Kako napisati standardnu vrstu upute: 15 koraka

Standardno tipično uputstvo (STI) je dokument koji sadrži detaljne informacije o zadatku. Možda će biti potrebno za promjenu ili ažuriranje ili možete biti u situaciji u kojoj ćete ga morati napisati, počevši od ogrebotine. Zvuči zastrašujuće, ali u stvari je vrlo, vrlo, vrlo, vrlo Pažljiv popis. Potražite korak 1 za početak.

Korake

Dio 1 od 3:

Registracija vaše mačke

jedan. Odaberite svoj format. Nema vjerni ili pogrešan način pisati. U svakom slučaju, vaša kompanija može imati skup mačaka na koje možete tražiti rodnosti za formatiranje, koji se općenito trče, što poželjno izgleda. U ovom slučaju, koristite postojeći CTI kao predložak. Ako ovo nije, imate nekoliko opcija:

Jednostavan korak po korak format. Pogodan je za rutinski kratki postupak koji ima neke moguće rezultate i prilično precizan. Pored potrebne dokumentacije i sigurnosnih uputstava, to je jednostavno izražen popis koji se sastoji od jednostavnih rečenica koji ukazuju na čitač šta treba učiniti.
Hijerarhijski korak po korak forma. Obično se koristi za volumetrijske postupke - više od 10 koraka, uključujući nekoliko rješenja za implementaciju, profinjenost i terminologiju. Obično je to popis sa popisom glavnih tačaka i podstavaka u određenom redoslijedu.
Format FlowCart. Ako je postupak više poput kartice s praktički beskonačnim brojem mogućih rezultata, upotreba dijagrama u dijalumu postaje najbolji izbor. Varijanta ovog formata Morate odabrati kada se rezultati ne mogu uvijek predvidjeti.

Slika pod nazivom Napišite standardni operativni postupak Korak 2

2. Razmislite o svojoj publici. Postoje tri glavna faktora koja je potrebno uzeti u obzir prije nego što kreiraju svoje:

Preliminarno znanje vaše publike. Da li su upoznati sa vašom kompanijom i njegovim postupcima? Znaju li terminologiju? Stil vaše prezentacije mora biti u skladu sa znanjem i udjelom čitateljevog sudjelovanja.

Sposobnost vašeg jezika publike. Postoji li jedna šansa da će "čitati" biti onaj koji ne govori na vašem jeziku? Ako je takva vjerojatnost, bolje je uključiti veliki broj potpisanih slika i dijagrama.

Veličina vaše publike. Ako će mnogi ljudi istovremeno pročitati vaš STI (koji su zauzeti u različitim ulogama), tada biste trebali formatirati dokument tako da je više poput razgovora u predstavi: korisnik 1 dovršava radnju, slijede i tako dalje i tako dalje. Na ovaj način svaki čitač moći će vidjeti kako on ili postaje važan detalj dobro podmazanog mehanizma.

Slika pod nazivom Napišite standardni operativni postupak Korak 3

3. Razmatrati njihov znanje. Sve se svodi na ovo: da li ste najbolji kako biste je napisali? Znate šta podrazumijeva ovaj proces? Kako može poći po zlu? Kako to učiniti sigurnim? Ako ne, bolje ga prenesite nekom drugom. Parhily napisan, a ono što je još gore, dovoljno pogrešno napisano, ne samo da smanjuju performanse i ne bi izazvali kvar organizacije, ali može biti i nesiguran i negativan utjecaj na vašu naredbu ili okoliš. Ukratko, ne biste trebali rizikovati.

Ako ste dodijeljeni ovom projektu, ili se osjećate prisiljene da ga završite (ili dužni), nemojte se stidjeti zatražiti pomoć ljudi koji ispunjavaju ovaj postupak svakodnevno. Intervju je uobičajeni dio bilo kojeg procesa stvaranja.

