Kako napisati poslovno pismo -

Trebate pisati poslovno pismo profesionalno i efikasno? Većina poslovnih pisama odgovara utvrđenoj i jednostavnom za učenje formata koji se može lako prilagoditi bilo kojoj vrsti sadržaja. Poslovno pismo uvijek treba sadržavati sastanak, informacije o pošiljatelju i primatelju i nekoliko tekstualnih stavki. Iskoristite sljedeći priručnik za pisanje poslovnog pisma (prilagodite ga ako je potrebno da bi pismo odgovaralo standardima usvojenim u vašoj kompaniji).

Korake

Metoda 1 od 4:

Početak pisanja

jedan. Izvršite samouvjereno znanje o ispravnom obliku slova. Bez obzira na sadržaj vašeg pisma, morate se pridržavati nekoliko poslovnih standarda koji definira izgled slova. Poslovna pisma moraju biti postignuta korištenjem uobičajenih fontova, poput arialnog ili puta New Roman. Iskoristite prednosti blokade teksta (u odlomima) - odnosno započnite novi odlomak iz dvostrukog pritiska na tipku "ulaz" (ENTER), odnosno bez primjene odlomaka.

Ako ispisate slovo na pisaču, a zatim razmislite o prilikama za ispis na markiranom obliku. Logotip i kontakt informacije vaše kompanije dat će vaše pismo čvrstim prikazom.
E-poslovna pisma također se moraju upisati koristeći uobičajene fontove. Pri pisanju poslovnog pisma ne biste trebali koristiti takve fontove koji imitiraju rukopis rukopisa, kao i druge boje, pored crno-bijelog.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo korak 2

2. Uključite podatke o vašoj kompaniji. Navedite ime svoje kompanije i njegovu adresu, a svaki dio adrese trebao bi početi s novom linijom. Ako radite sami ili ste neovisni izvođač, tada umjesto naziva kompanije (ili iznad njega), navedite svoje ime.

Ako je vaša kompanija požela brend praznine, možete ih koristiti umjesto svog imena i adrese kompanije.

Ako sami pozovete adresu, a zatim ga stavite na vrh stranice i poravnajte se na desnoj ili lijevoj ivici (ovisno o preferencijama u vašoj kompaniji).

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo Korak 3

3. Navedite datum. Profesionalci u potpunosti označavaju datum. Na primjer, pišite bilo "1. aprila 2012", ili "1. aprila 2012". Datum treba izravnati na lijevoj ivici i nalazi se više linija ispod adrese pošiljatelja.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo Korak 4

4. Navedite kontaktne podatke primatelja. Napišite puno ime primaoca, naslova (ako je prihvatljivo), ime kompanije i adresu da li bi se ove informacije trebale biti smještene u ovom nalogu i svaki dio treba započeti s novom linijom. Ako je potrebno, navedite identifikacijski broj. Podaci o kontaktima primatelja trebaju biti smještene nekoliko linija ispod datuma (poravnavanje na lijevu ivicu).

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo Korak 5

pet. Odlučite se s izborom pozdrava. Pozdrav je važan pokazatelj poštovanja i kakav pozdrav koristite, želite li znati osobu koja piše (i koliko dobro to znate), kao i formalni nivo vašeg odnosa. Obratite pažnju na sljedeće opcije:

Pišite "zainteresovane strane", samo U slučaju da ne znate ko tačno pišete.

Ako primatelja ne znate dovoljno dobro, onda su opcije "Draga / poštovana" - su sigurni izbor.

Na primjer, možete navesti i naslov / položaj primatelja i prezimena, na primjer "Dragi dr Ivanov".

Ako primatelja dovoljno dobro poznajete, a oboje uživate u neformalnoj komunikaciji, tada možete navesti samo (prvo) ime primatelja, na primjer "Draga Anna".

Ako ne znate polovinu primatelja, samo unesite ime i inicijale, na primjer "Guk K.Sa."

