Kako sortirati dokumente po abecednom redu

Izrežite u tiskane dokumente - kako na radu i lične namjere - može biti bez puno problema, ako ih pojednostavite abecedno. Takva organizacija dokumenata omogućit će vam i bilo kojoj drugoj osobi da brzo pronađete potrebne informacije i it ćete zaštititi dokumente. Međutim, nije sve tako jednostavno, a u sortiranju dokumenata na abecedi postoji nekoliko suptilnosti koje ćemo vam sada reći i.

Korake

Metoda 1 od 2:

Poredaj po abecedu

jedan. Raširite dokumente na abecedi, na osnovu njihovog imena. Koristite za ovaj takozvani abecedni pokazivač.

2. Stavite dokumente u jednu ili drugu mapu slova na osnovu načina na koji se pismo. Organizirajte dokumente koji započinju s istim slovom, trebate drugo slovo imena. Ako se drugo slovo poklapa - tada na trećem. Ili četvrto. Ili u petom. Ovdje nema odstupanja od ovog algoritma i ne mogu biti, ali to će biti zastupljeno stopostokom - ova vrsta će izbrisati sve bijele mrlje u dokumentaciji.

3. Opišite kako ste sortirali dokumente. Trebaju vam svi da imate pristup dokumentima koje ste naredili, znali ste koji su princip razgrađeni.

4. Stavite dokumente u okvir ili gdje se moraju čuvati bez probijanja. Dodajući nešto novo dokumentima, ne zaboravite na abecedu!

Metoda 2 od 2:

Indeksiranje dokumenata

jedan. Koristite naljepnice sa slovima abecede. Indeksiranje (jednostavno stavljanje - potpisivanje) dokumenti su osnova temelja u narudžbi dokumenata. To je u ovoj fazi da će se dokumenti odlagati na relevantne odjeljke i odjeljke vašeg kataloga. Zapravo, imena pregrade služe za opisivanje njihovog sadržaja, a zatim ime odjeljka postaje ime dokumenta. Organizirajte odjeljke abecede pomoću vijeća u nastavku.

Slika pod nazivom File abecede 6 koraka 6

2. Vlastita imena mogu se indeksirati u sljedećem redoslijedu: Prezimeda se onda ime, a zatim patronim ili drugo ime. Interpunkcijski znak se može zanemariti.

Ako se koriste prefiksi, povežite prefiks sa dijelom imena koji završava i stavi ga na prvo mjesto. Interpunkcijski znakovi nisu potrebni.

Defisa se može zanemariti, a dijelovi imena prije i nakon mesto crtice na prvom mjestu.

Skraćenice i riječi sa jednim rezultatima indeksiraju se kao i. Inicijali se zgužuju u zasebne dijelove.

Položaji i registrovani sufiksi su zadnji lagani, u isto vrijeme je naznačen položaj prvo, a zatim sufiks.

Slika pod nazivom File abecednom koraku 7

3. Dokumenti koji se odnose na organizacije mogu se pojednostaviti imenom tih preduzeća. U ovom se slučaju svaka riječ naziva organizacije smatra zasebnim elementom. Računovodstvo je istim redoslijedom u kojem su riječi prikazane u naslovu.

Skraćenice i riječi sa jednim rezultatima indeksiraju se kao i. Pisma istovremeno trebaju biti razdvojene razmacima i čitati pojedinačne elemente odvojene jedan od drugog.

Interpunkcijski znakovi u to se događaju, riječi prije i nakon interpunkcijskih znakova označene su u prvom elementu.

Brojevi i brojevi bilježe se u formatu abecede i indeksiraju se jer bi bio indeksiran, bilo da su u početku s riječima. Interpunkcijski znakovi opet padaju. Dokumenti čije ime započinje rimskim brojevima, nalaze se ranije nego slično, čije ime započinje arapskim brojevima, dok su brojevi navedeni iz manje na veći. Tek nakon toga možete postaviti dokumente koji počinju počevši sa.

Svi likovi su napisani riječima, svi brojevi izravno povezanih s simbolom trebaju biti navedeni u prvom elementu.

4. Imena vladinih organizacija indeksiraju se ukazuju na prvo mjesto zemlje i regiona nadležnosti određene organizacije. Naziv organizacije navedeno je u sljedećem elementu, a riječi "upravljanje", "Biro", "zastupnik" i slično naznačeno na samom kraju.

Slika pod nazivom File abecednom koraku 9

pet. U slučaju da su imena ista, koristite adresu za katalog dokumenata. Koristite sljedeću narudžbu: Naziv> Regija> Grad> Naziv ulice> Kuća soba.

Savjeti

Uvijek stavite dokumente tamo, ali gdje ste ih uzeli.
Prilikom indeksiranja, važno je prvenstveno slijediti standardna pravila, tek tada - korporativno.
Razviti sistem koji će navesti kada i od koga je dokument primljen.

Upozorenja

Što više ljudi ima pristup katalogu dokumenata, veća će biti nered.