Kako organizovati elektronički sistem upravljanja dokumentima

Papirni dokumenti se pohranjuju u mapama i ormarima, a digitalne datoteke, uključujući fotografije i dokumente, mogu se kontrolirati pomoću elektronskog sistema upravljanja dokumentima.

Korake

Metoda 1 od 2:

U operativnom sistemu Windows-a

jedan. Odaberite koje datoteke trebaju biti organizirane. Da biste odabrali više datoteka u prozoru Explorer, kliknite prvo što vam treba, držite ⇧ Pomaknite i kliknite na najnoviju datoteku.

Slika pod nazivom Organizirajte elektronički sistem za arhiviranje korak 2

2. Odaberite mapu u kojoj će se pohraniti glavna mapa. Postoje mape stvorene prema zadanim postavkama u Windows-u, na primjer, "Moji dokumenti", "Moje slike" i "Moja muzika", ali možete odabrati bilo koju drugu mapu.

Slika pod nazivom Organizirajte elektronički sistem za arhiviranje Korak 3

3. Kreirajte osnovnu mapu. Sačuvat će podmape sa dokumentima.

U prozoru Dirigel desnom tipkom miša kliknite gdje će se stvoriti nova mapa;

Kliknite "Kreiraj";

Kliknite na "Mapu". Izrađena mapa prema zadanim postavkama nazivat će se "Nova mapa";

Unesite ime mape;

kliknuti ↵ Unesite.

Slika pod nazivom Organizirajte elektronički sistem za arhiviranje korak 4

4. Stvorite podmape u glavnoj mapi. Dvaput kliknite na ime glavne mape da biste je otvorili. Sada stvorite podmape (uradite to baš kao što ste stvorili glavnu mapu).

Slika pod nazivom Organizirajte elektronički sistem za arhiviranje Korak 5

pet. Kopirajte datoteke u stvorene mape. Otvorite dva Windows Dirigel, stavite ih pored drugog, a zatim prevucite datoteke u stvorene mape.

Slika pod nazivom Organizirajte elektronički sistem za arhiviranje Korak 6

6. Stvorite sigurnosne kopije datoteka. Upotrijebite funkciju "Arhiviranje i oporavak" za redovito kopiranje datoteka na vanjski čvrsti disk ili skladištenje u oblaku. Ako tvrdi disk računara ne uspije, koristite sigurnosnu kopiju da biste vratili datoteke na novi tvrdi disk.

Kliknite "Start";

U traci za pretragu unesite "Arhiviranje";

Kliknite "Arhiviranje i vraćanje";

Kliknite "Konfigurirajte sigurnosnu kopiju" i slijedite upute na ekranu.

Metoda 2 od 2:

U Mac OS X

jedan. Odaberite koje datoteke trebaju biti organizirane. Da biste odabrali više datoteka u prozoru Finder, kliknite prvo što trebate, zadržite ⇧ Pomaknite i kliknite na najnoviju datoteku.

Kliknite Control, kliknite na jednu od datoteka, a zatim kliknite "Nova mapa odabrana";
Unesite ime nove mape;
kliknuti ⏎ Povratak.

Slika pod nazivom Organizirajte elektronički sistem za arhiviranje Korak 8

2. Stvorite podmape u glavnoj mapi. Da biste otvorili glavnu mapu, pritisnite i zadržite ⌘ Naredba, a zatim dvaput kliknite na glavnu mapu. Sada stvorite podmape (uradite to baš kao što ste stvorili glavnu mapu).

Slika pod nazivom Organizirajte elektronički sistem za arhiviranje korak 9

3. Stvorite sigurnosne kopije datoteka. Upotreba vremenske mašine, kopirajte datoteke na vanjski tvrdi disk, u uređaju za kapsulu ili na MACOS poslužitelju na mreži. Ako tvrdi disk računara ne uspije, koristite sigurnosnu kopiju da biste vratili datoteke na novi tvrdi disk.

U meniju Nime mašine kliknite "Podešavanja";

Kliknite "Odaberite Rezervni disk";

Odaberite gdje želite kopirati sigurnosne kopije datoteka. Može biti vanjski uređaj za tvrdi disk ili vremenski kapsula. Odaberite Mediji i kliknite "Koristi";

Ako želite kopirati sigurnosnu kopiju na nekoliko uređaja, odaberite "Dodaj ili izbrisati sigurnosnu kopiju", a zatim dodajte još jedan uređaj za sigurnosno kopiranje. To će povećati sigurnost datoteka.

Savjeti

U imenima datoteka možete dodati datume svog stvaranja kako biste lakše pronašli datoteke. Kada preimenujete datoteke, dodajte datum u CC formatu.Mm.Yyyg, na primjer, 29.09.2018 ili pojednostavljeno 290918.
Da biste pojednostavili datoteke po imenu u prozoru Windows Explorer, kliknite zaglavlje "Name".
Kada spojite vanjski čvrsti disk na računar, sustav će vas pitati želite li koristiti rezervni disk - u ovom slučaju odaberite sigurnosnu kopiju i oporavak (u Windows) ili "Time Machine" (u Mac OS-u X).