Ne zaboravite staviti zarez nakon pozdrava ili debelog creva nakon reči "oni koji se mogu ticati".

Metoda 2 od 4:

Sadržajna slova

jedan. Pokupi pravi ton. Kako kažu, vrijeme je novac, pa većina poslovnih ljudi ne želi gubiti vrijeme. Shodno tome, ton vašeg pisma treba biti kratak i profesionalan. Vaše pismo mora biti brzo pročitano, pa odmah pređite na suštinu slučaja, ostavljajući kratke komentare u prvom stavku. Na primjer, uvijek možete započeti riječima "Pišem te o tome ...", a zatim nastavite razvijati temu.

Ne učitajte slovo šarenim prijelazima, glasnim riječima ili dugim, namotavajućim ponudama - vaš zadatak je da se poruka tako brzo i jasno prenese, jer je to moguće.
Da biste smanjili tekst, morate izbjegavati pasivne zaloge, pokušajte i ne navesti suštinu previše tendenciozna.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo korak 7

2. Pišite jasno i sažete. Primalac mora da shvati tačno ono što pokušavate prenijeti na njega. Primalac će brzo odgovoriti na sadržaj pisma samo ako je značenje pisma jasno za to kristalno. Konkretno, ako kao rezultat čitanja pisma očekujete neku vrstu rezultata ili akcije primatelja, definitivno ukazuju na slovo onoga što želite. Objasnite svoj stav tako kratki mogući.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo korak 8

3. Ako je potrebno, budite razgovorniji. Pisma pišu ljudi i za ljude. Ako je moguće, izbjegavajte formalnosti - nećete moći izgraditi dobre odnose uz pomoć bezlične, ponavljajuće i slova. Međutim, trebalo bi ih prebaciti s govornog jezika ili slenga: takve riječi poput "ti znaš", "mislim" ili "Željan". Držite se poslovnog tona, ali budite ljubazni i korisni.

Ako dobro poznajete primatelja, bilo bi divno ako dodate nekoliko prijateljskih reda s dobrim željama.

Dobro mislite prije nego što pređete u lični odnos. Ponekad se poslovni odnos zaista vrijedi razrijediti s malom količinom humora, ponekad je bolje napraviti izbor u korist opreza umjesto šale.

Najvjerovatnije, svrha vašeg pisma je uvjeriti primatelja da nešto učini: promijenite mišljenje, ispravite problem, pošaljite novac ili poduzmite mjere. Predstavite suštinu vašeg slučaja.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo korak 9

4. Biti ljubazan. Čak i ako se žalite sa žalbom ili pišite s anksioznošću o neku vrstu problema - i dalje možete biti pristojni. Stavite se u položaj primatelja i ponudite da sve bude moguće za njegov dio (u razumnom) kako bi se u oči pogledale kao ljubaznu i korisne.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo korak 10

pet. Sumirati. U posljednjem paragrafu potrebno je sažeti vašu viziju i jasno identificirati ili zakazani tok djelovanja ili odrediti šta očekujete od primatelja. Imajte na umu da primalac može kontaktirati vas pitanjima ili za pomoć u rješavanju problema, kao i hvala na pažnji na njegovo / njeno pismo ili problem.

Metoda 3 od 4:

Krajnje pismo

jedan. Ispravno dovršite pismo. Završetak, kao i pozdrav, važan je pokazatelj poštovanja i stupnja formalnosti u odnosima. "Iskreno" - Po pravilu može biti i sigurna opcija"iskreno", "sve najbolje" i "S poštovanjem". Malo manje formalno, ali još uvijek profesionalni završeci: "sve najbolje", "sve najbolje", "Srdačan pozdrav", i "hvala". Stavite zarez nakon ovih riječi.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo Korak 12

2. Pretplatite se pismo. Ostavite oko četiri prazne linije za vaš potpis. Prijavite se pismo nakon što ga ispišete ili ako ga pošaljete e-poštom, a zatim skenirajte sliku svog potpisa i pričvrstite ga u ovaj dio slova. Poželjno je koristiti plavu ili crnu tintu za ovo.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo korak 13

