Kako napisati poslovno pismo svojim kupcima: 10 koraka

Ako imate vlastiti posao, vjerovatno ćete morati pisati poslovna pisma našim kupcima. Ciljevi mogu biti različiti: upozorenje novih događaja ili uvjeti, odgovori na pritužbe kupaca kompanije kompanije. Bez obzira na uzrok pisma, važno je uvijek držati profesionalni ton i poslovni stil.

Korake

Dio 1 od 2:

Format poslovnog pisma

jedan. Koristite profesionalni šešir za pismo. Poslovno pismo predstavlja vašu kompaniju. S tim u vezi, slovo mora imati odgovarajući prikaz. Takođe ne zaboravite koristiti logotip kompanije ili marku.

Možete kreirati poklopac slova koristeći gotove predloške u boji Microsoft Word. Koristite pravi logotip ili brend kompanije.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo kupcima korak 2

2. Otvorite uređivač teksta. Sva poslovna pisma kompanije uvijek trebaju biti ispisana na računaru.

Kreirajte novi dokument i postavite polja od 2,54 centimetara.

Koristite font sa Serifsom poput Times New Roman, Georgia ili Arial. Dakle, veličina fonta treba biti više od 12, ali ne manja od 10. Veličina tipa ili fonta ne bi trebala biti loša da bi utjecala na čitljivost.

Koristite pojedinačni interval.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo kupcima Korak 3

3. Podesite oblik bloka. Blok obrazac - najčešći format poslovnih pisama. Takođe, takođe je lakše konfigurirati i slijediti. Svaka je stavka poravnana na lijevu ivicu i odvojen je jednim intervalom. Pored vrha stranice, sljedeće stavke trebaju uključivati:

Današnji datum ili datum slanja pisama. Ne zaboravite navesti datum, jer se koristi za uzemljenje u obzir pošiljatelja i primatelja, kao i u pravne svrhe. Navedite tačan datum.

Adresa pošiljatelja. Ovo je vaša adresa u standardnom formatu. Ako je vaša adresa već navedena u zaglavlju slova, onda se ovaj korak može preskočiti.

Odlazna adresa. Navedite ime i adresu primatelja slova. Žalbu "gospodin" ili "madam" možete koristiti Apel "gospodin" ili "Madam". Dakle, ako je Nina Serov primalac, onda možete pisati kao "gospođa Nina Serov" i "Nina Serov".

Pozdrav. Možete pisati "Drage gospođu Serov" ili "Dragi Nina Serov". Ako niste sigurni ko je pročitao pismo, napišite "dragi lorda". Postoji još jedna opcija "za pažnju svih zainteresiranih strana", ali treba ga ostaviti za ekstremni slučaj ako primalac nije poznat.

Osnovni dio slova. Ovaj dio će se detaljnije pregledati u sljedećem odjeljku.

Završni dio i potpis. Napišite: "Pozdravi", - ili: "Najbolje želje".

2. dio 2:

Kako napisati poslovno pismo

jedan. Odrediti ciljnu publiku. Ton pisma mora uvijek ostati profesionalan, bez obzira na publiku, ali izbor riječi i jezika znači ovisi o primatelju pisma. Ako je pismo namijenjeno osobnom odjelu za drugo preduzeće, trebalo bi koristiti više službenog jezika. Kada kontaktirate određenog klijenta, možete pribjeći neformalnom i jednostavnom jeziku.

To će vam omogućiti i da izbjegnete nesporazume. Ne koristite izraze koji su nerazumljivi čitatelju. Na primjer, kupci ne mogu znati skraćenice koje se koriste za svemirski program u vašoj kompaniji, tako da ih ne koristite u slovu.
Najvažnije pravilo poslovnog pisma - tekst bi trebao biti jasan, sažet i uljudan.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo kupcima korak 5

2. Navedite svrhu slova u prvom retku. Zamislite na svrhu pisma. Želite ispričati novu adresu uredske adrese? Podsetite kupca o dugu? Dajte odgovor na žalbu?Sjetite se toga kada trebate napraviti prvu ponudu. Ne koristite mutne formuliranje i odmah idite na dno.

Napišite prvu osobu ako izrazite svoje mišljenje kao vlasnik kompanije. Pišite iz druge osobe ako uključite ime kompanije ili organizacije.

Koristite nedvosmislenu izjavu poput: "OVDJE INFORMETIVANJE", - ili: "Ovime želimo znati sljedeće". Pišite iz prve osobe ako kontaktirate kao vlasnika kompanije kao: "Želim da vas kontaktiram", ili: "Nedavno sam postao poznat meni ..., Stoga bih volio ... ".

Na primjer, vi (vlasnik kompanije) želite obavijestiti Ninu Serovoy o dugu u jednom mjesecu. Pokrenite lik poput ovog: "Želim vas obavijestiti da na vašem računu na vašem računu nalazi se zaduženost".

