Kako pohraniti dokumente (sa ilustracijama) -

Skladištenje ili arhiviranje, informacije su najvažniji dio u upravljanju preduzećem ili uredom organizacije. Svaka institucija, poput osobe, može biti korisna za razvoj stabilnog kodificiranog sistema za pohranu informacija na računaru ili u ormaru dokumenta. Koristeći strukturirane metode skladištenja, uštedjet ćete svoje vrijeme i mjesto na radnoj površini.

Korake

Metoda 1 od 2:

Skladištenje papirnih dokumenata

jedan. Kupite stol za pohranu dokumenata i datoteka. Trebat će vam skladišni prostor u kojem će se uklopiti svi potrebni dokumenti. Ako ne možete dozvoliti sebi da priuštite najnoviji moderni stol za dokumente, posjetite trgovine privrednom razredom ili koristite nameštaj za jelo bivše.

2. Sistematizovati sistem skladištenja. Trebat ćete stvoriti standardizirani postupak za postavljanje i pohranjivanje dokumenata na koje će svi korisnici slijediti. Upišite upute i objesite ih na istaknuto mjesto kako bi svi mogli pronaći potreban dokument.

3. Stavite datum na sve dokumente koje pohranite. Čim se pojavi novi dokument, morate staviti datum ručno ili žig na istom mjestu. Provedite vrijeme za pisanje datuma na ranijim dokumentima kako bi se sve donijelo u red.

4. Kupite mnogo mapa. Podijelite svoje dokumente za projekte ili projektne potkategorije. Vremenom ćete možda trebati razbiti puno projekata sa velikom količinom informacija.

pet. Čuvajte trenutne i popunjene projekte u različitim odjeljcima. Ako u vašem stolu postoji nekoliko nivoa za pohranu dokumenata, vrh koje možete koristiti za trenutne projekte, a dno - za izvršenu.

6. Koristite boju za klasifikaciju datoteka. Mape se prodaju u različitim bojama. Za svaki projekt radite, kupite drugu mapu u boji. Na primjer, svi financijski dokumenti mogu biti u plavoj mapi, a svi dizajnerski dokumenti mogu biti u ružičastoj mapi.

7. Stavite etikete na mape. Većina uredskih mapa ima plastične naljepnice i mjesta za natpise. Koristite ih da odmah pronađu ono što trebate kada otvorite tablicu za dokumente.

osam. Postavite nove dokumente odozgo. Držite ih u hronološkom redoslijedu kako bi stari bili stražnji. Uštedjet će vam vrijeme kada trebate pronaći dokument.

devet. Pokušajte saviti dokumente po danu nedelje. Ako imate puno dokumenata na papiru, kupite najmanje sedam mapa koje možete koristiti po danima u sedmici. Postavite dokumente koje vam je potrebno za tjedan dana kako biste istaknuli ono što vam treba svaki dan.

Dokumenti koje danas niste obrađeni, stavite u sutrašnju mapu ako vam treba.

10. Ne koristite radnu površinu kao mjesto skladištenja dokumenata. Budući da imate mape sa trenutnim projektima, trebali biste staviti važne dokumente u njih. Izgubite manje papira ako su na pravom mjestu.

jedanaest. Baci nepotrebne dokumente. Jedna od komponenti dobrog sistema za pohranu dokumenata baca se ili brusi nepotrebne dokumente. Dakle, umanjite količinu pohranjene dokumentacije i bit će lakše pronaći druge papire.

12. Ako se kodovi već koriste u vašoj kancelariji, razviti digitalni ili kodirani sistem za pohranu dokumenata. Ovo može biti odličan način za korištenje posebnih informacija za preciznije skladištenje dokumenata.

13. Razmislite o prebacivanju na elektronički sistem za pohranu ako imate nekoliko dokumenata u papiru, ali puno u elektroničkom. Neki dokumenti, na primjer, čekovi, s vremenskim deponama, tako da su ih bolje pohraniti u elektroničkom obliku.

