Kako koristiti Microsoft Access (sa ilustracijama)

Microsoft Access je program za stvaranje baza podataka koji omogućava lako upravljanje i uređivanje baza podataka. Dolazi do bukvalno za sve, u rasponu od malih projekata i završava velikim poslovanjem, vrlo je vizualno. To ga čini odličnim pomoćnikom za ulazak i pohranu podataka, jer korisnik ne treba baviti tablicama i rasporedom. Započnite čitati da biste saznali kako koristiti Microsoft pristup kao efikasnije.

Korake

1. dio 6:

Stvaranje nove baze podataka

jedan. Na kartici Datoteka odaberite Novo ». U bazama podataka možete pohraniti informacije iz različitih oblika. Možete kreirati praznu bazu podataka, praznu web bazu podataka ili odaberite bilo koji od širokog raspona predložaka.

Prazna baza podataka je standardna baza podataka o pristupu, odlična za lokalnu upotrebu. Izrada prazne baze podataka takođe dovodi do stvaranja jedne tablice.
Web baza podataka dizajnirane su za upotrebu s ugrađenim alatima za publikaciju Accessford na Internetu. Izrada prazne baze podataka takođe dovodi do stvaranja jedne tablice.
Predlošci su unaprijed određeni širok spektar primjene. Odaberite predloške ako ne želite potrošiti previše vremena, smanjujući strukturu baze podataka u jedan cijeli broj.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 2

2. Nazovite svoju bazu podataka. Odabir vrste baze podataka, nazovite ga prema namjeni. Bit će posebno korisno ako istovremeno radite s nekoliko različitih baza podataka. Unesite ime u polje Naziv datoteke. Kliknite "Kreiraj" za generiranje nove baze podataka.

2. dio 6:

Dodavanje podataka bazi podataka

jedan. Odredite najbolju strukturu za pohranu vaših podataka. Ako kreirate praznu bazu podataka, trebali biste unaprijed razmisliti kako organizirati pohranu vaših podataka i unaprijed dodavati potrebnu strukturu. Postoji nekoliko opcija jer možete promijeniti i komunicirati sa svojim podacima u pristupu:

Stolovi - glavna vrsta skladištenja informacija. Stolovi se mogu uporediti sa Excel tablice: svi podaci raspoređuju linije i stupovima. Zbog toga su uvozne informacije iz Excela ili drugih urednika tablice relativno jednostavne.
Obrasci su način da se informacije ouče u bazu podataka. Koristeći tablice, informacije u bazu podataka mogu se izravno napraviti, ali kalupi vam omogućavaju da to brže i jasnije učinite.
Izvještaji vam omogućavaju da brojite i prikazuju informacije iz baze podataka. Izvještaji su potrebni za analizu informacija i primanje odgovora na potrebna pitanja, na primjer, koliko je profita primljeno ili gdje su kupci. U pravilu se koriste za ispise u papiru.
Zahtjevi su potrebni za dobivanje i sortiranje informacija. Zahtjevi se mogu koristiti za traženje određenih unosa iz nekoliko tablica. Takođe se mogu koristiti za kreiranje i ažuriranje informacija.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 4

2. Kreirajte svoj prvi stol. Ako je u pitanju kreiranje prazne baze podataka, automatski će se stvoriti prazna tablica. Podaci možete unijeti tamo ručno ili kopirati i umetnuti iz drugog izvora.

Svaki dio podataka koje su vam potrebne za umetanje u zasebnom stupcu (polje), dok svaki zapis treba započeti s novom linijom. Na primjer, svaki je redak klijent, a svaki stupac odvojene su informacije o ovom klijentu (ime, prezime, e-pošta, telefon itd.).

Možete preimenovati imena stupaca da biste bili jasniji koji je polje za ono što je namijenjeno. Dvaput kliknite zaglavlje stupca da biste promijenili ime.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 5

3. Uvezite informacije iz drugog izvora. Ako želite uvesti podatke iz datoteke podržane ili određene lokacije, možete konfigurirati pristup informacijama o uvozu i dodati u svoju bazu podataka. Ovo je korisno za uvoz informacija sa web servera ili iz drugog otvorenog koda.

