Kako delegirati: 14 koraka (sa ilustracijama) -

Bez obzira da li ste izvršni direktor kompanije, direktor prodaje maloprodaje ili roditelja, sjedeći, sposobnost delegiranja dužnosti jedna je od najvažnijih vještina za postizanje maksimalne efikasnosti vaše aktivnosti. Međutim, delegacija je teška stvar - morate biti čvrsti, ali istovremeno vjerujte onome koga ste delegirali svoje dužnosti. Ovaj će vam članak pomoći da prevladate bilo kakve zabrinutosti koja može nastati tokom delegacije i pomoći će proći kroz proces delegacije taktično i poštovanja.

Korake

Metoda 1 od 2:

Jedan dio: razmislite kako treba

jedan. Objavite svoj ego.Velika psihološka kočnica za delegaciju presuda je da "ako želite da se sve uradi pravilno, onda to učinite sami". Nisi jedina osoba na svijetu koja to može ispraviti. Vi "možete" biti jedina osoba koja će to učiniti odmah, ali ako obrišete vrijeme da naučite nekoga, vjerovatno će to i moći učiniti i. Ko zna da bi to mogli brže ili bolje od tebe (san!), a treba vam ne samo da se poduzmu, već i dobrodošli.

Mislite logično i realistično - sami to možete učiniti? Morate li sami raditi sav svoj život? Trebate li uravnotežiti svoj rad i svoje normalne odgovornosti? Ako je tako, vjerovatno biste trebali biti spremni za delegiranje dijela svog rada. Nemojte se sramiti i osjećati se nekompetentnim zbog činjenice da vam je potrebna pomoć da se nosite sa nečim - zapravo postajete "više" efikasniji zaposlenik, primati pomoć kada vam treba.

2. Prestanite čekati dobrovoljnu pomoć ljudi. Ako ne želite delegirati svoj posao, možda ćete imati rijedak slučaj sindroma mučenika - verovatno ste preopterećeni, a često se pitate zašto me ljudi nikada neću ponuditi. Budite iskreni ukupni - kada drugi ljudi nude pomoć, odbijate je, samo da pogledate uljudno? Pitate se zašto ne "insistiraju"? Osjećate li da ste u suprotnoj situaciji, onda biste vjerojatno donijeli sjajnu srčanu revnost? Ako ste odgovorili na "da", onda trebate "preuzeti kontrolu" svoju situaciju. "Dobijte pomoć" trebate - ne čekajte dok ne dođe k tebi, jer se to ne može dogoditi.

Mnogi ljudi ne obraćaju pažnju na ono što drugi rade, a ne toliko se mogu učiniti da ih promijene. Ostavite na stranu bilo kakvo razočaranje ako neko iz ljudi nije proširio ruku pomoći, sjetite se da je na kraju vaša dužnost da ih obavijestite o vašim potrebama.

3. Ne percipiraju negativan zahtjev za pomoć. Mnogi ljudi imaju nelagodu kada traže pomoć. Možete osjetiti krivicu zbog činjenice da opterećujete druge ili osjetite osjećaj sramote, kao što mislite (iz nekog razloga) da biste se mogli sami biste trebali nositi sa svim radom sami. Jednostavno možete biti ponosni na svoj trud i razmotrite ga kao dokaz da ste plemenitih osoba (još jedna manifestacija mučenika sindroma). Ako mislite da je zahtjev za pomoć oblik manifestacije slabosti, onda se morate riješiti ove misao "bez odlaganja".U stvari, suprotno je istina: pokušavajući učiniti svemu - ovo je znak manifestacije slabosti, u smislu da ukazuje na nepostojanje realnog pogleda na vaše sposobnosti.

4. Naučite da verujete drugima. Ako se plašite delegacije, jer mislite da neko drugi može raditi posao kao i vi, sjetite se dvije stvari: Prvo, gotovo svi mogu naučiti nešto s dovoljnom praksom, a drugo što vjerovatno niste toliko univerzalno talentovani, Kao što mislite o sebi. Kada delegirate posao, ne možete besplatno slobodno vrijeme za sebe - takođe dajete priliku svom pomoćniku da savlada nove vještine ili odlučuju nove vrste zadataka. Budite strpljivi - s dovoljnim brojem vremena, vaš pomoćnik će vjerovatno biti u stanju završenog rada baš kao i vi. Ako rad koji planirate da delegirate nije "vrlo" važan, tada vaš pomoćnik može naučiti da je dugo ispuni dobro. Ako radi "vrlo važno", razmislite dva puta prije nego što ga delegirate!