Idite na sljedeću metodu kako biste saznali kako se prebaciti na elektronički sistem za pohranu.

četrnaest. Zadržite sve vrste dokumenata zajedno. Umjesto uklanjanja odvojenih dijelova na diskovima, flash diskovima, mapama i letacima, pohranite sve vrste dokumenata zajedno ako se odnose na jedan projekt ili predmet.

Metoda 2 od 2:

Skladištenje elektroničkih dokumenata

jedan. Prije stvaranja glavne baze podataka vaših dokumenata stvorite sigurnosnu kopiju. Najvažnije u skladištu elektroničkih dokumenata je spremanje svih datoteka ako će se prekršiti tvrdi disk, računar će biti pokrenut ili će se lozinka izgubiti. Kupite prenosivi disk ili sistem za pohranu u oblaku.

Najbolje je stvoriti dva baza podataka za pohranu podataka o sigurnosnim kopijama. Ako na papirima ne koristite dokumente, bolje da imate i lokalnu i daljinu bazu sigurnosnih kopija ako se nešto dogodi u vašoj kancelariji ili računaru.

2. Svakog dana ažurirajte sigurnosni sistem za pohranu za cijeli računar i / ili web stranicu. Oni koji dan učitavaju puno informacija, morate napraviti podatke u sigurnosnu kopiju svakog sata.

3. Kupite skener koji se može povezati sa vašim računarom. Skenirajte svaki novi važan dokument, stvorite elektroničku verziju i stavite ga u elektroničku bazu podataka. Ako trebate sačuvati veliki broj dokumenata u elektroničkom obliku, kupite skener sa automatskim ulagačem dokumenata i programu da biste spremili dokumente za spremanje vremena.

4. Držite lozinku iz elektroničke baze podataka na sigurnom mjestu. Zapamtite da ga sigurnije napiše na list papira i stavite ga u novčanik ili na stol, kako ga pohraniti u računarskom dokumentu. Više šanse da će haker ući u vaše računalo nego u kancelariji.

pet. Odlučite želite li koristiti softver ili ne. Ako želite direktno upravljati svim datotekama, jednostavno biste trebali kreirati i pojednostaviti mape i podmape na tvrdom disku računara. Ako želite koristiti unaprijed određeni sistem upravljanja dokumentima, kupite program za skeniranje i organizovanje dokumenata sa optičkim prepoznavanjem simbola.

Značajka optičkog prepoznavanja znakova je mogućnost pronalaženja kreiranih dokumenata. Računar može čitati dokumente kada unesete pojmove za pretraživanje u programu.

Sistemi sa optičkim prepoznavanjem znakova omogućit će vam traženje dokumenata koji koriste riječi koje mogu biti u njima, poput naziva trgovine ili titlova.

6. Stvorite standardni sistem imena dokumenta. Svaki se dokument naziva na isti način, uključujući subjekt, datum i druge važne informacije. Na primjer, ček treba označiti na čeku, datum i kupljeni proizvod.

7. Organizirajte svoje mape i podmape. Ako koristite mape za pohranu podataka umjesto sistema upravljanja dokumentima, trebat ćete ih podijeliti sa datumima, subjektima ili projektima. Kreirajte novu potklasu mapa za pojednostavljivanje onih u kojima previše dokumenata.

osam. Ne tražite iskušenje za spremanje datoteka na radnoj površini. Čim preuzmete dokumente, imenujte ih prema pravilima imena i odmah ih postavite na pravo mjesto kako biste ih lakše pronašli.

devet. Naučite i koristite programe koji su prikladni za vaš operativni sistem. Na Apple računarima, često korištene datoteke označene su različitim bojama. I u Appleu i u Windows-u su često spremljene sigurnosne kopije i povijest pretraživanja.

Sta ti treba

Tabela za pohranu dokumenata
Mape različitih boja
Etikete
Upute za razvrstavanje dokumenata (na papiru ili elektroničkom obliku)
Prijenosni disk pogon
Skener