Kako stvoriti plan kontinuiteta poslovanja: 13 koraka

Plan kontinuiteta poslovanja je najmanje skupo osiguranje koje kompanija može priuštiti (posebno se odnosi na male kompanije za koje će troškovi plana biti izuzetno nizak). S tim u vezi, detaljno je opisano kao zaposleni da ostanu u kontaktu i nastave obavljati svoj rad u vanrednim situacijama, poput u slučaju požara u uredu. Nažalost, mnoge kompanije ne smatraju potrebnim za stvaranje sličnog plana.

Ovdje ćete se upoznati sa predloženim koracima za stvaranje plana kontinuiteta poslovanja, koji će pomoći maloj kompaniji "ostati na vodi" tokom ili nakon hitne pomoći. Stvaranje sličnog plana za veće kompanije neće biti opisano u ovom članku.

Plan kontinuiteta poslovanja ponekad se naziva plan oporavka od katastrofe, a u stvari imaju puno čega. S druge strane, plan oporavka od katastrofe ima za cilj vraćanje katastrofa, a plan kontinuiteta poslovanja usmjeren je na to kako nastaviti poslovanje u procesu restauratorskog rada. Oba su ti plana vrlo važna i često se radi praktičnosti kombiniraju u jedan dokument.

Korake

jedan. Napravite spisak ključnih radnika. Postoje ljudi koji zauzimaju određene pozicije, bez kojih vaš slučaj jednostavno ne može postojati - napravite spisak tih ljudi, neka bude imena svih ljudi korisnih vama, ali i pokušajte učiniti što više.

Razmislite o tome koje su radne odgovornosti kritične. Razmislite ko će izvesti ove funkcije kada će glavni radnici otići na odmor.
Napravite listu ovih osoba sa punim kontaktnim podacima: Radni telefon, kućni telefon, mobilni telefon, pojmor, radna pošta, lična pošta i bilo koji drugi mogući načini za kontaktiranje osobe u bilo kakvim vanrednim situacijama kada se ne mogu dostići obične metode komunikacije.

Slika pod nazivom Kreirajte plan kontinuiteta poslovanja Korak 2

2. Mislite ko može raditi na daljinu. Neki od vaših zaposlenika mogu savršeno nositi svoje dužnosti iz kuće. Saznajte ko može i ko nije.

Možda ćete se morati nadati da su vaši kritički potrebni zaposlenici (opisani u koraku 1) mogu daljinski raditi ako je potrebno.

Slika pod nazivom Pokrenite kap otpremu poslovnog koraka 2

3. Stvorite listu vanjskih kontakata. Ako imate kritične dobavljače ili kupce, napravite poseban popis kontakata koji će se sastojati od opisa kompanije (ili osobe), kao i uključivati sve druge važne informacije, poput kontakata ključnog osoblja kompanije.

Uključite na svoj spisak pravnika, bankara, stručnjaka Informatičkog odjela, kao i bilo koji drugi ljudi koji su možda trebali u raznim situacijama.

Ne zaboravite komunalne usluge, općinske kompanije, napadnu policiju, požarnu uslugu, bolnicu i poštansku uslugu.

Slika pod nazivom Kreirajte plan kontinuiteta poslovanja Korak 4

4. Dokumentirajte sve kritično važne opreme. U znak sećanja na računare često se mogu sadržavati vrlo važne informacije (redovito obavljate sigurnosnu kopiju, međutim,?).

Neke kompanije neće moći postojati i nekoliko sati bez faksa. Apsolutno ste sigurni u svoj Xerox? Imate li sve ti pisače koji su vam potrebni?

Ne zaboravite na softver - vrlo često može biti dio kritične opreme, posebno ako je to poseban softver i ne može biti tako jednostavan zamijenjen.

Slika pod nazivom Kreirajte plan kontinuiteta poslovanja Korak 5

pet. Navedite kritički važne dokumente. Potvrda o registraciji i drugim pravnim dokumentima, komunalnim, bankarskim podacima, važni dokumenti od odjela za osoblje kompanije, dokumenti o zemljištu za razvoj, porezne deklaracije prvo možda trebaju prvo započeti svoj posao.

Zapamtite da se možete naići na puni gubitak vaših proizvodnih pogona. Hoćete li znati ko će platiti novac za iznajmljivanje usluga? Ko može platiti za servisiranje vaših poštanskih servera?

Slika pod nazivom Kreirajte plan kontinuiteta poslovanja Korak 6

6. Razmotrite različite mogućnosti akcijske akcije u slučaju slobodnih operacija. Ako vaša kompanija koristi kamione, mislite gdje iznajmljujete nove kamione ako su vam oštećeni u požaru? Gde iznajmljujete računare? Možete li pronaći posebne usluge za kopiranje, slanje faksova, ispisa i drugih kritičnih operacija?

Slika pod nazivom Kreirajte plan kontinuiteta poslovanja korak 7

7. Pronađite mjesto koje možete koristiti u slučaju slobodnih operacija. Ovo je mjesto na kojem ćete vježbati svoje poslovanje dok vaše glavno mjesto ne bude nepristupačno.

To može biti hotel - u mnogim od njih postoje vrlo dobro opremljene sobe koje možete koristiti. To može biti ured jednog od vaših kupaca ili jednog od vaših advokata (ovlašteni o poslovima).

Možda će daljinsko prisustvo biti najbolje rješenje za vas.

Ako imate privremenu sobu u polaganju, uključite svoju lokaciju u svoj plan. Obavezno imate sve kontakte (uključujući imena ljudi).