Čak i ako radite posao koji će vam delegirati, najbolje je shvatiti da će vam delegacija rada omogućiti da u ovom trenutku obavljate druge stvari. Ako ste najbolji zaposlenik u uredu na sprovođenju monotonog zadatka za sastavljanje tvrdih diskova, ali ćete pripremiti važnu prezentaciju, bilo bi logično dati odgovarajući zadatak. Mnogo bolje da uspostavite prioritet u obavljanju teških, složenih zadataka - slobodno delegirajte jednostavne, ponavljajuće zadatke kada imate važnije stvari.

Metoda 2 od 2:

Drugi dio: efikasna delegacija

jedan. Mršava mrtvu tačku. Prvi korak je najteže, ali najvažnije je. Morate proći kroz sebe i zamoliti nekoga da vam pomogne (ili ako ste šef, "naredite" nekome da vam pomogne.) Osjećajte se besplatno - dok ste pristojni, ljubazni i taktični, niko neće biti sveden na vas samo za zahtjev (bilo nalog) za pomoć. Pokušajte biti taktični i pažljivi, dok istovremeno držite ozbiljnost vašeg zahtjeva.

Ako niste sigurni kako pitati nekoga da napravi neki posao za vas, pokušajte kratko i lagano izraziti misli. Reci mi nešto poput: "Hej, možeš na minut? Možete li mi pomoći da sakupim veliku hrpu hard diskova koje smo upravo dobili. Ne mogu, jer danas neću biti u uredu. Mozes li mi pomoci?»Ne pritiskajte svog pomoćnika, ali budite sigurni da je shvatio da je njegova pomoć" potrebna ".
Pitajte i vi (vjerovatno) dobijete. Ne bojte se delegirati zbog zabrinutosti izgleda kao mjehurić i neugodno. Pogledaj na to s druge strane - kako biste osjećali da li su vas ljudi zamolili da nešto učinite? Bili biste uvrijeđeni i uvrijeđeni? Ili ste (obično) spremni za pomoć? Verovatno zadnji!

2. Ne percipirajte neuspjehe kao nešto lično. Ponekad ljudi nemaju priliku da vam pomognu - ovo je tužno, ali je tako. To može biti iz različitih razloga - najčešća stvar je da je osoba koju postavljate vrlo zauzeta na svom radu. Nemojte ga preuzeti preblizu srca - samo činjenica da neko ne može (ili ne želi) da učini nešto za vas trenutno, ne znači da se on / ona ne odnosi na vas. Pa, jednostavno jednostavno znači da je ili ona ili zauzet (a) ili lijen (a) - nema više.

Ako ste odbili, razmotrite različite opcije - obično možete pristojno, ali čvrsto inzistirati da vam zaista trebate pomoći ovoj osobi (to je primenljivo ako ste šef ili imate druge moćne sile), možete pokušati pitati nekoga drugog ili možete pitati nekoga drugog ili možete uradite posao sami. Ako vam je zaista potrebna pomoć, ne bojte se isprobati jednu i / ili dvije mogućnosti!

3. Delegirati cilj, a ne metodu izvršenja. Ovo je ključna točka da ne postanem dadilja ili mikro menadžer. Podesite jasne pokazatelje rezultata koje očekujete, pokažite osobu kako to radite, ali recite im da mogu na bilo koji način obavljati posao koji žele, samo da bi se na vrijeme i završili dobro i završeno na vrijeme. Dajte im dovoljno vremena ne samo da nauče, već i eksperimentiše i uvode neke inovacije. Nemojte ih naučiti kao roboti - naučite ih kao ličnosti koje mogu savladati i poboljšati Pro Circlult.

Takođe je razumno, jer olakšava vaše vrijeme i smiruje živce. Želite koristiti vrijeme koje objavite, za nešto važnije, bez stalnog brige o tome kako vaš pomoćnik napreduje. Zapamtite da ste se delegirali da je ovaj posao "manje" podvrgnut stresu, Ani "Više".

4. Budite spremni trenirati svog pomoćnika. Skoro biste trebali dodijeliti malo vremena da naučite svog pomoćnika, kako izvršiti zadatak koji ste mu se delegirali, čak i ako je prilično jednostavan. Imajte na umu da su procesi koji izgledaju ravno i jednostavno za vas možda nisu tako jednostavni za one koji nikada ranije nisu imali dogovor s tim. Budite spremni ne samo da upoznate svog pomoćnika u slučaju, koji delegirate ili njene, ali i strpljivo odgovorite na pitanja koja će se vjerovatno pojaviti.

Razmotrite vrijeme provedeno na obuci asistenta kao razumnih dugoročnih investicija. Potroševši malo vremena za obuku asistenta da ispravno obavlja zadatak, uštedite vrijeme za budućnost, što bi u suprotnom potrošilo na ispravljanje njegovih grešaka.

pet. Označite potrebne resurse za zadatak. Možda imate potrebne resurse za obavljanje zadatka, ali osoba koja ima zadatak možda neće imati pristup njima. Na primjer, podaci zaštićeni lozinkom, specijalizirana oprema i određeni alati mogu biti od vitalnog značaja za obavljanje ovog zadatka, pa osigurajte da vaš pomoćnik ima sve što je potreban za postizanje cilja.

