Kako organizovati uredske datoteke: 7 koraka

Organizacija uredskih datoteka može biti težak zadatak, posebno ako imate veliki broj datoteka i dokumenata. Ali ne bi trebao biti bolan proces. Perspektivno planiranje i odlučivanje na datotečnom sustavu može vam pomoći da organizujete svoje datoteke da biste ispunili poslovne potrebe i osigurali da efikasnije tražite važne dokumente efikasnije. Evo nekih koraka koji će vam pomoći da započnete organizirati uredske datoteke.

Korake

Dio 1 od 3:

Označite vrijeme za sortiranje

jedan. Označite dovoljno vremena da organizujete svoje datoteke tako da ne morate početi i zaustaviti nekoliko puta. Obavezno imate dovoljno mapa i prečaca za kreiranje novih datoteka prije nego što započnete.

Dio 2 od 3:

Poredajte dokumente i datoteke

jedan. Podijelite masu dokumenata i datoteka koje želite organizirati, manji, upravljivi paketi.

Dođite na svaki paket pojedinačno i izbacite ili pregledajte sve dokumente i datoteke od kojih se mogu riješiti skraćivanja prostora datoteke i minimiziranje nereda.
Podijelite dokumente i datoteke koje želite uštedjeti, 2 različite hrpe: 1 - za datoteke, kako se nositi sa narednim mjesecima i 1 - za datoteke koje se mogu arhivirati i ne trebaju pristup u bliskoj budućnosti.

Slika pod nazivom Organizujte uredske datoteke Korak 3

2. Pohranite mape po abecednom redu ako imate klijentske datoteke. Na primjer, ako je svaka mapa osoba ili ime kompanije, tada možete razmotriti mogućnost sistematizacije po abecednom redu po imenima ljudi. Ako je tako, provjerite je li svaka kartica datoteke označena jasno prezimenom osobe, a zatim ime. Pohranite mape abecedno i zatim označite kutije datoteke kartice tako da znate koja kutija sadrži prezimena na kojoj pismu.

Slika pod nazivom Organizujte uredske datoteke Korak 4

3. Čuvajte informacije po kategorijama ako imate datoteke za različite dijelove vašeg poslovanja. Možete imati neke datoteke za račune, održavanje ili ugovore, u ovom slučaju, morate ih organizirati u različitim kategorijama za sistematizaciju. Clear označava svaku datoteku sa svojom ispravnom kategorijom i stavite sve relevantne dokumente unutra. Možda ćete morati stvoriti podkategoriju, pa koristite lažnu mapu za pohranu za označavanje mapa kategorije i datoteka za podkategorije.

Kreirajte datoteku za dokumente sa kojima trebate baviti hitnošću kako biste znali gdje brzo pronaći važne dokumente.

Postavite datoteke u ormar tako da su privremene datoteke ispred arhiviranih datoteka - straga. Dakle, datoteke sa kojima imate delegal često bit će na direktnom dosegu.

Dio 3 od 3:

Stvaranje mesečnih datoteka

jedan. Pored korištenja gore navedenih metoda, dodajte skup mapa označenih po mjesecima (i godinama ----). Kad to nemate vremena da to učinite odmah, barem stavite svoje dokumente u mjesečnu datoteku tako da možete raditi s informacijama koje su podnesene hronološkom redoslijedom. Takođe garantuje da ćete imati savjete odakle početi gledati kada vam nešto treba.

Mjesečne datoteke su takođe dobro mjesto za pohranu dokumenata koji zapravo nisu u skladu s drugim kategorijama.

2. Na kraju godine pogledajte šta ostaje u mjesečnim mapama, a možete pronaći pravilnost - i novu grupu datoteka (naziv kategorije), što je pogodno u vašem sustavu. Napravite datoteku za nju u novoj godini.

3. Crnerirajte ostale informacije mesečno. Čuvati u jednoj datoteci zvani Ostalo (Godina ----).

Savjeti

Nakon što je organizovao svoje uredske datoteke, ostanite organizirani. Biti dosljedan pri radu sa sistemom upravljanja datotekama i stavite sve tamo gdje mora biti.
Izbacite, preradite ili pregledajte krohdokumente koje ne trebate izbjegavati konfuziju u novom sistemu upravljanja datotekama.

Sta ti treba

Kabinet za datoteke
Suspendirane datoteke
Mape
Etikete (etikete)
Markeri