Kako sastaviti plan promjene: 15 koraka

Postoje dvije vrste planova upravljanja promjenama. Jedan od njih uzima u obzir utjecaj promjena u organizaciju i usmjeren je na podršku prijelaznom roku. Drugi tip plana omogućava vam praćenje pomeranja jednog projekta, popraviti odstupanja ili promjene tokom projekta i razmjera. Cilj i drugog plana - jasno i jasno formulisati šta tačno treba učiniti.

Korake

Metoda 1 od 2:

Kako napisati plan za upravljanje organizacionim promjenama

jedan. Navedite razloge promjena. Navedite one faktore koji su utjecali na odluku o uvođenju promjena, na primjer, nizak nivo produktivnosti rada, novu tehnologiju ili promjenu misije organizacije.

Jedan od pristupa je opisati trenutnu situaciju u organizaciji i šta će plan dovesti do kojeg u budućnosti.

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama korak 2

2. Navedite vrstu i razmjenu promjena. Ukratko opišite prirodu očekivanih promjena u okviru projekta. Riječ da će promjene utjecati na: dužnosti, procese, politike i / ili organizacijsku strukturu. Navedite podjele, radne grupe, sisteme i druge komponente organizacije da utiče na nadolazeće promjene.

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama Korak 3

3. Navedite ko zainteresovane osobe podržavaju ovaj projekt. Navedite sve zainteresovane strane na kojima će implementacija ovog plana utjecati na primjer, top menadžment, voditelj projekta, sponzor projekta, krajnjim korisnicima i / ili zaposleni u kompaniji. Navedite za svaku kategoriju, da li ovi dionici podržavaju projekt promjene.

Pokušajte za veću jasnoću i vidljivost da biste odražavali ove informacije u tablici. Na primjer, kao prikladan predložak, možete preuzeti parametre kao što su svijest, nivo podrške i utjecaja i procijenite svaku grupu dionika na visokim / srednjim nivoima / niskim nivoima.

Ako možete imati lični razgovor za upis podrške dionika.

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama korak 4

4. Kreirajte naredbu za kontrolu promjene. Ovaj tim je odgovoran za donošenje informacija svim zainteresovanim stranama, slušati njihove zabrinutosti i osigurati najnovije uvođenje promjena. Odaberite ljude koji uživaju u povjerenju i autoritetu u organizaciji, kao i dobre komunikacijske vještine.

Takođe se odnosi na nivo višeg rukovodstva. Naglasiti pažnju menadžera o onome što im je potrebno ne samo da se dogovore o planu, već i aktivno promoviraju promjene.

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama Korak 5

pet. Razviti konceptualni pristup organiziranju organizacije. Potpuna podrška uglednog naroda u organizaciji igra ključnu za uspješnu provedbu promjena. Neka svaki vođa izrazi svoje mišljenje o promjenama i dovesti sve da igraju aktivnu ulogu u provođenju uspješnih promjena.

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama Korak 6

6. Napraviti plan za svaku grupu dionika. Procijenite rizike i zabrinutost svake grupe dionika, uključujući one koji podržavaju promjene. Podijelite tim za upravljanje promjenama u razvoju ovih pitanja između sudionika.

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama korak 7

7. Napraviti plan komunikacija. Komunikacija je najvažnija komponenta upravljanja promjenama. Briga što je češće moguće sa svim ljudima koji su uključeni u proces. Neumorno naglašavaju razloge promjena i prednosti koje donose.

Zainteresirani su trebali biti u mogućnosti da komuniciraju lično, što će pružiti bilateralnu vezu. Osobni sastanci su neophodni.

Izvor informacija treba sponzorirati iz najvišeg menadžmenta, neposrednog lidera svakog zaposlenog i bilo koji dodatni predstavnik Komentarstva, koji uživa u povjerenju u zainteresovane strane. Sve informiranje treba izvesti u jednom ključu.

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama korak 8

osam. Otpor zapisa. Promjene se uvijek percipiraju u bajonetima. To se zasniva na individualnom nivou, pa komunicirajte sa zainteresiranim osobama da otkrije uzrok otpora. Pratite nezadovoljstvo i pritužbe da tim za upravljanje promjenama može pravovremeno riješiti probleme. Najčešći problemi ove prirode uključuju:

Nedostatak motivacije za promjene ili odsustvo osjećaja da su mjere hitne.

Nedostatak razumijevanja cjelokupne slike ili razloga za koje su potrebne promjene.

Nedostatak ulaznih podataka za proces.

Nesigurnost u sutra, buduće odgovornosti ili zahtjeve za buduće dužnosti.

Nemogućnost vođenja za ispunjavanje očekivanja u vezi s primjenom promjena ili informiranja.

