Kako organizovati događaj -

Organizacija događaja je zanimljivo novo iskustvo, a nije važno šta tačno čekate: zabava, korporativni događaj, sastanak za prijatelje i porodicu, vjenčanje ili bilo koji službeni događaj. Nadležna organizacija važan je dio bilo kojeg događaja, a možete biti sigurni da vaši napori neće ostati nezapaženi. Iz ovog člana naučit ćete kako organizirati događaj, kako riješiti sukobe i pronaći izlaz iz teških situacija, kao i kako izbjeći probleme sa jasnim planiranjem.

Korake

Metoda 1 od 5:

Glavni zadaci

jedan. Odredite svoje ciljeve i ciljeve. Prije planiranja, važno je saznati šta bi mjesto trebalo biti, kakav će biti proračun, što će se dogoditi, koliko će biti gosti i šta će biti za ljude, a također će odlučiti koju će vam biti prikladna za vas. Kako želite vidjeti događaj? Šta želite da radite?

Kada odredite koji će se događaj biti posvećen (proslava događaja, prikupljanje novca, obrazovanja, prodaje, izrade prijedloga), trebat ćete misliti, zašto Ti to radiš. Razumijevanje razloga pomoći će vam da se koncentrišete i poslujete.
Također ćete morati razmišljati o tome što će biti vaši ciljevi. Nemoguće je postići cilj, ako ne znate o čemu se zaključuje. Cilj će vam omogućiti da održavate motivaciju do samog kraja.

2. Odaberite datum i vrijeme. Ovo je jedna od ključnih točaka planiranja. Ako odaberete datum i vrijeme koje neće približiti nikome, svi vaši napori bit će uzalud. Ako odaberete dan koji dolazi uskoro ili, napročenoj, prerano, postoji rizik da ljudi ili će zaboraviti na događaj ili već planirati svoje vrijeme drugačije. Neophodno je odabrati takav datum koji će biti prikladan za većinu.

Najbolje je obavijestiti goste o događaju za dvije sedmice. Najvjerovatnije, oni neće imati druge planove. Tada možete podsjetiti na događaj jedan ili dva puta bliže odabranom datumu. Odaberite dan da ćete imati 2-3 tjedna na skladištu, ali ako imate vremena za sve na vrijeme.

3. Odaberite mjesto. Sad znate šta ćete raditi i kada, morate odlučiti koje ćete mjesto biti prikladno i saznajte u nekoliko institucija, da li je datum od interesa tamo. Koju sobu trebate? Kako će se soba? Gosti će sjediti na stolicama zaredom, na klupama, klupama ili na plaženom travom? Treba li vam mjesto za ples, scenu ili tribune? Provjerite je li odabrano mjesto u veličini.

Posjetite mjesto unaprijed i skicirajte plan u sobi. Moći ćete koristiti ovaj plan za postavljanje tablica, ishrane, hardvera, hardvera za osobe sa invaliditetom i načine iz sobe, kao i za smještaj opreme. Označite mjesto na kojem se nalazi izvor napajanja (ako je potrebno), kao i mjesto vanjske opreme (hladnjaci, led, roštilj, peći i tako dalje). Primijenite sve prodajne mjere i mjesta na kojima će se održati kablovi (mogu se sakriti tepihom) i bilo koji predmeti koji zahtijevaju posebnu pažnju sa stanovišta sigurnosti.

Trebate li posebnu dozvolu? Ponekad je potrebno za posebnu dozvolu za prodaju alkohola, kao i za provođenje bučnih događaja, organizacija ulaska u transport, parking, ugradnju velikih konstrukcija (na primjer, paviljoni).

4. Odlučite koliko ćete ljudi pozvati. Za koliko je ljudi dizajniran vaš budžet? Ulaz na događaj može se izvesti samo na ulaznicama ili pozivima, a pojednostavljuje planiranje, ali uvijek je moguće zakasniti, kao i dodatni sudionici (na primjer, djeca, supružnici, prijatelji). Zapamtite da više ljudi, to vam je potrebno osoblje.

Budući da broj ljudi može postati ozbiljan problem, važno je osigurati dovoljno prostora za sve goste.