Slika pod nazivom Napišite standardni operativni postupak Korak 4

4. Birajte između kratkog ili duge forme. Ako ga pišete ili ažurirate za grupu ljudi koji su upoznati sa protokolom, terminologijom i t.NS., Koristit će korištenje kratkog i brže, više kao popis i napisana u kratkom obliku.

Pored glavnih ciljeva i srodnih informacija (datum, autor, identifikacijski broj itd.D.), zapravo je samo tačan popis koraka. U ovom slučaju nema potrebe za detaljima ili pojašnjenjima.

Slika pod nazivom Napišite standardni operativni postupak Korak 5

pet. Imajte na umu svrhu vaše mačke. Očito imate postupak u vašoj organizaciji koji se i dalje ponavlja opet i iznova i iznova. Ali postoji li neki poseban razlog zašto je ovo posebno korisno? Bilo da se mora fokusirati na sigurnost? Mjere usklađenosti? Koristi se za učenje ili za svakodnevnu aktivnost? Evo nekoliko razloga zbog kojih je vaša mačka potrebna da bi uspješno radio vaš tim:

Svi standardi poštovani

Kako bi se maksimizirali proizvodni zahtjevi

Tako da ne postoje štetni uticaji na životnu sredinu

Da bi se osigurala sigurnost

Tako da sve ide u skladu s rasporedom

Da biste spriječili kvarove

Da biste ga koristili kao dokument za učenje

Ako znate šta bi tačno trebalo naglasiti mačku, tada ćete biti lakše strukturirati sve što je napisano oko ovih trenutaka. Takođe će biti lakše vidjeti kako je vaša mačka važna.

Dio 2 od 3:

Pisanje vašeg st

jedan. Odaberite željeni materijal. Općenito, tehnički ulog sastoji se od 4 elementa, Pored toga Sam postupak:

Naslovna strana. Uključuje 1) naziv postupka, 2) identifikacijski broj, 3) datum puštanja ili revizije, 4) naziv agencije / podružnice, kojoj pripada i 5) potpisivanja onih koji su pripremili i odobrili. Može se ukrasiti kao što želite, pod uvjetom da su informacije jasno predstavljene.
Sadržaj. Neophodno je samo ako vam je dovoljno dovoljno, da biste osigurali jednostavnu navigaciju. Ovdje ćete pronaći jednostavnu standardnu shemu.
GARANCIJA KVALITETE / KONTROLA KVALITETE. Uputstvo se ne može smatrati dobro ako se ne može provjeriti. Priložite potrebne materijale i detalje tako da je čitač uvjeren u dobijanje željenih rezultata. Ovo može sadržavati ili ne sadržavati druge dokumente, poput primjera za evaluaciju ispitivanja.
Linkove. Obavezno navedite sve gore navedene i značajne veze. Ako se nazivate drugim stvarima, provjerite ima li aplikacija sve potrebne informacije.

Vaša organizacija može imati drugi protokol, razlikujući se od ovoga. Ako se možete odnositi na postojeće stvari, odustanite od ove strukture i držite se onoga što je već tamo.

Slika pod nazivom Napišite standardni operativni postupak korak 7

2. Provjerite je li sljedeća potrebna za sama upute:

Svrha i opseg. Drugim riječima opišite cilj procesa, njegovih granica i kako se koristi. Uključite standarde, regulatorne zahteve, uloge i odgovornosti, ulaz i izlaz.

Metodologija i procedure. Suština pitanja je nabrojati sve korake s potrebnim detaljima, uključujući potrebnu opremu. Unesite dosljedne postupke i faktore donošenja odluka. Obratite pažnju na sve "šta ako" i mogući prepreke ili sigurnosne mjere.

Pojašnjenje terminologije. Navedite skraćenice, kratice i sve fraze koje se ne koriste u iznenađenju.