Kliknite karticu "Vanjske podatke".

Odaberite vrstu datoteke koju ćete uvoziti. U odjeljku "Uvoz i kombiniranje" naći ćete nekoliko opcija za izbor. Kliknite gumb "Više" da biste otvorili još više opcija. ODBC je protokol za povezivanje baza podataka, poput SQL-a.

Navedite lokaciju datoteke. Ako se datoteka nalazi na poslužitelju, morat ćete unijeti adresu poslužitelja.

U sljedećem prozoru odaberite "Navedite kako i gdje želite spremiti podatke u trenutnu bazu podataka". Kliknite "OK". Slijedite upute za uvoz potrebnih informacija.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 6

4. Dodajte više stola. Različite evidencije treba pohraniti u različitim bazama podataka. Pa će baza podataka raditi nepogrešivo. Na primjer, u jednom će stolu sadržavati informacije o klijentima, u drugom - o nalogu. Tada možete povezati tablicu klijenata sa informacijama u tabeli narudžbi.

U odjeljku "Stvaranje" kartice "Početna" kliknite tablicu Create. Nova tablica pojavit će se u vašoj bazi podataka. Izvršiti potrebne informacije kao i učinjene u prvoj tabeli.

Dio 3 od 6:

Stvaranje veze između tablica

jedan. Naučite kako ključevi rade. Svaka tablica ima jedinstveni ključ za svaki zapis. Prema zadanim postavkama, pristup stvara stupac imena koji raste sa svakim unosom. Ovo je primarni ključ. Tabele mogu imati i vanjske tipke. Ovo su polja povezana s drugom tablicom u bazi podataka. Srodna polja sadrže iste informacije.

Na primjer, u tablici naloga možete imati polje "ime klijenta" za praćenje, koji je tačno naručio određeni proizvod. Možete stvoriti vezu ovog polja pomoću polja "Name" u vašem stolu kupca.
Stvaranje veza omogućava vam poboljšanje integriteta, efikasnosti i lakoće čitanja podataka.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 8

2. Kliknite na karticu "Rad sa bazama podataka". Odaberite "Shema podataka". Prozor se otvara s pregledom svih tablica u bazi podataka. Svako polje će biti označeno pod nazivom njegove tablice.

Prije stvaranja veze morate kreirati polje za vanjske tipke. Na primjer, ako želite koristiti "Identifikator klijenta" u tablici narudžbe, stvorite polje pod nazivom "Klijent" i ostavite ga prazan. To mora biti isti format kao i s kojim se postavljate (u ovom slučaju, broj).

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 9

3. Povucite polje koje želite koristiti kao vanjsku tipku. Premjestite ga u unaprijed pripremljeni polje za vanjsku tipku. Kliknite "Stvaranje" u prozoru koji se čini da stvara vezu između polja. Pojavi se linija između dva tablica, tako vezana.

Prilikom kreiranja veza odaberite potvrdni okvir u "Navedite integritet podataka". Ova značajka omogućuje vam promjene u drugom polju kada se prve promjene eliminira netačnost podataka.

Dio 4 od 6:

Kompilacija zahtjeva

jedan. Shvatite ulogu zahtjeva. Zahtjev je radnja koja vam omogućuje brzo vidjeti, dodavanje ili promjenu podataka u bazi podataka. Postoji veliki izbor zahtjeva, u rasponu od jednostavne pretrage i završetka stvaranja novih tablica na temelju dostupnih informacija. Zahtjevi su potrebni alat za pripremu izvještaja.

Zahtjevi su podijeljeni u dvije glavne vrste: "izbor" ili "akcija". Zahtevi za odabir omogućuju vam izdvajanje informacija iz tablica i izradu izračuna. Zahtjevi za akcije omogućavaju vam dodavanje, promjenu i brisanje podataka iz tablica.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 11

2. Upotrijebite čarobnjaka za upit za kreiranje zahtjeva za odabir. Ako želite stvoriti osnovni zahtjev za odabir, upotrijebite čarobnjaka za upit tako da vam po korak po korak pomogne u tome. Upit za upit možete pronaći u kartici "Stvaranje". Omogućuje vam pronalazak pravih polja u tablici.