Odlučite kojim maksimalnim brojem ljudi može posjetiti vaš događaj.

pet. Instalirajte budžet. Kombinujte sa par dokazanih ljudi i odlučite koliko novca trebate izvesti događaj. Hoćete li zaposliti osoblje? Da li ćete trebati iznajmiti opremu i platiti za iznajmljivanje? Koliko novca je potrebno za hranu i piće? I na finom tisku? Odlučite koji ćete iznos imati na raspolaganju i izgraditi planove na osnovu budžeta. Ne vrijedi trošiti lični novac na ono što ne morate potrošiti.

Možda ćete moći privući sponzore ili dobrovoljne donacije, ali to se ne događa uvijek. Ako se ne očekuju primici dodatnih sredstava, važno je ne biti dodatni novac u budžetu. Ako se usluge ugostiteljske usluge koštaju veliki novac, ponudite svima da donose našu hranu i piće. Osoblje koje vam ne trebaju, ali trebat ćete pronaći stol, Benmanati i Hladnjake. Da ne trošite novac na fotografa, fotografirajte jedni druge. Prikaži domišljatost!

6. Sakupi tim. Distribuirati zadatke između učesnika tima. Ako organizujete neformalni događaj, članovi tima mogu biti prijatelji, rođaci i drugi ljudi koji žele. Organizacija događaja podrazumijeva raspodjelu zona odgovornosti između ljudi. Pobrinite se da svi znaju šta da rade.

Distribuirati dužnosti istovremeno sa zapošljavanjem i obukom poziva. Dodijelite odgovorno što je prije moguće i ponudi im mogućnost izbora zadataka, ako je moguće. Trebali biste imati i nekoliko ljudi o rezervi, jer mogućnost obloga nije isključena.

7. Mislite redoslijed događaja. Nije moguće izgraditi planove, ne znajući postupak za djelovanje na događaju. Kada će govornici izgovoriti govor? Hoće li biti igra, prezentacija, zabava? Koliko će vremena biti gosti koji mogu jesti? Razmislite o detaljnom planu, uzimajući u obzir sve događaje.

Ostavite neko vrijeme na zalihama jer su moguća odstupanja od rasporeda. Ljudi mogu kasniti, govori mogu biti duži od planiranih, a red za hranu može se protezati. Naravno, vrijedno je razmatrati raspored, ali važno je shvatiti da sve ne ide uvijek jasno u skladu s planom.

Metoda 2 od 5:

Početak pripreme

jedan. Odvojeni pozivnici. Nijedan poziv neće znati o vašem događaju. Vaš poziv je lice događaja, tako da je dizajn koji trebate biti odgovoran. Prvi utisak o događaju bit će formiran precizno zahvaljujući pozivu. Pokušajte učiniti sve na pristojnom nivou.

Razmislite o klasičnim opcijama: razglednice, letači i drugi mali tisak. Zapamtite da se pozivnice mogu poslati i u digitalnom obliku: e-mailom, u obliku elektroničke pošte, putem društvenih mreža ili lokacija stvorenih za registraciju poziva. Pored toga, jednostavno možete primijetiti događaj u kalendaru.

Ako želite da vaš događaj prisustvuje maksimalnom mogućem broju ljudi, pošaljite pozivnice putem društvenih mreža. Ako je događaj samo za izbor, odustajte od društvenih mreža.

2. Registrirajte sve ljude koji su potvrdili svoje učešće. Morat ćete znati tačno koliko ljudi dolazi. Najvjerovatnije će broj gostiju na događaju još uvijek razlikovati od broja ljudi koji su potvrdili sudjelovanje, ali morate barem vidjeti šta da očekujete. Postoje posebna mjesta koja vam omogućavaju da zadržite zapise, ali možete koristiti alate za društvene mreže (na primjer, Facebook) ili popraviti ljude u Excelu.

3. Tretirajte sve ljude. Da li trebate pronaći i angažirati fotografe, građevinare, dizajnere, dekoratere, zvučnike, sponzore, vodeće, muzičare, klerže, plesače, druge umjetnike ili dodijeliti svoje dužnosti nekome drugom? Razmislite o svim tim ljudima prilikom planiranja, tako da svi imaju dovoljno mjesta i hrane, ako je predviđen sporazumima.

