Kako besprijekorno sistematizirati informacije na računaru

Iz ovog člana naučit ćete kako organizirati datoteke na računaru pomoću sistema mape.

Korake

Dio 1 od 3:

Obuka

jedan. Sjetite se terminologije. Prije nego što počnete kreirati sistem mape, sjetite se sljedećih uvjeti:

Dosije - poseban element, kao što su slika ili dokument.
Folder - kontejner u kojim se pohranjuju datoteke ili druge mape.
Podpaque - mapa unutar mape.

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem podnositelja prijave na vašem računaru 2. korak

2. Odredite koje datoteke trebaju biti organizovane. Računari imaju ugrađene menadžere datoteka (Windows i Finder Dirigent u Mac OS X), koji distribuiraju datoteke iz različitih mapa, tako da vaš sistem mape mora biti namijenjen često korištenim datotekama za pohranu odvojeno od ostalih datoteka i za privremene resurse Bilo koji projekat.

Ako prenosite sve datoteke iz sustava direktorija na vaš mapa, računar ili određeni programi prestat će ispravno funkcionirati.

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem za prijavu na vašem računaru Korak 3

3. Odaberite lokaciju vašeg sistema mape. Preporučujemo kreiranje sistema mape na radnoj površini (a ne u drugoj mapi) da biste pojednostavili i ubrzali pristup datotekama.

Ako odlučite kreirati svoj sistem mape u drugoj mapi (na primjer, u mapi "Dokumenti" imajte na umu da ćete morati otvoriti ovu mapu kad god vam trebaju datoteke.

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem za prijavu na vašem računaru 4

4. Ne koristite sistem mape za instaliranje programa. U Windows-u prilikom instaliranja programa možete odabrati odredišnu mapu. Ako ne instalirate prijenosni program (na primjer, program koji možete pokrenuti iz bilo koje kompjuterske mape ili iz bljeskalice), nemojte mijenjati odredišnu mapu koja se prikazuje u prozoru programa Installer.

Ako program postavite u pogrešnu mapu, program može raditi sa neuspjehom (ili uopšte ne rade).

Na MAC računarima prilikom instaliranja programa odaberite odredišnu mapu.

Dio 2 od 3:

Izrada mape sistema

jedan. Zapamtite kako stvoriti mape na računaru. Da biste stvorili novu praznu mapu i dodijelite bilo koje ime:

Windows - Desnom tipkom miša kliknite prazan prostor, odaberite "Kreiraj"> "Mapu" u meniju unesite naziv mape i kliknite ↵ Unesite.
Mac - Idite u mapu u kojoj želite kreirati novu mapu, kliknite na "Datoteka"> Nova mapa unesite naziv mape i kliknite ↵ Unesite.

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem podnositelja prijave na vašem računaru Korak 6

2. Navezine mape Odgovarajuća imena. Ne koristite kraticu ili sleng riječi, bolje je dodijeliti imena koja karakterišu sadržaj mapa.

Na primjer, mapa s dokumentima je bolja za pozivanje "dokumenata", a ne "docks".

Preporučujemo mape poziva kao da ste stvorili sistem mape za drugu osobu, odnosno njihova imena koja će se razumjeti bez ikakvog dekodiranja.

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem podnositelja prijave na vašem računaru korak 7

3. Idite u mapu u kojoj želite kreirati svoj sistem mape. Ako na radnoj površini kreirate svoj sistem mape, idite na njega.

U sustavu Windows nemoguće je stvoriti sistem mape u prozoru "Računar" ili "Computer".

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem podnošenja prijave na vašem računaru 8 koraka

4. Kreirajte osnovnu mapu. Ovo je mapa u kojoj će se pohraniti mape vašeg sustava mape, tako da ga nazovete "Sistem mape" ili "Moj sistem mape".

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem podnositelja prijave na vašem računaru Korak 9

pet. Otvorite osnovnu mapu. Da biste to učinili, dvaput kliknite na njega.

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem podnositelja prijave na vašem računaru 10 koraka

6. Kreirajte "privremenu" mapu. U ovoj će mapi biti datoteka, čiji period skladištenja ne prelazi nekoliko dana (na primjer, datoteke za projekt na kojem radite).

Privremena mapa mora biti izravno u baznoj mapi za omogućavanje jednostavnog pristupa.

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem za prijavu na vašem računaru korak 11

7. Kreirajte mapu za svaku kategoriju datoteke koju želite organizovati. Razmislite o mapama kategorija kao kutije za ormare. Ovaj korak ovisi o vašim potrebama, ali preporučujemo kreiranje nekih ili svih sljedećih mapa:

"Dokumenti"

"Muzika"

"Photo"

"Video"

"Rad"

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sustav za prijavu na vašem računaru Korak 12

osam. Stvorite podmape u mapama kategorije. Otvorite mapu Kategorija, a zatim unutra kreirajte mapu koja služi kao mapa podkategorije. Dakle, možete organizirati datoteke više uredno.

Na primjer, ako se mapa kategorije naziva "dokumenti", možete stvoriti tri podmape: "Word dokumente", "PDF dokumenti" i "tablice".

Ovaj se proces može primijeniti na podmape: otvorite podmapu, a zatim stvorite mapu unutar njega.

