Kako uspostaviti spajanje slanja u Microsoft Word-u

Spajanje je moćan alat za pisanje i slanje ličnih slova više primatelja. Možete ga koristiti i za stvaranje koverta ili naljepnica s informacijama o svakom primatelju. Spajanje može uvesti podatke iz drugog izvora, poput Excela, a zatim ih koristiti za umetanje u vašu poruku prema određenim primateljima.

Korake

Dio 1 od 3:

Dodavanje primatelja

jedan. Spajanje je funkcija namijenjena stvaranju masovnih slanja, kao i koverte i naljepnica s različitim informacijama. Možete uvesti bazu podataka primatelja ili ih ručno unijeti, a zatim koristiti takozvana "polja" da biste automatski ispunili informacije o svakom primatelju. To vam omogućava da stvorite jedan dokument koji možete poslati stotine ili čak hiljade ljudi.

Slika pod nazivom Mail Spajanje u Microsoft Word Step 2

2. Kreirajte tablicu sa informacijama o primateljima (ako je potrebno). Možete ručno unijeti podatke o primateljima, ali ako imate stotine primatelja, lakše je stvoriti odgovarajuću tablicu ili bazu podataka.

Kako stvoriti tablicu u Excelu.

U mreži potražite informacije o kreiranju baze podataka u pristupu.

Slika pod nazivom Mail spajanje u Microsoft Word STEP 3

3. Kliknite karticu MaiLingUp. Ako radite u Word-u 2003 ili stariji, kliknite "Service" - "Pisma i slanje" - "Prikaži tool alat".

Slika pod nazivom Poštampaj u Microsoft Word-u korak 4

4. Kliknite "Start Merge" i odaberite vrstu dokumenta (poruke e-pošte, slova, koverte, naljepnice i direktoriji). Ako niste sigurni, odaberite "Normal Word dokument".

Odabir "koverte", otvorit će se prozor postavki omotnice u kojoj možete odabrati veličinu i redoslijed oblikovanja koverte.

Odabirom "naljepnica", otvorit će se prozor "naljepnica" u kojem možete odabrati vrstu i veličinu naljepnica.

Slika pod nazivom Poštampaj u Microsoft Word-u Korak 5

pet. Kliknite "Odaberite primatelje" i odaberite način dodavanja primatelja. Primatelji su najvažniji dio funkcije spajanja, jer vam omogućuje ispunjavanje "polja" s informacijama o svakom primatelju. Možete ručno unijeti primatelje, prenijeti tablicu ili bazu podataka ili preuzeti kontakte iz Outlooka.

Odabir "Unesite novu listu", otvorit će se novi prozor u kojem možete unijeti podatke o svakom primaocu. Bit će korisno ako nemate pristup tablici s informacijama o primateljima, ali to je vrlo spor način unosa podataka. Možete kliknuti gumb "Podešavanja stupca" da biste stvorili stupce sa odgovarajućim informacijama.

Odabirom "Koristite postojeću listu", otvorit će se Windows Explorer u kojem možete pronaći datoteku sa stolom ili bazom podataka. Možete kliknuti i tipku "New Source" za povezivanje s SQL serverom na Internetu.

Odabir "Odaberite Outlook kontakte", vaši kontakti su preuzeti iz Outlooka (možete primijetiti koji kontakti moraju biti preuzeti).

Dio 2 od 3:

Izrada dokumenta

jedan. Stvorite dokument kao što obično radite (od nule ili sa predloškom). Prije nego što je ovo važno ući u podatke o primatelju da biste koristili odgovarajuću "polja" prilikom kreiranja dokumenta.

U mreži potražite informacije o pisanju službenog pisma.
Kako napraviti dobar bilten.

Slika pod nazivom Pošteda pošta u Microsoft Word Korak 7

2. Pritisnite tipku "Dobrodošli" da biste stvorili pozdrav. Možete koristiti značajku za pregled da biste vidjeli kako pozdrav izgleda na svakom slučaju spajanja.

Slika pod nazivom Spajanje pošte u Microsoft Word Comp 8

3. Kliknite gumb "Umetni merge" i odaberite polje koje želite umetnuti u dokument. Prilikom kreiranja dokumenata, ovo polje će biti zamijenjeno podacima iz tablice primatelja.

Na primjer, ako želite da dokument prikaže ime i prezime primatelja, odaberite "Prvo", pritisnite GAP, kliknite ponovo, kliknite gumb "Umetni polje", a zatim kliknite "Zadnji".

Možete koristiti i tipku "Adrese" za kreiranje koverta sa adresom svake primatelje. Unesite svoju adresu u liniju adrese pošiljatelja, a zatim pritisnite "Adrese" u liniji adrese primatelja.

Možete odabrati bilo koje polje koje sadrži podatke o primatelju. Provjerite da li se ovo odnosi na sve primatelje s popisa, jer će se prazna polja pojuriti u oči.

Slika pod nazivom Mail Spajanje u Microsoft Word-u korak 9

4. Kliknite gumb "Istakni polja" da biste istaknuli umetnuta polja i olakšali njihovo uređivanje.

Slika pod nazivom Mail spajanje u Microsoft Word-u korak 10

pet. Kliknite gumb "Prikaži rezultate" da biste vidjeli kako će dokument izgledati. Na ekranu će se pojaviti dokument spajanja s podacima prvog primatelja.

Dio 3 od 3:

Završetak spajanja

jedan. Provjerite dokument za pogreške u njemu. Kliknite gumb Automatsko grešku tako da riječ skenira svaki dokument u spajanju i pobrinuo se da su sva polja ispunjena odgovarajućim podacima primatelja. Program će vas obavijestiti o bilo kojoj nedosljednosti koju možete popraviti.

Slika pod nazivom Spajanje pošte u Microsoft Word Comp 12

2. Ispunite postupak spajanja. Klikom na "Pronađi i kombiniranje" prikazat će se tri opcije:

"Uređivanje pojedinačnih dokumenata". Možete definirati uređene zapise. Nakon toga stvorit će se novi dokument sa svakim unosom na zasebnoj stranici. Možete ih ručno uređivati.

"Štampanje dokumenata". Možete definirati ispisane zapise. Nakon toga, dokumenti će biti poslani na pisač i tiskano.

"Slanje dokumenata e-poštom". Možete unijeti predmet pisma i odabrati polje koje sadrži primatelje adresa e-pošte. Tada možete poslati distribuciju kroz AOUTLOOK. Imajte na umu da će newsletter biti odložena, pa budite sigurni da je sve u redu s tim.