Hoće li događaj i piće biti na događaju? Ako jesu, znaju ko će biti odgovoran za pripremu hrane, hrane se stolom i čišćenju. Koju hranu će biti posluženo? Bilo da će na događaju biti gosti s alergijama, vegetarijancima ili veganima, dijabetičari, ljudi sa ograničenjem hrane iz vjerskih razloga i tako dalje? Hoće li bebe, djeca, stariji ljudi ili osobe sa invaliditetom koji ne mogu jesti čvrstu hranu?

Razmislite da li će doći do zabavnog događaja i ono što vam je potrebno za njihovu organizaciju. Možda ćete trebati naručiti muzičku opremu, paviljoni ili šatore, ukrase, svjetlost, mikrofon, pojačalo, napajanje, projektore ili ekrane za prezentaciju, dimne automobile, slikovne ogledale, plakate sa nazivom kompanije i tako dalje.

Ako angažujete firmu koja će biti odgovorna za zabavu, saznat će hoće li moći osigurati vlastitu opremu, a koja će oprema biti na odabranom mjestu. Napraviti raspored. Dakle, znat ćete kakva će vam pomoći trebati od vas.

Ugostiteljske firme, cvjećari, vodeći i drugi stručnjaci cijenit će naše vrijeme, tako da s njima biste trebali pregovarati što je prije moguće (kasnije ćete to učiniti, što je skuplje). Ako to učinite unaprijed, imat ćete vremena da pronađete zamjenu ako odbiju.

4. Pronađite predavača. Potreban je prezentator tako da se događaj odvija na rasporedu. Vodeći govor, poziva vas na tablicu, izjavljuje početak plesa ili druge zabave i predstavlja počašćene goste. Slažete se sa vodećim datumom i o planu. Ako je prezentator inteligentan, značajno će vam pomoći u slučaju.

Možda će vas voditi morati biti vi. Bit će teže jer ćete trebati kontrolirati postupak do samog kraja. Važno je imenovati odgovorne u svakoj od asistentnih grupa kako biste ih mogli prenijeti na dužnosti.

pet. Priprema opremu. Unajmljivanje tima, pobrinite se da će uzeti sa sobom sve što vam treba. Možda će s njima donijeti sva oprema opreme, ali postoji mogućnost da to morate zasebno tražiti. Oprema se može unajmiti, kupiti ili pozajmiti. Prođite kroz cijeli popis, od salveta do produžnih kablova.

Ukrasi - važan dio bilo kojeg događaja. Stolovi, cvijeće, pokloni, svijeće, kuglice, plakati, strije, fotostru, crvene staze za tepihe i sve ostale potrebno je tražiti unaprijed.

6. Mislite koliko je prikladno za vaše potrebe. Neiskusni organizatori često ne daju vrijednostima i kvaliteti stvari kao što su toaleti, parking, nosači za invalidska kolica, ormare, skladišta, kuhinje, kašike za smeće, utičnice i tako dalje. Razmislite sve nijanse unaprijed.

Takođe mislite kako će ljudi doći do mesta događaja. Hoće li strani gosti trebati smještaj i prijevoz? Da li trebate rezervirati šatl za njih?

7. Znam s kim ćete raditi. Ako ideja o događaju ne pripada vama, važno je znati kako djelujete u bilo kojoj situaciji. Za klijenta vam se veruje, trebali biste saznati:

Ko su glavni gosti? Obično je jasno - na primjer, mladenka i mladoženje. Klijent nije uvijek glavni gost. Može biti prisutan ili ne prisustvovati događaju.

Koji inicira događaj. Obično se ti ljudi sjede za svojim stolom i pomažu gostima upoznati i komunicirati. U pravilu, ovi ljudi znaju kako stvoriti željenu atmosferu i dati nove teme razgovora, pozovite sve da plešu, predstavljaju goste jedni drugima. Za takve ljude se obično možete osloniti na takve ljude, jer će vas obavijestiti o svim važnim informacijama, mogu li sami uzeti riječ ili djelovati kao vodeći. U pravilu, zahvaljujući tim ljudima, događaji idu glatko.

Ko će pomoći uvesti nalog u slučaju problema. Znajte ko vam može pomoći da riješite probleme ako je potrebno. Najčešće u ovoj ulozi, šefovi porodice, staratelja, menadžera ili stražara.