Stvaranje zahtjeva za odabir za kriterije

jedan. Otvorite alat za dizajner zahtjeva. Možete koristiti kriterije pretraživanja da biste suzili izbor i prikazuju samo potrebne informacije. Za početak kliknite karticu Create i odaberite alat "Zahtjevi za dizajner".
2. Odaberite tablicu. Otvara se prozor za odabir tablice. Dvaput kliknite željenu tablicu za upit, a zatim kliknite "Zatvori".
3. Dodajte polja s kojima trebate primati podatke. Dvaput kliknite na svako polje da biste ih dodali na zahtjev. Ova polja bit će dodati dizajneru mreži.
4. Dodajte svoje kriterije. Možete koristiti različite vrste kriterija kao što su tekst ili funkcije. Na primjer, ako želite prikazati cijene veće od 5000 rubalja u polju "Cijene", unesite > = 5000, Da biste dodali ovaj kriterij. Ako želite pronaći kupce samo iz Rusije, unesite RusijaU polju kriterija.
U jednom upitu možete koristiti nekoliko kriterija.
pet. Kliknite "Pokreni" da biste vidjeli rezultate. Gumb "Run" u obliku usklične oznake nalazi se u kartici "Dizajner". Rezultati upita bit će prikazani u zasebnom prozoru. Pritisnite Ctrl + S da biste sačuvali rezultate upita.

Izrada izabranog zahtjeva parametara

jedan. Otvorite alat za dizajner zahtjeva. Zahtjev za parametar omogućit će vam instaliranje kojih rezultata želite vidjeti svaki put kada napravite zahtjev. Na primjer, ako postoje klijenti iz različitih gradova u vašoj bazi podataka, možete konfigurirati zahtjev po parametrima za prikaz rezultata za određeni grad.
2. Kreirajte zahtjev za odabir i odaberite Tabela (e). Dodajte polja za odabir dvostrukim klikom na opći prikaz tablice.
3. Dodajte parametar u odjeljak kriterij. Parametri su odvojeni zagrade "[]". Tekst unutar nosača bit će prikazan u nizu koji će se pojaviti tokom upita. Na primjer, za zahtjev grada kliknite na kriterije kriterije u gradskom polju i unesite [Koji grad?].
Parametar može završiti "?"Ili": ", ali ne"!"ili"."
4. Napravite zahtjev za više parametara. Možete koristiti više parametara za kreiranje pretraživanja pretraživanja. Na primjer, na polju "Datum" možete unijeti datume raspon unošenjem Između [unesite datum početka:] i [unesite krajnji datum:]. Kao rezultat upita dobit ćete dvije linije.

Stvaranje upita za stvaranje stola

jedan. U kartici Izrada kliknite na "Zahtjevi dizajner". Možete koristiti zahtjeve za primanje odabranih informacija iz postojećih tablica ili možete kreirati nove tablice s ovim informacijama. Posebno će biti korisno ako želite podijeliti bilo koji dio baze podataka ili stvoriti posebne obrasce za pododjeljke vaše baze podataka. Za početak morate stvoriti redovni zahtjev za odabir.
2. Odaberite tablice od kojih želite izvući podatke. Dvaput kliknite na tablicu iz koje želite izvlačiti informacije. Možete koristiti nekoliko tablica odjednom ako je potrebno.
3. Odaberite polja s koje želite izdvojiti podatke. Dvaput kliknite na svako polje za dodavanje. Bit će dodan u mrežu upita.
4. Postavite potrebne kriterije. Ako su vam potrebne neke informacije iz polja, instalirajte filter po kriterijima. Idite na "Stvaranje zahtjeva za kreiranje upita" za detaljnije informacije.
pet. Ispitajte zahtjev da biste bili sigurni da prikazuje željene rezultate. Prije stvaranja tablice, izvršite zahtjev da biste bili sigurni da dohvate informacije koje su vam potrebne. Postavite kriterije i polja dok ne dobijete rezultat koji vam treba.
6. Spremite upit. Pritisnite Ctrl + S da biste spremili zahtjev za daljnju upotrebu. Na plovidbenom stupcu pojavit će se na lijevoj strani ekrana. Ako kliknete na ovaj zahtjev, možete ga ponovo koristiti, a zatim idite na karticu Dizajner.
7. Kliknite na gumb "Kreiraj tablicu" u grupi za odabir tipa upita. Pojavit će se prozor koji zahtijeva ime nove tablice. Unesite naziv tablice i kliknite "OK".
osam. Kliknite "Pokreni". Prema utvrđenim zahtjevima, stvorit će se nova tablica. Tabela će se pojaviti u navigacijskom stupcu s lijeve strane.

