Kako organizirati sistem za pohranu dokumenta: 5 koraka

Postoji nekoliko načina za stvaranje datoteke kartice. Izbor ovisi o vašim potrebama i željenom metodom pretraživanja.

Korake

jedan. Razmotrite prednosti abecednog sistema za pohranu. Abecedni sistem funkcionira dobro ako sortirate imena ljudi, autora, filmova i knjiga i t.D. Ako koristite jednostavnu za pretraživanje dokumenata, abecedni sistem će biti za vas možda najprikladnije i jednostavnije za upotrebu.

Slika pod nazivom Rasporedite sistem za prijavu papira korak 2

2. Koristite odvajanje po temi. Ako učite ili radite sa određenim setom predmeta, podjela teme može biti prilično zgodna za traženje informacija. Na primjer, ako učite pravo, vaši dokumenti mogu se podijeliti s objektima: Ustavni zakon, upravni zakon, međunarodno pravo i t.D.

Slika pod nazivom Rasporedite sistem za prijavu papira Korak 3

3. Odvojite predmete po učestalosti upotrebe. Dobro funkcionira sa papirima koje stalno koristite. Ovaj sistem dobro funkcionira u kombinaciji s drugim, na primjer, abecedno. Postavite najčešće korištene informacije kompaktno u mjestu, odakle će se jednostavno i brzo dobiti, na primjer, u prednjem dijelu papirne kutije.

Slika pod nazivom Rasporedite sistem podnošenja papira korak 4

4. Isprobajte numerički sistem. Takav sistem je dobro prilagođen za rad sa brojevima ili datumima. Na primjer, ako radite sa računima, čekovima, događajima, numerički sistem pomoći će vrlo brzo izvlačenje informacija. Kao dio toga, možete napraviti zasebnu podjelu po mjesecima i godinama. Za ljude koji koriste brojeve kao metodu za identifikaciju dokumenta, na primjer, radeći sa medicinskim radovima, pravnim dokumentima, pravosudnim protokolima i t.D. Numerički sustav bit će vrlo praktičan način pretraživanja informacija u datoteci kartice.

Slika pod nazivom Rasporedite sistem za prijavu papira Korak 5

pet. Koristite boje. Takav kreativni pristup bit će koristan za ljude sa dobrom vizuelnom pamćenju. Korištenje koda u boji može pomoći prilikom kreiranja unakrsnih referenci na različite projekte.

Savjeti

Ovi principi su korisni uključujući računarske sisteme za pohranu.
Koristite pokazivače za podatke ne abecedno. Pokazivači moraju biti organizirani po abecednom redu, tako da se podaci mogu brzo pronaći. Pokazivač treba staviti u prednju stranu spremišta dokumenata.
Započnite s poremećajem i sortirajte svoje papire, u procesu papira treba napomenuti za naknadnu kategorizaciju.
Također biste trebali imati zasebno mjesto za dokumente koji ne unose nijednu od dostupnih kategorija.

Sta ti treba

Datoteke kartica
Mape za dokumente
Kutije za skladištenje mapa