Ko donosi odluke. U većini situacija odluka će se donijeti kao menadžer, međutim, situacije su moguće tamo gdje trebate nešto objasniti gostima, a neće biti baš povoljno. Saznajte s kojom možete razgovarati u slučaju nepredviđenih okolnosti. Najvjerovatnije, trebat ćete komunicirati s osobom koja plaća događaj ili vaše usluge i koje smatrate svojim klijentom.

Metoda 3 od 5:

Priprema u Eima događaja

jedan. Ispitajte mjesto. Prije događaja posjetite mjesto i mislite kako će se sve organizirati. Možda će vam trebati dodatna oprema - produžni kablovi, svjetlost i tako dalje. Ako ih ne možete odmah pronaći, onda ih vaši gosti još teže smatraju. Razmotriti.

Ako je moguće, odlučite gdje i šta će stajati. Ako nema mjesta za sve, morat ćete nešto odbiti. Razgovarajte s upravljačkom institucijom o tome da li vam može pomoći i pitati trebate li uzeti u obzir bilo kakve posebne okolnosti ili zahtjeve.

2. Pripremite poklon setove za članove vašeg tima. Svi će morati naporno raditi. Zahvaljujući ljudima na radu i izrazimo vašu zahvalnost, pripremiti poklone. U kompletu možete uključiti boce za vodu, barove od žitarica, čokolade, male suvenire i sve što smatrate. Ovo će ojačati timski duh.

Pripremite ikone ili manje suvenire koji će ostati u znak sjećanja na događaj. Pazite da svi mogu jesti i piti. Pokušajte vidjeti u svojim zaposlenima Resurs koji možete iskoristiti budućnosti.

3. Obratite se svim članovima tima uoči događaja. Važno je osigurati da svi znaju šta da rade i spremni za rad. Dajte sve jasne upute u vezi s vremenom dolaska i predajte sve svoje kontakt podatke. Ako neko nema pitanja, možete početi.

Provjerite jeste li spremni za posao. Ne mogu svi reći istinu, pa pokušajte sami izvući zaključke. Da li su ljudi samouvjereni u sebe i spremni za rad? Ako ne, smirite ih, ponovo izgovorite sve svoje dužnosti i postavite par pitanja. Ako sumnjate da će se neko nositi sa svojim zadacima, stavite ga u još par iskusnih zaposlenika.

4. Pripremite listu kontakata i drugih papira, ako je potrebno. Vaša samoorganizacija je takođe važna. Ako ste spremni, možete sačuvati bilo koju situaciju, ali ako ne, sve će biti pušteno iz pod kontrolom. Evo nekoliko načina za pripremu:

Napravite spisak svih telefona i adrese koje su vam potrebne. Kondeter je mislio da ćeš pokupiti tortu? Ne probleme - nazovite Mašu, koji živi u blizini i zamoli je da uzme tortu na putu do događaja.

Napravite listu samo. Dođite na spiskove i provjerite šta nedostaju stvari, oprema i ljudi.

Pripremite sve račune i ugovore. Što bolje pripremate, manje problema ćete imati.

pet. Pokušajte da ne promijenite ništa u posljednjem trenutku. Mislite da će klijent pokušati izvršiti izmjene do posljednjeg trenutka? Prilikom organiziranja vjenčanja, kupci se često traži da u posljednji trenutak promijene nešto u dizajnu. Navedite rok za izmjenu. U pravilu, maksimalni izraz je sedmicu prije događaja. Prije ovog razdoblja, još uvijek je moguće izmjene bez značajnog oštećenja budžeta ili organizacije.

Ako su promjene manje i ne podrazumijevaju dodatne troškove, ne odbijajte da napravite ove izmjene. Pokušajte s razumijevanjem za liječenje klijenta, jer čeka za njega vrlo važan događaj.

Metoda 4 od 5:

Akcije tokom događaja

jedan. Pripremite sve. Doći do mjesta događaja prije svih. Pobrinite se za sve profit na vrijeme i nazovite one koji kasne. Pomozite ljudima kojima je potrebna pomoć, i poučajmo gdje je to potrebno. Ne miješajte ako vaše prisustvo negdje ne bude potrebno. Pazite da niko nije povrijeđen.