Stvaranje zahtjeva za dodavanje

jedan. Otvorite prethodno kreirani zahtjev. Možete koristiti dodatni zahtjev za dodavanje podataka u tablicu koja je već stvorena u drugom stolu. Ovo je korisno kada trebate dodati više podataka na gotov tabl kreiran tabelom koji stvara tablicu.
2. Kliknite gumb Dodaj na kartici Designer. Otvara se dijaloški okvir. Odaberite tablicu koju želite dodati.
3. Promijenite kriterije zahtjeva kako odgovaraju dodanim informacijama. Na primjer, ako ste stvorili tablicu s kriterijom "2010" u polje godine, promijenite ovu vrijednost prema dodatnim informacijama, na primjer, "2011".
4. Odaberite gdje tačno želite dodati informacije. Obavezno dodajte podatke na pravu polje za svaki dodani stupac. Na primjer, ako donesete promjene gore, informacije trebaju biti dodane u polje "godine" na svakom retku.
pet. Pratite upit. Kliknite gumb "Run" na kartici Designer. Zahtjev će se provesti i informacije će biti dodane u tablicu. Možete otvoriti tablicu kako biste bili sigurni da su uneseni podaci tačni.

Dio 5 od 6:

Stvaranje i upotreba oblika

jedan. Odaberite tablicu za koju želite stvoriti obrazac. Obrasci prikazuju podatke za svako polje i omogućuju vam lako prebacivanje između unosa ili stvaranje novih. Obrasci - Potrebno sredstvo s dugim periodima ulaznih informacija - većina korisnika smatra da je mnogo lakše koristiti obrasce od tablica.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 35

2. Kliknite gumb "Obrazac" u kartici "Stvaranje". Obrazac zasnovan na podacima na osnovu tablice automatski će se kreirati. Program pristup automatski stvara polja sa željenom veličinom, ali na mjestu će uvijek uvijek biti uvijek izmijenjen ili pomaknut.

Ako ne želite prikazati određeno polje u obrascu, nazovite kontekstni meni desnim klikom i kliknite Izbriši.

Ako su tablice međusobno povezani, pojavljuje se opis iznad svakog unosa koji prikazuje kombinirane podatke. Dakle, uredite ove podatke mnogo lakše. Na primjer, svaki prodajni predstavnik može se pripisati bazi podataka kupaca.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 36

3. Pomaknite se na novi obrazac. Pokazivači u obliku strelica omogućavaju vam prelazak sa jednog ulaska u drugi. Polja će biti ispunjena vašim podacima u trenutku prebacivanja između njih. Možete koristiti tipke na ivicama da biste odmah otišli na prvi ili zadnji unos.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 37

4. Kliknite gumb Opis da biste koristili tablicu. U gornjem je lijevom uglu i omogućava vam promjenu vrijednosti odabrane tablice pomoću obrazaca.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 38

pet. Izvršite izmene postojećih zapisa. Tekst možete promijeniti u bilo kojem polju svakog unosa da biste promijenili informacije u tablici. Sve promjene će se automatski prikazati u tablici, isto će se pojaviti u svim povezanim tablicama.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 39

6. Napravite nove unose. Kliknite "Dodaj zapis" u blizini navigacijskih tipki da biste dodali novi unos na kraju popisa. Tada možete koristiti polja za izradu podataka u prazne zapise unutar tablice. Mnogo je lakše od dodavanja novih podataka putem tabelarnog pogleda.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 40

7. Spremite oblik kada završite sa radom s njim. Provjerite jeste li spremili obrazac pritiskom na CTRL + S- možete ga lako unijeti kasnije kasnije. Na plovidbenom stupcu pojavit će se na lijevoj strani ekrana.