Sigurnost i zdravstvena upozorenja. Mora biti naveden u zasebnom odjeljku i Takođe pored koraka na koje se odnose. Ne uljepšavaju ovaj odjeljak.

Oprema i materijali. Kompletna lista onoga što je potrebna, a kada se nalazi, gdje se može pronaći, standardi opreme i T.D.

Mjere opreza i prepreke. U principu, odjeljak za rješavanje problema. Navedite da može poći po zlu, što treba obratiti pažnju i šta može spriječiti konačni savršen proizvod.

Svaka od ovih tema u neovisnom odjeljku (obično ih označavaju slovima ili brojevima), tako da vaše sive ne postanu verbalne i zbunjujuće, kao i lako kretati se.

To ne znači da je popis sveobuhvatan - ovo je samo vrh procesa ledenog brijega. Vaša organizacija može izdvojiti druge tačke za koje je potrebna pažnja.

Slika pod nazivom Napišite standardni operativni postupak Korak 8

3. Provjerite je li tekstovi kratkog pisanja i lako čitljivi. Razlika je u tome što vaša publika ne bira svoje čitanje kao zabavu. Preporučljivo je napraviti kratak i jasan - inače će pažnja biti raštrkana ili će ovaj dokument razmotriti od strane arhiva i teško je opaziti. Općenito, pokušajte skratiti prijedloge što je više moguće.

Ovdje loš primer: Provjerite da li ste očistili svu prašinu iz rudnika ventilacije prije nego što ih počnete koristiti.

Ovdje dobro primer: Prije upotrebe prašine za spavanje iz ventilacijskih mina.

Općenito, ne koristite "vi". Ovo bi trebalo značiti. Govorite u aktivnom zalogu i počnite rečenice sa timskim glagolima.

Slika pod nazivom Napišite standardni operativni postupak Korak 9

4. Ako je potrebno, zamolite osoblje koje učestvuje u ovom procesu, kako izvode ovaj zadatak. Najneobiznija stvar koju trebate učiniti je netačno pisati. Rizikujete sigurnost svog tima, njihovu efikasnost, njihovo vrijeme i zbunjenost uspostavljenog procesa, ne stavljajte nijednu dušu u njemu - to vaš saigrači mogu pronaći malo uvredljivosti. Ako trebate, postavljajte pitanja! Trebate da budete u pravu.

Naravno, ako ne znate, pogledajte nekoliko izvora koji pokrivaju sve uloge i odgovornosti. Jedan član tima možda neće slijediti standardni STI ili drugi učesnik može biti uključen samo u proces.

Slika pod nazivom Napišite standardni operativni postupak Korak 10

pet. Začinite velike komade tekstualnih ljestvica i dijagramata. Ako imate korak ili dva, posebno zastrašujući, onda olakšajte percepciju čitatelja putem nekih dijagrama ili dijagrama. Tekst će olakšati čitati i pružiti mozak malo pauza da to shvati u svemu. Dakle, tekst će izgledati potpunije i dobro napisano, što je bolje za vas.

Ne uključuju ih samo da bi naduvalo našu količinu - to se vrši samo ako je potrebno ili u slučaju pokušaja eliminacije jezične barijere.

Slika pod nazivom Napišite standardni operativni postupak Korak 11

6. Provjerite ima li svaka stranica za dokumentu kontrolnu oznaku. Vaše sive možda jedno od mnogih - Stoga se nadamo da vaša organizacija ima nikakvu opsežnu bazu podataka sa specifičnim sistemom veze. Vaš STI je dio ovog referentnog sustava, a samim tim, potreban je određena vrsta koda da biste je pronašli u redu. Zato su oznake korisne.

Svaka stranica mora imati kratko ime ili identifikacijski broj (ID), broj verzije dokumenata, datum i "broj stranice broj stranice" u gornjem desnom uglu (za većinu formata). Možda će vam trebati ili ne trebate fusnote (ili ih držite u fusnotama), ovisno o preferenciji vaše organizacije.