Bićete mirni ako napravite spisak slučajeva i prođete kroz njega. Dajte listu svakog tima: one koje ste zaposlili, koji su odgovorni za ukrašavanje i plasman namještaja, koji su odgovorni za opremu. Provjerite je li sve na svom mjestu.

2. Delegat Rad. Ne bojte se delegirati dužnosti. Nemoguće je učiniti sve, tako da trebate distribuirati dužnosti. Ako se netko ne nosi sa svojim radom, uputite ga drugi. Vaš zadatak je kompetentno distribuirati. Ne zapovjedite i ne razbijate lične granice - unajmio si te da to učiniš.

Budite pristojni, ali govorite čvrsto i samouvjereno. Na primjer, pa: "Maxim, treba mi vaša pomoć u cateringu. Hvala". Vaš tim treba raditi čvrsto. Da svi budu lakši, uzmite ulogu glave koji biste trebali biti.

3. Glava prilagoditi. Pokušajte uklopiti u grafikon i pronaći izlaz ako ne radite u grafikonu, ali najvažnije - Ne brinite zbog ovoga. Ako počnete nervozne, prestat ćete kontrolirati, a iz ovoga se ništa dobro neće izvući. Ako se neki govor usporio 10 minuta, a govor ignorira vaše znakove, opustite se. Samo jedete piće malo kasnije, a niko neće primijetiti. Ništa loše nije se dogodilo.

Moguće su sve korice. Nije moguće predvidjeti sve, a prije nego što naučite da ga uzimate, to bolje. Mirni upravljački događaj može riješiti bilo koji problem, a uzgoj - ne. Stoga, ne budite nervozni i ne dozvolite da sve ide sebi. Događaj će uskoro biti završen!

4. Neka svi svjesni onoga što se događa. Na dan događaja provjerite broj gostiju i svih ostalih nijansi. Ako trebate nešto promijeniti, javite mi odgovorne ljude što je prije moguće. Morate biti prvi (jedan) koji će primijetiti bilo kakve probleme.

Pitajte kupce kako se osjećaju. Mogu biti nervozni, brinuti, dosadni, radovati se ili brinuti zbog nečega, a razgovor s vama mogu pomoći da se smire i motiviraju da nešto smire. Očarajte goste i članove vašeg tima, ako je potrebno.

pet. Uključite se u svoje poslovanje. Razmislite da se svaki član tima može nositi sa svojim zadatkom: Ako ste im nešto uputili, to znači da će se nositi. Predložite pomoć, ako je potrebno, ali svi članovi vašeg tima moraju biti dovoljno iskusni da osiguraju da ova pomoć ne treba. Sjetite se sljedećeg:

Upoznajte sa svim gostima na ulazu. Kada počne događaj, pustite vodeće goste. Vaš će zadatak biti riješiti probleme i kontrolu svih procesa koje gosti ne vide (kuhanje hrane i drugih zadataka).

Gledajte goste i povremeno provodite vrijeme s vodom u slučaju da se neki planovi promijene.

Držite podalje od glavnih gostiju večeri. Ovo je njihov odmor. Ali budite spremni pojasniti s njima u prikladnim trenucima, bilo da su zadovoljni svima i nemaju zahtjeve ili želje.

6. Ako se događaj provodi kako bi se promovirao, pripremio suvenire. Gosti se moraju sjetiti večeras, ali najvjerovatnije su vam potrebne ne samo ovo. Vjerovatno želite da gosti pređu na stranicu, dali su donaciju ili su rekli o kompaniji drugima. Za pamćenje događaja, pripremite suvenir proizvode. To može biti slika, letak, ručka - nešto što će podsjetiti goste o vama i o vašem događaju.

7. Nakon događaja čestitam sebi. Čini se da događaj ide sam po sebi i niko ne vidi pripremu. Pohvalite sebe - zaslužujete! Ali dok je prerano za opuštanje - rad još nije završen.

Nakon događaja, odvojite vrijeme da se upoznate sa klijentom i hvala. Predajte klijentu malom daru u čast ovog događaja - takve sitnice uvijek čine sastanke ugodnijim. Pored toga, tako da će klijent biti spremniji da vam preporuči. Dajte cvijeće ili neku fotografiju ove večeri u okviru (na primjer, trenutak rezanja kasete, najsvjetliji trenutak govora, ceremonija dodjele, poljubac mladenke i mladoženja, ukidajući svijeće na tortu) ili bilo koji Drugi poklon koji će biti prikladan u ovim uvjetima.

osam. Miša preko i idite kući. Pokušajte ostaviti mjesto u istom obliku, kako je bilo prije tebe. Recite svom timu da je vrijeme za čišćenje i ne odlazite dok se čišćenje ne završi. Sjetite se da biste trebali učestvovati i.

