Kako napisati e-poštu korisničkoj podršci

Postoji mnogo različitih situacija u kojima klijent treba kontaktirati kompanije ili proizvođače, na različita poslovna pitanja. Ali kada dođe vrijeme, pošaljite e-poštu korisničkoj službi za korisničku podršku, neki se mogu osjetiti u mrtvom kraju. Često pitanja o tome kako pisati takva slova u elektroničkom obliku, jer su obično napisana u papirnom verziji, a koja općenito prihvaćaju standarde najčešće primjenjuju na slova ove vrste. Iako takvi standardi ovise o industriji, regiji i kulturi, još uvijek postoje neke opće preporuke koje osiguravaju efikasnost e-pošte poslana na uslugu podrške. Evo najboljih preporuka onih koji su ranije naišli na takve pisma.

Korake

Metoda 1 od 1:

Napišite e-poštu korisničkoj podršci

jedan. Provjerite web stranicu. Pazite da kompanija još nije odlučila vaš problem prije slanja pisma. Uštedjet će vrijeme i trud svima, uključujući vas, i shvaćat će se zahvalnošću.

Dok provjeravate web mjesto potražite najbolje komunikacijske kanale. E-mail nije uvijek najbolji kanal, a trebate poštovati takvu politiku kompanije i kontaktirajte je na drugi način. Mnoge kompanije nude telefonsku podršku i dodatne usluge podrške, poput pretplatničkog poštanskog sandučeta.

Slika pod nazivom Napišite e-poštu korisničkom uslugom Korak 2

2. Potražite posebne online resurse na Internetu. Mnoge kompanije nude pojedinačne adrese e-pošte za posebna pitanja, na primjer, za praćenje isporuke robe, vraćanja robe ili tehničke podrške. Moguće je da korištenje pruženih komunikacijskih kanala bit će mnogo efikasniji od standardnog slova na ukupnoj e-pošti kompanije. Pored toga, ako zanemarite pružene komunikacijske objekte, proces obvezujućeg društva može potrajati znatno više vremena.

Slika pod nazivom Napišite e-poštu korisničkom uslugom Korak 3

3. Omogućite informacije koje vas identificiraju u svojoj usluzi podrške. Kompanije moraju znati koji proizvodi ili usluge ste stekli, kao i datum kupovine i očekivanih datuma isporuke robe ili pružanje usluga. Moguće je da kompanije također trebaju znati vašu kućnu adresu i broj kupljene robe. Provjerite je li sve ovo postavljeno u vašoj e-pošti.

Slika pod nazivom Napišite e-poštu korisničkom servisu Korak 4

4. Koristite odgovarajući ton. Neki stručnjaci obraćaju pažnju na činjenicu da se pisma u službi za korisničku podršku napisanu u etiketu mogu se zanemariti ili će njihova efikasnost biti mnogo niža. Pokušajte se držati određenog stila u pismu, koji će pokazati vaš nivo obrazovanja i znanja, bez korištenja prekomjernih provokativnih izjava.

Slika pod nazivom Napišite e-poštu korisničkom servisu Korak 5

pet. Pitajte željene direktno. Mnogi doživljeni e-mail piše u korisničkoj podršci, vjerujte da je bolje biti iskren zbog svojih očekivanja. Kompanija se može složiti ili ne sa vašim zahtevima, ali pružanjem jasnih informacija pomoći ćete predstavniku kompanije da ne samo da razumije vaš stav, već i svoje mišljenje o svim pitanjima, o proizvodima ili drugim problemima u korisničkoj službi.

Saznajte više o politici kompanije. Prilikom izrade zahtjeva prvo možete provesti istraživanje da biste shvatili koji će se zahtjevi najvjerovatnije biti zadovoljeni. Kako riješiti problem je nastao - ovisi o vama, ali razumijevanje položaja kompanije pomoći će vam da svoje poruke učinite efikasnijim.