Kako arhivirati dokumente: 6 koraka (sa ilustracijama)

Arhiviranje je jedan od načina za pohranu informacija u elektroničkom obliku. Mnoge organizacije svaki dan pretvaraju tekst na papir u digitalni format za povećanje vijek trajanja dokumenata. To je, u kombinaciji sa ogromnom količinom podataka koje danas generira računar, znači da će važnost arhiviranja dokumenata samo rasti. Ako znate kako arhivirajte dokumente, možete osloboditi prostor koji vaš računar procesuje trenutne dokumente produktivnije.

Korake

jedan. Arhiviranje dokumenata za Zip-datoteku. Vrlo pogodan način za važne, ali rijetko korištene datoteke, jer Zip datoteke smanjuju prostor koji zauzima tvrdom disku.

Samo označite datoteke koje želite pretvoriti u zip format.
Desnom tipkom miša kliknite i odaberite "Pošalji".
Šaljete datoteke na" Komprimirani zip mapa".
Provjerite da li su sve datoteke zaista tu, dvaput klikom na zip mapu. Ako je to slučaj, možete izbrisati izvorne datoteke.

Slika pod nazivom Arhiv dokumenti Korak 2

2. Snimite dokumente za zasebne medije. Popularna opcija za digitalnu arhiviranost - vanjske magnetske trake, vanjski čvrsti diskovi ili bljeskalice.

Slika pod nazivom Arhiv dokumenti Korak 3

3. Obavite sigurnosnu kopiju dokumenata na CD-u ili DVD-u ako imate CD ili DVD snimač. Rezervne kopije su još jedan način za arhiviranje, verovatno znate ovu metodu pod različitim imenom - snimanje. Na primjer, Windows koristi "sistem uživo" i "Savladane" formate (bolji za kompatibilnost s drugim uređajima) za kopiranje datoteka na CD ili DVD-u.

Umetnite CD ili DVD za snimanje u pogon ili DVD diktafon za sistem datoteka uživo.

Kada se pojavi dijaloški okvir, kliknite "Pišite datoteke na disk sa podacima".

Unesite ime diska, a zatim kliknite "Next".

Sačekajte dok se ne pojavi prazna mapa diska. To znači da je disk formatiran i spreman za kopiranje datoteka.

Otvorite mapu s dokumentima koje želite arhivirati i prevući datoteke u praznu mapu diska.

Za savladani format umetnite CD ili DVD za snimanje u pogon ili DVD diktafon vašeg računara.

Kada se pojavi dijaloški okvir, kliknite "Snimite datoteke na podatkovni disk".

Unesite ime diska i kliknite "Prikaži opcije formatiranja".

Odaberite "Savladano" i kliknite "Next".

Sačekajte dok se ne pojavi prazna mapa diska. To znači da je disk formatiran i spreman za kopiranje datoteka.

Otvorite mapu s dokumentima koje želite arhivirati i prevući datoteke u praznu mapu diska.

Slika pod nazivom Arhiv dokumenti Korak 4

4. Pošaljite dokumente u vanjsku memoriju.

Pored funkcioniranja kao mjesta za arhivske datoteke, sigurno udaljeno pohranjivanje štiti informacije od nesreće, poput vatre i kvara na tvrdom disku.

Sa ovim brojem kompanija koje nude ovu uslugu, direktno se možete obratiti kompaniji kako biste razjasnili kako rade, a koje su garancije uključene u daljinski arhiviranje dokumenata.

Slika pod nazivom Arhiv dokumenti Korak 5

pet. Koristite softver digitalnog arhiviranja.

Jedna od najpoznatijih metoda za uštedu pojavljivanja dokumenta je stvaranje PDF datoteke. Ponuđeni Adobe, poznat kao Adobe Acrobat, olakšava pretvaranje dokumenata u PDF format iz različitih programa. Postoji i nekoliko besplatnih programa koji mogu stvoriti ove datoteke.

Buduće verzije Adobe softvera bit će kompatibilne s dokumentima ranijih verzija.

Pored toga, čitač dokumenata PDF može se besplatno preuzeti sa web stranice Adobe.

Slika pod nazivom Arhiv dokumenti Korak 6

6. Budite svjesni najnovijih tehnologija u području arhiviranja dokumenata. Kao ono što je danas relevantno može biti zastarjelo sutra. Stoga su problemi mogući prilikom prenošenja arhivskih datoteka u novi sistem.

Savjeti

Direktorij arhivira datoteke tako da vi ili drugi ljudi mogu brzo pronaći potrebne dokumente. Najlakši način je uključiti u naziv datoteke ili mapu, ime i datum. Na primjer, ako arhivirate poslovne izvještaje, možete nazvati mapu "Poslovna datoteka 1. četvrtina 1997". U većim sistemima za razvrstavanje arhiva koriste se metapodaci.
Drugi razlog za arhiviranje datoteka - zakonske zahtjeve koji zahtijevaju za pohranu informacija.

Upozorenja

Postojeća opasnost - rizik od oštećenja datoteke. Obavezno koristite dobro provjereni sustav za sigurnosno kopiranje podataka.
Multimedijski podaci često su povezani sa određenim hardverom ili softverom, kao rezultat toga što možda neće biti dostupne izvan određenih sistema.
Ako se sistem ne dogodi arhivskim dokumentima, to može dovesti do nenamjernog gubitka datoteka, posebno ako su pogrešno uklonjeni.

Sta ti treba

Odvojeni sustav za pohranu ako želite arhivirati dokumente na drugi medij.