Razmislite o podmapi kao kovertama u kutijama u kabinetu (gdje je mapa kategorije ladica).

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem za prijavu na vašem računaru Korak 13

devet. Pomaknite datoteke u svoj sistem mape. Sada kada ste kreirali sistem mape, premještanje dokumenata, slika, muzike, video zapisa i tako dalje u odgovarajuće mape. Da biste to učinili, jednostavno prevucite datoteke u željene mape.

Na Windows računaru odaberite željene datoteke, kliknite Ctrl+X, Da biste ih kopirali i izbrisali iz trenutne mape, a zatim idite u odgovarajuću mapu i kliknite Ctrl+V, Da biste umetnuli datoteke.

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem podnositelja prijave na vašem računaru korak 14

Kreirajte skrivenu mapu (Ako je potrebno). Ako imate povjerljive datoteke, prenesite ih u skrivenu mapu, a zatim isključite gledanje skrivenih mapa na računaru. U ovom slučaju, autsajderi neće dobiti pristup vašim povjerljivim informacijama.

Imajte na umu da neki programi indeksiranja prikazuju skrivene mape.

Dio 3 od 3:

Održavanje sistema mape

jedan. Napravite sigurnosne kopije kopija vašeg mape. U ovom slučaju, izgubljene ili izbrisane datoteke mogu se obnoviti. Da biste kreirali sigurnosnu kopiju sistema vašeg mape, odaberite je, kliknite Ctrl+C (Windows) ili ⌘ Naredba+C (MAC) Za kopiranje, otvorite vanjski tvrdi disk ili bljeskalicu, a zatim kliknite Ctrl+V (Windows) ili ⌘ Naredba+V (MAC) za umetanje sistema mape. Sada u ime osnovne mape sistema dodajte datumu sigurnosne kopije.

Također, sistem mape može se preuzeti na pohranu u oblaku, poput Google Disc-a, ICLOud pogona, OneDrive ili Dropbox.
Držite sigurnosne kopije sistema mape najmanje godinu dana. U ovom slučaju možete vratiti potrebne datoteke ako ih slučajno izbrišete ili hack računara.

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem za prijavu na vašem računaru 16 koraka

2. Pridržavati se određenih pravila. Vaš će sistem mape pomoći organizirati datoteke, ali da biste maksimalno iskoristili svoj sistem, slijedite pravila kada uživate u njemu. Evo nekoliko dobrih pravila:

Nikada ne čuvajte pojedinačne datoteke u mapi koja sadrži podmape.

Očistite mapu "Privremeni" barem jednom sedmično.

Ne brišite dokumente, primitke ili druge potrebne datoteke, čak ni ako mislite da više neće trebati.

Ne čuvajte beskorisne datoteke.

Stvorite sigurnosnu kopiju sistema mape jednom sedmično.

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem za prijavu na vašem računaru korak 17

3. Izbrišite nepotrebne datoteke iz vašeg sistema mape. S vremenom se nekim datotekama pretvaraju ili pretvaraju u nepotrebno. Takve datoteke bolje brišu nego za pohranu "samo u slučaju".

Preporučujemo uklanjanje nepotrebnih datoteka nakon kreiranja sigurnosne kopije vašeg sistema mape.

Ako izbrišete datoteke iz sistema mape da biste izbrisali datoteke koje su u sigurnosnoj kopiji sistema mapa, izbrisane datoteke mogu se obnoviti ako je potrebno (pod uslovom da sama mapa ostaje isti).

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem za prijavu na vašem računaru Korak 18

4. Kopirajte, preuzmite ili otvorite nove datoteke direktno u sistemu mape. Kada kreirate dokument ili preuzmete datoteku, imate priliku da odaberete željenu mapu. Ako to ne učinite, na računaru će se koristiti neka mapa. Stoga preporučujemo da kliknete "Spremi" ili "Review", a zatim idite u željenu mapu u sistemu mape.

Da biste otvorili otvoreni dokument u određenoj mapi u programu (na primjer u Wordu), kliknite "Spremi kao preuzet datoteku u određenu mapu, u prozoru preglednika kliknite" Pregled ".

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sistem podnositelja prijave na vašem računaru korak 19

pet. Preimenovanje datoteka za smanjenje vizualnog nereda. Prema zadanim postavkama većina preuzetih datoteka nema ništa značajno imena. Stoga je bolje preimenovati takve datoteke pomoću svog sistema za dodjelu imena - tako da u vašem sustavu mape smanjite vizualni nered:

Windows - Desnom tipkom miša kliknite datoteku, u meniju odaberite "Preimenuj", unesite novo ime i kliknite ↵ Unesite.

Mac - Kliknite na datoteku, pritisnite tipku ⏎ Povratak, unesite novo ime i kliknite ⏎ Povratak.

Slika pod nazivom Kreirajte besprijekoran sustav za arhiviranje na vašem računaru korak 20

6. Naučite koristiti i održavati rad vašeg sistema mape. Za to su potrebne prakse i redoslijed radnji. Ako koristite svoj sistem mape svaki dan, saznajte kako pretražiti i raditi sa datotekama koje su pohranjene u sistemu, a vi ćete ga redovito očistiti, brzo organizirate datoteke na računaru.