Nije samo pristojan, već će vam omogućiti da izbjegnete dodatne troškove. Na mnogim mjestima čišćenje nakon događaja uključuje. Pokušajte izbjeći skrivene troškove.

devet. Organizirajte povrat novca i plaćanje sve opreme i hvala svima sa kim ste radili. Možda će to morati učiniti kasnije. Pitajte klijenta, ako mi se sviđa događaj. Čak i ako se platite kasnije, hvala klijentu na priliku za rad s njim i pitati njegovu posjetnicu.

Hvala članovima vašeg tima. Provjerite da svi plaćeni. Sakupljajte čekove i brinite se o svima. Sigurno ste posljednji koji će izaći iz sobe.

Metoda 5 od 5:

Rješavanje problema

jedan. Znati što treba učiniti u slučaju kašnjenja gostiju i kako riješiti druge probleme. Ljudi često kasne, a vi morate biti spremni za ovo. U pravilu je odlaganja teško izbjeći (na primjer, zbog nepredvidivosti prometnih gužvi), ali gosti koji su došli na vrijeme mirno su povezani s njima. Da biste izbjegli nepotrebne poteškoće:

Provjerite je li vrijeme jasno naznačeno. Ako zatražite goste da potvrde sudjelovanje, zamolite ih da potvrde vrijeme. Kontakt vodeći, gosti (najčešće najvažniji), umjetnici i osoblje kuhinje, ako ste znali za problem koji je teško riješiti brzo. Ako glavni gosti kasne (na primjer, mladenka i mladenke), možete učiniti sljedeće:
Kontaktirajte lažno i zamolite da pojasnite približno vrijeme dolaska. Obavijestite kuhinju o novom vremenu, tako da osoblje može usporiti ili ubrzati rad.
Ne obavijestite sve goste da se početak odgađa zbog kašnjenja gostiju (ovo će se sve razumjeti). Recite glavnim gostima da znate za to. Objasnite da, međutim, namjeravate učiniti ljudima mogućnost da sami odlučuju, jer se bolje poznaju i mogu donositi odluke koje su prikladne za sve.
Slijedite vrijeme jer bi svi trebali imati vremena za govor. Ako glavne goste kasne, ponudili su ljudi grickalicama ili pićima - neće im dopustiti da im se dosadi.
Ako su gosti vrlo kasni i ne možete ih čekati (na primjer, zbog činjenice da se neka jela ne može podnijeti kasnije), započnite događaj na vrijeme, a kada stignu na pad gostiju, doveduju ih tam , čak i ako je desert.
Nude svima drugima da plešu, igraju, izgovaraju govor ili dogovaraju bilo koju drugu zabavu, posebno ako je povezan sa muzikom. Zamolite fotografe da rade s gostima dok ne stignu. Razmislite o rezervnom planu dnevno prije događaja.
Ako gosti posebno žele doći kasnije, o tome se osjećaju kao izbor gostiju, a ne kao vaš neuspjeh. Vaš zadatak je da se bavite onim gostima koji su već došli. Gledajte sebe kao da nema problema.

2. Znajte kako riješiti probleme sa hranom. Ovi se problemi rijetko dogode ako se sve osmisli unaprijed, ali ponekad su moguća iznenađenja: dijete može rasipati hranu ili se u kuhinji može dogoditi neku oblogu u kuhinji. Unačite unaprijed koji će gosti biti na događaju tako da možete razmišljati putem lokacije tablica s hranom i gostima.

Ako je negdje bilo tekućina, mora ga biti uklonjena što je prije moguće iz sigurnosnih razloga, čak i ako morate pomaknuti tepih, bilo koji ukrasni elementi ili namještaj. Ako je mrlja nemoguće prerušiti (na primjer, ako je riječ o antiknom objektu), bolje je nositi objekt mrljama. Ako imate rezervni namještaj, koristite ga. Ako ne, izložite ostatak predmeta nameštaja tako da odsustvo jednog predmeta nije u očima.