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama korak 9

devet. Eliminirajte prepreke. Reakcija na većinu nezadovoljstva trebala bi biti dodatna informiranja ili promjena u komunikacijskoj strategiji u vezi s posebnim pitanjima. U drugim slučajevima mogu se zahtijevati dodatne mjere za uključivanje u njihov plan ili ostaviti naredbu da upravljaju promjenama u provođenju. Razmislite da od sljedećeg može biti relevantno za vašu organizaciju:

U slučaju promjena službenih dužnosti ili radnih procesa potrebno je napraviti glavni fokus na obuku osoblja.

Ako očekujete da smanjite moralni duh u timu ili previše naglašavajući prijelaz u nove uvjete, ispustite okruženje korporativnog događaja ili nagrade za zaposlene.

Ako dionici nisu motivirani za promjenu, razviti sustav stimulacije.

Ako zainteresirane strane vjeruju da su ostali preko broda, provode sastanak da biste dobili komentare iz njih i prilagodite svoj plan, respektivno.

Metoda 2 od 2:

Kako pratiti promjene u bilo kojem projektu

jedan. Definirajte uloge u promjeni promjena. Navedite sve uloge koje su neophodne kao dio ovog projekta. Opišite dužnosti i potrebne vještine za svaku ulogu. Na minimum, uključite voditelj projekta koji bi trebao svakodnevno provoditi promjene i sponzor projekta, koji bi trebao pratiti zajednički napredak i donositi odluke u vezi sa upravljanjem promjenama u upravljanju.

Za veće projekte u velikoj organizaciji trebat ćete podijeliti ulogu upravljanja projektima između nekoliko ljudi koji imaju različitu specijalizaciju.

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama korak 11

2. Upotrijebite upravljačku ploču mone. Projekti u softveru, u pravilu opremljeni su upravljačkom pločom za promjenu, pristup kojem su predstavnici svake grupe dionika. Takav softver omogućava vam da automatski koordinirate zahtjeve za promjene, eliminirajući odgovornost menadžera projekta, kao i informiranje o odlukama dionika. Takav pristup dobro funkcionira u projektima s velikim brojem zainteresiranih strana, kao i u tim projektima koji zahtijevaju redovnu reviziju razmjera i ciljeva projekta.

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama korak 12

3. Razviti postupak uvođenja promjena u promjene. Potrebno je razmišljati o tome kako se ideja provodi u stvarnosti kada neko iz sudionika tima otkriva potreban sljedeći korak. Opišite ovaj proces i pregovarajte o tome preuzme cijeli tim. Evo primjera:

Učesnik tima ispunjava oblik zahtjeva za promjenu i slanje ovog zahtjeva voditelju projekta.

Voditelj projekta registrira ovaj zahtjev na opću listu zahtjeva i bilježi status upita kada se donese odluka za uvođenje ideje ili odbiti.

Menadžer izdaje zadatak člana tima da sastavi određeniji plan, uzimajući u obzir potrebne resurse.

Voditelj projekta šalje plan za koordinaciju sponzora projekta.

Promjena se implementira. Zainteresirane strane redovno primaju informacije o trenutnoj situaciji.

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama korak 13

4. Kreirajte obrazac za promjenu zahtjeva. Svaki zahtjev za promjenu mora biti registriran na općem popisu zahtjeva i uključite sljedeće:

Datum Zahtjev za promjene;

Promjena broja zahtjeva dodijeljen projektnom menadžeru;

Ime i opis;

Naziv autora zahtjeva, adresa e-pošte i broj telefona;

Prioritet (visok, srednji, nizak). Hitne planove upravljanja promjenama zahtijevaju definiciju jasnih uvjeta;

Broj proizvoda i verzija (za projekte razvoja softvera).

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama korak 14

pet. Napravite dodatne informacije za prijavu u upit. Dnevnik registracije upita također bi trebao odražavati stvarna rješenja i mjere za implementaciju. Pored informacija navedenih u obliku upita, ovdje bi se trebali sadržavati i sljedeći podaci:

označiti rezultate koordinacije (odobreno ili otkazano);

Potpis osobe koja se slaže ovaj zahtjev;

Rok za promjene;

Datum završetka projekta promjene.

Slika pod nazivom Napišite plan upravljanja promjenama korak 15

6. Pratite glavne promjene. Pored svakodnevnog praćenja statusa projekta, bit će korisno zabilježiti sve glavne odluke o ovom projektu. Takve evidencije olakšavaju zadatak praćenja dugoročnih projekata ili projekata, tokom kojih se promjene događaju kao dio priručnika. Te se informacije koriste i u informiranju kupaca i višeg rukovodstva. Sa bilo kakvim promjenama u vremenu, vaga ili zahtjevima projekta, prioriteta ili strategija, označite sljedeće podatke:

Koji su prihvatili odluku.

Kada je donesena odluka.

Kratki opis razloga zbog kojih je ta odluka donesena i proces njegove primjene. Primijenite sve dokumente u vezi s ovim postupkom.

Preporuke

Ojačati povjerenje i posvećenost i našim zaposlenima i među kupcima. Promjene uzrokuju ljude, u pravilu, osjećaj nelagode. Pokazivanje ljudi koje nastojite da djelujete u svojim interesima, možete upisati njihovu podršku.