Deo 6 od 6:

Stvaranje izvještaja

jedan. Odaberite tablicu ili upit. Izvještaji vam omogućavaju da brzo prikažete sažetak sljedećih podataka. Često se koriste za stvaranje izvještaja o prihodima ili za izvještaje o isporuci, ali mogu se konfigurirati gotovo za bilo koje područje korištenja. Izvještaji koriste podatke iz tablica ili zahtjeva koje ste stvorili ranije.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Comp 42

2. Kliknite karticu Stvaranje. Odaberite vrstu potrebnog izvještaja. Postoji nekoliko različitih načina za stvaranje izvještaja. Pristup može napraviti izvještaj za vas automatski ili ga stvorite sami.

Izvještaj će se kreirati auto izvješće koristeći sve dostupne informacije iz vašeg izvora. Ništa se neće grupirati, već za male baze podataka prilično je prikladno.

Prazan izvještaj - stvorit će se prazan izvještaj koji ćete sami moći ispuniti potrebne podatke. Informacije o bilo kojoj dostupnoj polje možete odabrati da biste stvorili neophodan izvještaj.

Čarobnjak za izvještaj pomoći će vam da prođete kroz proces kreiranja izvještaja, omogućujući vam odabir i grupni podaci, a zatim uredite pravi put.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 43

3. Odaberite izvor za prazan izvještaj. Ako ste odabrali stvaranje praznog izvještaja, morate odrediti izvor za to. Prvo kliknite karticu "Sortiraj", a zatim idite na Svojstva. Da biste to učinili, možete pritisnuti i Alt + Enter.

Kliknite na strelicu pored polja "Izvor izvora". Pojavit će se popis svih dostupnih tablica i upita. Odaberite jedno i on će se pripisati izvještaju.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 44

4. Dodajte polja za prijavljivanje. Pokazujući izvor, dodajte polja iz nje u vaš izvještaj. Kliknite karticu "Format", a zatim kliknite "Dodavanje postojećih polja".Lista polja dostupna je na desnoj strani.

Pritisnite i pomaknite polja za dodavanje u odjeljak "Dizajner". Rekord će se pojaviti u izvještaju. Kada dodajete dodatna polja, oni će se automatski dodati postojećim.

Možete promijeniti veličinu polja pritiskom na ivicu i pomaknite pokazivač.

Izbrišite polja iz izvještaja odabirom naslova i klikom na dugme Izbriši.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 45

pet. Dodajte grupe u svoj izveštaj. Grupe vam omogućuju brzo razumijevanje informacija iz izvještaja, jer se sve primjenjuje u organiziranom obliku. Na primjer, ako trebate kreirati grupe za prodaju po regionu ili u odnosu na prodavača, sve se to može učiniti grupiranjem.

Na kartici Dizajner odaberite "Gruping".

Desnom tipkom miša kliknite dio polja koji želite dodati u grupu. Odaberite "Grouple" iz menija.

Pojavi se zaglavlje grupe. Možete promijeniti naslov u bilo koji željeni.

Slika pod nazivom Koristite Microsoft Access Korak 46

6. Spremite i podijelite svoj izvještaj. Čim je izvještaj spreman, možete ga sačuvati i ispisati kao bilo koji dokument. Koristite ga za ispričavanje efikasnosti kompanije investitorima, dijeliti kontakt informacije sa zaposlenima i u druge svrhe.

Savjeti

Microsoft Access otvara se u skrivenom režimu informacija u kojem postoje opcije koje vam omogućuju otvoriti postojeće baze podataka, kreirati nove i pristupne naredbe za uređivanje bilo koje vaše baze podataka.

Upozorenja

Neke karakteristike pristupa nisu uvijek dostupne - sve ovisi o vrsti baze podataka koju ste stvorili. Na primjer, nemoguće je pružiti pristup bazi podataka kreiran za korištenje izvan mreže, a neke karakteristike izvan mreže, na primjer, ukupni broj zahtjeva neće raditi u web bazi podataka.