Zona sa hranom može se izgorjeti barazom užetom, zavjesom ili shirmom. Ovo je korisno ako se grickaste ploče jedva postavljaju na tablicu snopa ili ako planirate pokazati da će se kasnije hraniti. Neki gosti mogu odlučiti da se hrana poslužuje u neograničenim količinama i može se uzeti samostalno, ali nije uvijek tako.

Promijeni meni. Ako je neki dio jela nemoguće primijeniti (na primjer, prilog), eliminirajte ga, zamijenite druge ili smanjite dio tako da je preostalo prilog dovoljno za sve. Potrebno je povećati dijelove drugih proizvoda. Prijavi odluku odgovorne.

Neučekivane vegetarijance, trijezni i gosti ne bi trebali biti ako ste svi unaprijed osmislili, ali često ljudi dovode rodbine ili bliske prijatelje, a ne upozoravaju na to unaprijed, pogotovo ako događaj ne predviđa prisustvo stroge Iznos poziva. U pravilu, rešavanje takvih problema je jednostavan. Upoznajte goste na ulazu i pitajte da li imaju preferencije u hrani. Prijavite sve preferencije u kuhinji čim naučite o njima.

Ako gosti dođu više nego što ste očekivali, pripremite više hrane ili kupite više proizvoda ako je potrebno. U pravilu postoji zaliha proizvoda u kuhinji, uzimajući u obzir moguću štetu, a najčešće se pretvorila da je hrana veća od, a ne manje. Možete smanjiti porcije i poslati više kruha, zelene salate ili povrća, odnosno proizvodi koji se mogu brzo kupiti u supermarketu.

3. Znajte kako riješiti probleme sa djecom. Ne pravite grešku u mnogim menadžerima - zapamtite da djeca imaju iste potrebe kao kod odraslih: Žele provesti dobro vrijeme i da im nije dosadno. Roditelji se često vrijeđaju ako događaj ne osigura zabavu za djecu. Najbolje je pitati svih gostiju koji planiraju da sa sobom uzivaju djecu, upozoravaju vas na to slanjem odgovora na vaš poziv.

Mala djeca (do 10 godina) najbolje sugeriraju hranu ili grickalice, jer najčešće večera počinje ranije od osam u večernjim satima, a to je mnogo kasnije nego što djeca obično jedu. Hrana mora biti zanimljiva za djecu i korisnu, ali istu zamišljuju kao i hranu za odrasle - roditelji će cijeniti. Potpuna hrana za djecu pojednostavit će rad roditelja, zahvaljujući kojem mogu mirno provoditi večeras.

Djeca se u pravilu mogu biti poslužena hrana za odrasle i dijelove iste veličine kao odrasla osoba, iako djeca najčešće ne jedu cijeli dio. Uz pristanak roditelja ponudite dječji meni, ako hrana za odrasle ne voli. Tinejdžeri često biraju isti obrok kao i djeca jer je jednostavnija. Iz tog razloga, neke ustanove preimenuju dječje menije u alternativni meni. Unaprijed razgovarajte sa glavnim gostima meniju za djecu i zabavne opcije za djecu i starije osobe.

Označite osamljeno mjesto za žene s bebama, gdje ih mogu nahraniti i prerušiti, kao i mjesto za malu djecu, gdje su mogli spavati ako su umorni.

4. Znajte kako se ponašati sa nasilnim i pijanim gostima, kao i sa ljudima koji pokušavaju doći do događaja bez pozivnice. U idealnom slučaju, moguće je izbjeći, ali ne uvijek - problemi su mogući u korporativnim i porodičnim događajima. Nijanse često se pojavljuju, o čemu niste znali i ne bi mogli znati, zato budite spremni za sve.

Pitajte klijenta i glavne goste o mogućim scenarijima ponašanja u takvim slučajevima. Ako se o njima razgovara s njima neprikladno, razgovarajte s drugim odgovornim kako biste izbjegli probleme sa sjedenjem. Dodijeliti odgovorne za ove situacije, slijedite situaciju i budite spremni intervenirati ako vam treba. Strogo govoreći, vaša dužnost je da izvršite događaj, ali niste odgovorni za lična pitanja. Iz tog razloga, trebali biste saznati kome biste trebali kontaktirati ako se pojavi neugodna situacija.