Ako ste zaposlenik kompanije i odgovorite na žalbu klijenta o svemirskom programu vaše kompanije, počnite ovako: "Primili smo vaše komentare u vezi sa našom programom kolonizacije Marsa".

Ponekad trebate obavijestiti čitatelja da je pobijedio na takmičenju ili je primio mjesto u obrazovnoj ustanovi. Započnite tako: "Drago mi je što se obaveštavam ...", - ili: "Rado ću se prijaviti ...".

Ako trebate obavijestiti neugodne vijesti, počnite s takvom frazom: "Obavještavamo vas ..." - ili: "Nakon pažljivog razmatranja, odlučeno je ...".

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo kupcima 6. korak

3. Koristite valjanu zalogu. U službenom govoru često se koristi uporni depozit, ali tekst pisma može učiniti monotonim ili nerazumljivim. Stvarni depozit omogućava vam slanje informacija u odlučujućem tonu.

Primjer patnje založnosti: "koji koraci se mogu poduzeti?"U ovom slučaju, koraci nisu izvođač akcije, ali doživljava.

Primjer valjanog zaloga: "Koje korake možemo učiniti?"U ovoj izvedbi koristi se važeći depozit koji vam omogućava jasno i jasno prenošenje misao.

Ponekad, depozit za patnju omogućava vam da prenesete svoju misao i ne privučete previše pažnje na grešku ili nepristojno činjenicu. Koristite ga samo u ovom slučaju. Obično je stvarni depozit poželjniji.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo kupcima korak 7

4. Provjerite prethodne događaje ili komunikaciju sa čitateljem. Možda ste ranije već prijavili Ninu Serovy o dugu. Čitalac bi mogao izraziti svoje nezadovoljstvo vašim svemirskim programom na zadnjoj konferenciji. Ako ste već razgovarali, podsetite ovu činjenicu. Čitač će moći vratiti važne detalje u memoriju, a vaše pismo će biti mnogo važnije i hitno.

Koristite fraze poput: "U skladu s prethodnom pisnom od ...", "Hvala vam na blagovremenom platu prošlog mjeseca", - ili: "Bilo nam je drago čuti vaše konstruktivne komentare na konferenciji u maju".

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo kupcima korak 8

pet. Kontakt ili predložite pomoć. Navedite pozitivan ton pisma koristeći pristojan zahtjev ili ponuditi pomoć u obliku saradnje.

Recimo da ste vlasnik kompanije i želite uvjeriti kupca da plati dug. Upotrijebite frazu: "Bit ću vam zahvalan na pomoći i trenutnoj uplati"

Ako pišete u ime kompanije, a zatim koristite frazu: "Željeli bismo organizirati lični sastanak sa glavom osoblja za vas.".

Također se ponudi da odgovori na sva moguća pitanja i dispeliraju sumnje u čitač. Primjer: "Rado ćemo odgovoriti na bilo koji od vaših pitanja ili razdvajanja sumnje u uplatu" - ili: "Želite li saznati dodatne detalje o našem programu?"

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo kupcima korak 9

6. Popunite slovo. Upotrijebite poziv na akciju sa svoje strane ili stranice klijenta. To može biti zahtjev za isplatu duga za određeni period ili ponudu za organiziranje sastanka sa klijentom.

Napišite prijedlog sa nadom za komunikaciju u budućnosti: "Rado ćemo vas sretni na sastanku budžeta iduće sedmice", - ili: "Uz radost, detaljnije razgovarajte sa svim tim aspektima kada susret u našoj kancelariji".

Navedite da li su dokumenti priloženi na slovo. Dodajte frazu: "Šaljemo vam račun za poslednji mesec," - ili: "Kopija svemirskog programa priložen je na slovo".

Na kraju koristite završnu frazu. Kupci su najbolji za pisanje: "Pozdravi," - ili: "Najbolje želje".

Koristite formuling "s poštovanjem" u službenim pismima nepoznatim ljudima.

Napišite: "Sva roba", ako ste upoznati ili sarađujte sa osobom.

Slika pod nazivom Napišite poslovno pismo kupcima korak 10

7. Ispravi greške. Pravilni dizajn i formulacija neće igrati nijednu ulogu ako se gramatičke pogreške u pismu sastaju!

Pokušajte pronaći sve slučajeve davanja patnje i izvršete odgovarajuće promjene.

Obratite pažnju na duge i nerazumne ponude. U poslovnom pismu, postoji norma "bolja manja, da bolja", dakle, iz dugih rečenica treba odbiti.

Savjeti

Ispišite slovo na ne-zapaženom papiru A4 formatu. Prilikom slanja poštom, preklopite pismo tri puta i stavite u standardnu kovertu.