3. Navedite svoje ime i kontakt podatke. Pod potpisom morate birati svoje ime, telefonski broj, adresu e-pošte i bilo koje druge relevantne kontakt podatke. Postavite svaki odvojeni dio kontakt podataka na zasebnu liniju.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo korak 14

4. Dodajte ako je potrebno "ulaganja". Ako ste primatelja uložili dodatne dokumente na razmatranje, a zatim provjerite je s nekoliko nizova ispod kontaktnih podataka, navodeći broj i vrstu naknadnih dokumenata, na primjer "Ulaganja (2): Sažetak, brošura".

Metoda 4 od 4:

Završetak slova

jedan. Uredite pismo. Izgled pisma je ključni element profesionalizma. Uredite pismo (obraćanje pažnje na prisustvo grešaka), tako da primalac može lako vidjeti u vama sposobna i odgovorna osoba. Pokrenite automatsku provjeru pravopisa u uređivaču teksta, međutim, dodatno ćete detaljno pročitati pismo prije otpreme.

Postavite sebi pitanje: je li pismo jasno i kratko? Postoje li odlomci duži od 3-4 rečenice? Ako postoje, razmislite o uklanjanju nepotrebnih izjava.
Ako je slovo izuzetno važno, možda želite dati prijatelju ili kolegi da ga pročitaju. Ponekad drugi par očiju može pomoći u prepoznavanju grešaka ili sramotne formulacije koje možda ne primijetite.

Slika pod nazivom Napišite poslovni slot korak 16

2. Poslati pismo. Pošaljite e-poštu ili ako pošaljete pismo normalnom poštom, koristite kovertu za poslovnu prepisku. (Ako je moguće, a zatim koristite kovertu sa logotipom kompanije štampan na njemu.) Pažljivo ispis obrnute adrese i adresu primatelja. Preklopite slovo na tri dijela, tako da bi primalac prvo pretvorio gornji dio, a zatim dno. Obavezno priložite dovoljnu količinu markica i pošaljite pismo.

Ako smatrate da niste baš dobar i lijepi rukopis, a to ne odgovara vašoj profesionalnoj osobi, a zatim upišite adresu u uređivač teksta i ispišite ga na koverti pomoću pisača.

Savjeti

Da biste potpisali pismo, samo trebate koristiti visokokvalitetnu ručku.
Odgovorite na prepisku brzo. Ako ne možete napisati puni odgovor za manje od tjedan dana, javite mi dopisnik, ukazujući kad on ili ona mogu očekivati od vas potpunog odgovora.
Stresne pozitivne aspekte. Govorite o onome što možete učiniti nije u tome što ne možete. Na primjer, ako proizvod nije dostupan, nemojte reći klijentu da ne možete ispuniti narudžbu, reći mu da je proizvod vrlo popularan, a vi ste ga već prodali. Zatim odredite kada možete izvršiti narudžbu.
Ako napišete surround i složeno pismo, onda razmislite o izradi preliminarnog plana.

Napravite listu tema koje želite navesti. Ne brinite o redoslijedu sljedećeg.
Odaberite popis ključnih riječi, primjera, argumenata i činjenica za svaku temu.
Procijenite svaku temu svog plana za relevantnu poštivanje vašeg cilja i publike.
Izbrišite sve što se ne odnosi na slučaj.
Poredajte informacije u najprikladnijim primatelju.

Upozorenja

Nemojte biti previše uporni i vrlo jaki u izrazima - zapamtite da uz pomoć poslovnih pisama pokušavate poboljšati ili započeti profesionalnu vezu.
Ne laskajte previše. Iskreni kompliment je prilično prihvatljiv, međutim, veliki iznos leta ukazuje na to da se oslanjate na poslovne odnose u laskanju, a ne za vašu kompetenciju.