Dio 3 od 3:

Garantni uspeh i tačnost

jedan. Upute za testiranje. Ako ga ne želite testirati, moguće je da nije dovoljno dobro napisano. Pronađite nekoga sa Ograničena znanja Proces (ili osoba koja predstavlja običan čitač) kako bi iskoristio svoje korake kao vodič za akciju. Koji su problemi naišli? Ako je to slučaj, pogledajte ih i izvršite potrebne izmjene.

Najbolje kada postoji grupa ljudi za testiranje vašeg. Različiti ljudi će imati različita pitanja, omogućujući proširenje broja (nade za korisne) odgovore.
Obavezno testirajte upute o onome koji to nikada ranije nije učinio. Čovjek sa preliminarnim znanjem oslanjaće se na njihov Znanje za postizanje cilja, a ne na vašem radu, a to će biti poraženo.

Slika pod nazivom Napišite standardni operativni postupak Korak 13

2. Pokažite onima koji stvarno obavljaju postupak. Na kraju dana stvarno Nije važno šta misli o vašem vodiču. Važno je ono što misle o onima koji zapravo rad. Dakle, prije nego što pošaljete svoj rad na odobrenje, pokažite ga onima koji će ga izvoditi (ili izvoditi). Šta ti misliš oni?

Omogućavajući im da budu uključeni u proces i omogućavajući vam da osjetite dio ovog procesa, uzrokovat će da njihova lokacija preuzme vašu. I neizbježno činjenica da će imati izvrsne ideje!

Slika pod nazivom Napišite standardni operativni postupak korak 14

3. Pokažite svojim konsultantima i tim za osiguranje kvaliteta tima. Čim tim daje dobro, pošaljite ga savetnicima. Možda imaju manje pristupa lokalnom sadržaju, ali oni će vas obavijestiti da li ispunjava zahtjeve za registracijom, ako nešto nedostaje, a konfigurira sve to za usvajanje zvanično i za uvođenje u sistem.

Pošaljite ga na odobrenje pomoću sistema upravljanja dokumentima za pružanje režetske rute usklađivanja. To varira od organizacije do organizacije. Općenito, trebate sve da ispunite zahtjeve i smjernice.

Potpisi će biti potrebni, a većina organizacija danas nema problema sa elektroničkim potpisima.

Slika pod nazivom Napišite standardni operativni postupak korak 15

4. Čim se odobri, počnite ga implementirati. To može uključivati provedbu formalnog obuke osoblja (uključujući obuku u publici, računarsko učenje i t.D.) Ili može značiti da vaš papir može biti obješen u kupaonici. Tako da jeste, učini da je to uspio! Jeste li pokušali za ovo. Vrijeme za priznanje!

Provjerite da li vaši sija ostaje relevantni. Ako ikada postane zastarjelo, ažurirajte ga, odobrite i dokumentirajte svoje ažuriranje i preraspodjelite kako je to potrebno. Sigurnost, performanse i uspjeh vašeg tima ovise o tome.

Savjeti

Provjerite pojašnjenja. Provjerite da nema različitih tumačenja. Pokažite uputstva nekome ko nije upoznat sa procesom i zamolite ga da vam kaže svoje mišljenje o tome - možda ćete biti iznenađeni.
Ne zaboravite da povežete dionike, ako je to moguće, tako da je dokumentovani proces stvarni proces.
Koristite blok dijagrame i vizualne slike kako bi čitatelj učinili samu procesu.
Pazite na svoj dokument za pregled ljudi prije nego što su odobreni.
Koristite jednostavan jezik da biste objasnili korake.
Provjerite je li istorija dokumenta registrirana u svakoj modificiranoj verziji.

Prije pisanja vlastitog, provjerite dostupnost verzije gotove. Možda samo trebate napraviti nekoliko brzih izmjena. Ipak, pobrinite se da još uvijek dokumentirate njihove!