Slika pod nazivom Pokrenite posao u Kini Korak 2

osam. Napraviti postupak za akciju. Trebalo bi uključivati detaljne upute za akciju - šta učiniti ko i kako to učiniti.

Napraviti spisak dužnosti, kao i ljudi koji ih trebaju obavljati. Takođe, napravite suprotno: napravite spisak ljudi i navedite svoje odgovornosti. Dakle, ako trebate saznati ko bi trebao biti odgovoran za osiguravajuće društvo, pogledajte odjeljak osiguranja. A ako trebate znati što bilo koja od vaših kompanija učinite, samo pronađite njegovo ime na svojoj drugoj listi za informacije.

Slika pod nazivom Kreirajte plan kontinuiteta poslovanja Korak 9

devet. Kompletne informacije. Plan kontinuiteta poslovanja beskoristan je ako se sve informacije pohranjuju na različita mjesta. Plan kontinuiteta poslovanja je referentni dokument, bolje je pohraniti u nešto slično mapi za dokumente sa prstenima.

Napraviti dovoljan broj primjeraka i distribuirati ključno osoblje.

Neka se nekoliko dodatnih primjeraka čuva izvan vaše kancelarije, kod kuće ili u sigurnom ćeliju.

Slika pod nazivom Kreirajte plan kontinuiteta poslovanja Korak 10

10. Čuvaj se. Provjerite je li sve u vašoj kompaniji svjesno postojanja plana kontinuiteta poslovanja.

Provedite potrebne tečajeve za sve vaše zaposlene, bez obzira da li su na vašoj listi kritičnog osoblja ili ne. Ne želite da vaši zaposlenici dođu na snježnu oluju na zgradu oštećenu vatru i nisu znali šta da rade dalje.

Slika pod nazivom Pokrenite posao u Kini Korak 8

jedanaest. Provjerite svoj plan. Svugne ste svoje dobre ideje snimili, prikupili sve potrebne informacije, sastavili popis ljudi, kontakata i servisnih kompanija, ali možete li ga implementirati?

Odaberite dnevno i neka svi znaju šta se događa (uključujući vaše kupce, izvođače i dobavljače) - tada se ponašaju kao da je vaš ured uništen. Učinite potrebne pozive, idite u svoju privremenu kancelariju.

Jedino što shvatite je da niste svi pravilno planirani. Ne čekajte pravu katastrofu, saznajte šta ćete trebati drugačije sljedeći put. Napravite još jedan test.

Ako ste izvršili neke globalne promjene u planu i napravite još jedan ček za nekoliko mjeseci. Čak i kada imate solidan plan, provedite godišnje provjere.

Slika pod nazivom Kreirajte plan kontinuiteta poslovanja Korak 12

12. Ne isključujte mogućnost da ćete morati promijeniti svoj plan. Bez obzira koliko vam je dobar plan, nije važno koliko glatko svi planirate, možda se događaji neovisni od vas mogu dogoditi. Na primjer, hotel koji planirate koristiti kao privremeni ured uzet će veliku delegaciju. Ili ne možete doći do banke, jer se prirodna katastrofa dogodila bankovnom vikendu. Nema hrane u vašem domu. Vaš savjetnik za računarske usluge na odmoru.

Slika naslovljena Pronađi zalihe visokog prinosa Korak 2

13. Pregledajte i ispravite. Čim se nešto promijeni, napravite potrebne promjene u svom planu i ažurirajte sve instance.

Ne dozvolite da plan ometa. Zastareni plan je lošiji od beskorisnog: On će vam dati lažni osjećaj smirenosti, dok definitivno imate nešto za brigu.

Savjeti

Pripejd tarifa za mobitele Ovo je jedna od jeftinih prilika za boravak u kontaktu. U slučaju prirodnih katastrofa, mobilne mreže možda neće raditi, pa razmislite o korištenju satelitske komunikacije.
Postavite svoj plan u mapu dobro uočljive boje yari, Neono narančasta je prilično prikladna.
Omogućite svojim zaposlenicima u vremenskoj prognozi, kao i broj kojim mogu saznati o trenutnom stanju vremenskih prilika. Razmotrite upotrebu takvih usluga kao primanje vremenske prognoze kao poruke govorne pošte.
Svi kritički važni zaposlenici moraju biti kopije plana, možete ga pohraniti u autu.
Statistika pokazuje da je požar najčešći uzrok uništavanja / oštećenja ureda. Provjerite je li ova situacija opisana u vašem planu.
Držite svoj plan na istaknuto mjesto, tako da ga okolica često vidi - na taj način će se ideja sama kontinuiteta poslovanja biti u vidu i svijesti u svim vašim zaposlenicima.
Razmislite o korištenju tekstualnih poruka na Twitteru, možda će biti jeftin način komunikacije kada telefonske linije i mobilne mreže ne rade. Pazite da svi vaši zaposlenici imaju Twitter račun.

Upozorenja

Ne pravite piratske kopije softvera. Čak i ako imate priliku (najčešće nije), možda neće raditi, kao i stvoriti ozbiljne probleme sa zakonom. Obratite se svom dobavljaču.
Ne pijte sjajne nade u vatrostalni sef kako biste pohranili svoje digitalne pogone. Većina ovih sefova dizajnirana je za pohranu papira, diskova, disketa, flash diskove u njima jednostavno. Provjerite sigurno za digitalne diskove u ove svrhe. Još bolje - zadržite podatke izvan ureda!
Ne distribuirajte plan onima koji to ne moraju imati. Vaš plan može sadržavati važne informacije da bilo koji nezadovoljan zaposleni može koristiti u neprimjerenim svrhama.