite abecedni sistem za to.

Slika pod nazivom Uspostavite uredski sistem za prijavu Korak 6

6. Prepoznajte vanbrodske mape s istim imenima kao i koverte. Postavite sve plastične kartice na lijevoj strani mape ako ne koristite vertikalnu datoteku. U potonjem slučaju, kada se mape nalaze s lijeve na desno u otvorenoj ladici, a ne s prednje strane na stražnji zid, stavite kartice s desne strane.

Slika pod nazivom Uspostavite uredski sistem za prijavu korak 7

7. Rezervne mape i koverte trebaju se saviti u blizini datoteka tako da uvijek možete brzo dodati mapu kada imate dokument koji se ne odnosi na postojeće mape. Ne koristite previše debele ili tanke mape. Kada preuređivanje dokumenata ne zaboravite da promijenite imena mapa.

Slika pod nazivom Uspostavite uredski sistem za prijavu Korak 8

osam. Na kraju godine uklonite sve mape, označite nove mape papira s istim kategorijama i stavite ih u ormare. Prođite kroz stare mape za prijenos dijela potrebnih dokumenata u trenutne mape i pošaljite ostatak na arhivu.

Savjeti

Možda želite da označite mape kodiranja boja štampanjem obojenih oznaka na računaru tako da datoteka kartice izgleda efikasnije. Ali kada trebate izmijeniti, na primjer, dodajte jednu mapu, možete se uznemiriti kada ste otkrili da ste završili mape desne boje i morate ručno kopirati mapu ručno. Jednostavno je pouzdanije.

Upozorenja

Nikada ne stvarajte snop pod nazivom "Razno", u suprotnom nikada ne distribuirate ove dokumente po kategorijama.
Organizovanje sistema za pohranu dokumenata, slijedite narudžbu u datoteci. Svakog dana izvršite vrijeme za sortiranje i uklanjanje dokumenata iz vašeg stola. Ne dajte iskušenjem da stavite duboku košaru za dokumente odozgo, u protivnom ćete ga ispuniti i imat ćete skladište neuređenih dokumenata.