6. Shvatite da vaš pomoćnik može učiniti samo jednu stvar istovremeno. Kada vam pomogne pomoć, on / ona ne ispunjava svoje uobičajene dužnosti. Ne zaboravite to, kao i vi, vaš pomoćnik vjerovatno će imati uski raspored. Zapitajte se - kakav posao "oni" će odgoditi ili delegirati kako bi ispunili vaš zadatak? Obavezno znate odgovor na ovo pitanje kada delegirate zadatak nekom drugom.

7. budi strpljiv. Osoba koju ste delegirali "će" učiniti greške dok nauči da obavlja novi zadatak. Ovo je dio procesa učenja. Pripremite se za to unaprijed. Ne prenepite zadatak, pretpostavljajući da će osoba savršeno izvesti dok ne dobiju iskustvo. Ako projekt ne ide, kako želite, jer vaš partner nije u mogućnosti izvesti "idealni" zadatak koji je / njen delegira, vi je vaša krivica, a ne on ili nje. Budite mentor za svog pomoćnika, a delegirani posao može biti korisno iskustvo za njega ili nje, a ne nešto što košta.

Kad nekoga naučite kako nešto učiniti, zarađujete ulaganja. Prvo će usporiti vašu aktivnost, ali u dugoročnoj budućnosti brzo će povećati produktivnost, pa doći na cijeli postupak na pozitivnu i realnu bilješku.

osam. Budite spremni za moguće poteškoće. Napravite sigurnosni plan i budite spremni primijeniti ga ako nešto pođe po zlu. Znajte šta će se dogoditi ako se posao ne izvršava na vrijeme ili u skladu sa standardima. Prepreke i neočekivani problemi mogu se pojaviti u bilo kojem trenutku, da li ste na poslu ili kod kuće - čak i tehnika ponekad daje propuste. Neka vaš delegat zna da ako se nešto dogodi, shvatit ćete i pomoći mu ili da ga date na vrijeme - a ne samo da ih bacite ispod točkova automobila na prvi znak nevolje.

Razumna je i u sebičnom smislu - ako vam delegat strahuje da će on biti optužen za greške, mnogo više vremena će se potrošiti na pokrivanje njenog ili njenog zadnjeg zadatka nego u stvarnom završetku zadatka.

devet. Izrazite važnosti pomoćnika kada to zaslužuje. Delegacija zadataka nekom drugom potrebnom ako trebate preuzeti sve više i više odgovornosti. Međutim, to je kontraproduktivni, ako prenesete zadatak, ostavite pomoćnika da naporno radi, a zatim uzmite sve lovorike za sebe. Izrazite svoju zahvalnost i pohvalite napore drugih u vaše ime.

Kad god pohvalite posao koji ste pomogli učiniti, ne zaboravite spomenuti ime asistenta.

10. Govori "hvala". Kad netko nešto učini za vas, važno je zahvaliti mu ili njoj, prepoznati važnost njegove pomoći i pustiti pomoćnika da zna da to zna da to znaju. Inače ćete izgledati nezahvalno, čak i ako nije. Sjetite se da ljudi ne mogu čitati vaše misli. Ljudi će vam češće pomoći ako osjete da su cijenjeni.

Budi ljubazan. Jednostavna iskrena izjava, poput "Nisam to nisam mogao učiniti bez tebe!»Draga vrijedi. Ako je posao koji je ta osoba nastupila za vas, može se čak i pobrinuti ili njenu hranu, piće, popiti, dajte hvala ili kupite mali poklon.

Savjeti

Napravite listu zadataka koje želite delegirati nekog drugog. Ne popravite ništa na vašoj listi želja. Postavite sve na papiru i kasnije odlučite da možete implementirati, ali ono što nije. Bićete zadivljeni koliko vi radite iz onoga što vam neko može pomoći.

Upozorenja

Ne resetirajte neugodne zadatke, pretvarajući se da napravite uslugu. Ako za njih nema prave korist, onda ne potvrđujte suprotno. Najbolje je napraviti "nakon" dovršavanja jednog ili više zadataka jednim naredbom. To će vam omogućiti iskreno ", Walt, ovaj posao je nezahvalan, ali stvarno mi treba vašu pomoć," ili "Lori, obećavam da ću dobiti nešto pozitivan učinak, učinit ću sve tako da to učinim tako da učinim sve tako da učinim. Znam da to nije sjajan zadatak, ali to treba učiniti, a znam da vam mogu vjerovati da to napravite ". Postoji mnogo neugodnih, nezahvalnih radova, koji se moraju napraviti - obavljanje izvršenja je da kada se pojave krem zadataka, nećete zaboraviti osobu koja vam je dobra ruka.