Pošto je uskratio alkohol za goste, koji je već popio suvišan, može biti teško, kao i interakcija s gostu, koji se ponaša agresivno, najbolje da omogući jednom od gostiju da riješi sukob. Pozovite policiju samo ako odobri glavne goste. Čak i u malim događajima često postoji puno alkohola, pa je važno uvijek biti upozorenje.

Situacije s ljudima koji pokušavaju doći do događaja bez pozivnice, uvijek su prilično komplicirane. U ovom je slučaju najbolje mirno tražiti da napuste događaj, ali prvo provjere s glavnim gostima, bilo da su ti ljudi u listi pozvanog. Ako se ljudi ponašaju agresivno, vaša je dužnost zaštititi goste do stepena u kojem je moguće. Pozovite policiju ili stražu ako nepozvane goste ne odlaze, uprkos vašim zahtjevima.

Gosti često zanemaruju šemu sjedenja i sjede tamo gdje žele, ili pored onih koji žele sjediti. Pitajte glavne goste, zar ne?. Najbolje je unaprijed razgovarati s kupcima. Ako ljudi moraju biti u mogućnosti sjediti prema sjedenju, nemojte nikoga u trpezariji ne dozvoliti prije početka večere. Često su gosti u predvorju, u predvorju ili u baru. Ako bilo koji ljudi ne moraju presijecati zbog porodičnih razlika, možete podijeliti ljude u grupe i provoditi ih na odgovarajuće tablice odvojeno.

pet. Znajte šta učiniti ako vas je vrijeme spriječilo. Iznenadna kiša ili snijeg mogući su u nekim regijama, poput jake vrućine ili hladnoće. U pravilu, vrijeme nije važno mnogo ako se događaj izvede u zatvorenoj sobi, ali u slučaju aktivnosti na otvorenom sve je sve složenije. Ako se očekuje loše vrijeme, prenesite događaj na drugo mjesto. Ako je nemoguće, uzeti veliki paviljon ili šator za iznajmljivanje (iako ova opcija može biti skupa ako naredite sve u last minute). Pogledajte vrijeme prilikom pripreme za događaj. U slučaju lošeg vremena, situacija je izuzetno teška, pa učini sve što ovisi o vama da spriječite probleme.

U nekim zemljama postoje osiguranje u slučaju lošeg vremena i drugih problema. Ako je vrijeme nepredvidivo u vašem području, razmislite o lošim vremenskim akcijskim planom. Saznajte troškove osiguranja i prebacivanje događaja na drugo mjesto, jer će vam pomoći da pripremite klijenta za moguće troškove.

Savjeti

Osnovne stavke držite na jednoj zgodnom mjestu: salvete, aparat za gašenje požara, komplet za prvu pomoć i druge stvari. Ako sve ide u redu, neće im trebati, ali u slučaju velikih događaja bolje ih je imati na raspolaganju za ruku.
Ako je netko od gostiju ili govornika umoran ili prisiljen da se navikne na promjenu vremenskih zona, provjerite s njima ili njihovim pomoćnicima, ne trebaju sesiju u banji, masažu ili nešto drugo, što će im omogućiti da se osjećaju bolje. Ako nisu dugo jeli, možete im poslati ručak i ako se osjećaju loše - tablete (na primjer, u slučaju glavobolje zbog stresa ili bolova u trbuhu zbog leta). Umorni gosti ili govornici načini da upropaste bilo koji događaj, bez obzira koliko se trudili.
Provjerite je li sve vidljivo na scenu i zvučnu muziku ili govore.
Zapamtite da se bavi organizorom tuđeg događaja - velika je čast, čak i ako se proces sama ispada da je vrlo nervozan. Vaš rad može učiniti mnogo ljudi sretnima i pružiti im nezaboravne utiske. Takođe ćete vam biti korisno ovo iskustvo dok steknu puno novih vještina.
Sami možete reći govor ili čak plesati s nekim ako čini događaj zanimljiviji. Važno je moći delegirati svoje dužnosti u slučaju ako trebate učestvovati u plesu ili izgovoru. Važno je da u istoj tablici nema tišine.