Kako uvesti podatke iz Excela u pristupu: 8 koraka

Pristup je relacijski sistem upravljanja bazama podataka u kojem možete uvesti jednu ili više Excel tablica i koordinirati njihove homogene elemente. Štaviše, koristeći pristup možete prikupiti i analizirati veliku količinu podataka, jer jedna pristupna datoteka uključuje nekoliko Excel stolova. Ali prvo morate uvesti podatke iz Excela u pristupu - to se može učiniti obavljanjem nekoliko osnovnih akcija.

Korake

Dio 1 od 3:

Priprema za uvoz podataka iz Excela u pristupu

jedan. Na vašem računaru pokrenite Excel i Access. Morate kupiti i preuzeti Microsoft Office, koji sadrži Excel i pristup. To se može učiniti na službenoj web stranici Microsofta.

Instaliranje Microsoft Office paketa, u sustavu Windows, pritisnite "Počnite" - "Svi programi".
Kliknuti "Microsoft office" I u meniju koji se otvara, odaberite "Pristupa" (ili "Excel"). Najvjerovatnije, već imate Excel tablicu koju ste preuzeli ili primili putem e-maila. Sa Excel programom možete otvoriti takav stol.

Slika pod nazivom Uvoz Excel u pristup korak 2

2. Prije uvoza podataka u pristup, držite se na excel tablici. U velikoj mjeri olakšava zadatak prijenosa podataka iz Excela u pristupu. Suština je da u različitim tablicama, posebni podaci trebaju imati jedan format.

Za početak provjerite da li prva linija svake uvezene tablice sadrži imena (zaglavlja) stupaca - imena bi trebala jasno karakterizirati podatke snimljene u stupcima. Na primjer, ako stupac sadrži ljude prezimena, imenovati ga "Porodice". Precizna imena, da se olakšamo proces podudaranja naslova stupaca u različitim tablicama.

Pristup možete pregovarati o homogenim elementima u dva i više tablica Excel. Na primjer, imate Excel tablicu s podacima o platama, koji sadrži puno ime (prezime, ime, patronim), adrese i plaće. Pretpostavimo da želite usporediti ovu tablicu s drugim tablicom koja uključuje donacije na određenom projektu (puno ime, adrese i iznos donacija). U pristupu možete koordinirati zaglavlja stupca u različitim tablicama. U našem primjeru dogovorite se o imenima stupaca s imenima kako biste saznali ono što su ljudi prisutni u oba tabela.

Pregledajte svaki Excel tablicu i provjerite je li podaci izrađeni u jednom formatu, u suprotnom, obradite tablicu kako biste donijeli podatke u jedan format. Ovaj pristup formatu podataka odražava riječ "relacijsko" (iz odnosa - ovisnosti, komunikacije) u opisu pristupa. Na primjer, ako u tablici plaća u koloni "Puno ime" Uvode se imena, imena i patronim, te u tabeli donacija u koloni "Puno ime" - Samo prezimena i imena, a zatim pristup ne smatra ove stupce homogenim (to jest, neće se moći dogovoriti o njima). Stoga bi ista trebala biti i imena stupaca i format podataka koji su sadržani u ovim stupcima.

3. Podijelite podatke u stupcima Excel Tabela. Da biste izvršili elemente uniforme iz Excela (za uvoz u pristupu), podijelite informacije u odgovarajućim stupcima.

Na primjer, naziv možete staviti u jedan stupac, naziv - u drugom i patronim - u trećem. Na isti način, i sa odgovarajućim stupcem u drugom stolu. Sada u pristupu možete složiti, na primjer, prezime iz jedne stol sa prezimenom iz drugog i pronađite ljude koji su prisutni u oba tabela.

Da biste podijelili podatke u excel stupcu, odaberite željeni stupac. Na alatnoj traci kliknite "Podaci". Zatim kliknite "Tekst po stupcima". Preporučuje se odabir opcije "Sa separatovima". Zatim kliknite "Dalje".

4. Da biste podijelili podatke koji se nalaze u jednom stupcu, slijedite upute čarobnjaka za tekst. Slijedite ove korake:

Odaberite simbol separatora između podataka. Sjetite se da su podaci navedeni u ćeliji podijeljeni nekim simbolom. Kao pravilo, takav simbol je jaz, zarez ili tačka sa zarezom. U velikoj većini slučajeva, informacije su podijeljene sa prostorom. Na primjer, u ćeliju se unose sljedeće informacije: Ivanov Ivan Ivanovič. Ovdje je prezime razdvojeno u ime praznog, a ime je odvojeno od srednjeg imena. U ovom slučaju, u prozoru čarobnjaka za tekst odaberite opciju "Prostor".

Kliknuti "Dalje". Zatim kliknite "Spreman". Stupac sa ćelijom "Ivanov Ivan Ivanovich" podijeliti na tri stupca. Sada možete dodijeliti ime svakom od tri nova stupca, odnosno nazovite ih kao "Prezime", "Ime", "srednje ime". Prije razdvajanja podataka desno od zajedničkog stupca, umetnite nekoliko praznih stupaca tako da Excel donosi odvojene podatke (a ne u već ispunjenim stupcima s drugim podacima).

Dio 2 od 3:

Uvezite podatke iz Excela u pristupu

jedan. Pokrenuti pristup. Da biste uradili ovaj klik "Počnite" - "Microsoft office" - "Microsoft Access". Da biste uvozili podatke iz Excela, kreirajte novu pristupnu bazu podataka.

Da biste stvorili bazu podataka u prozoru Pristup programu, kliknite "Nova baza podataka".
Ako želite, postavite ime koje je stvorila baza podataka. Zatim kliknite "Stvoriti".

Slika pod nazivom Uvoz Excel u pristup Korak 6

2. Uvezite Excel tablicu u pristupu. Sada možete uvesti podatke iz jednog ili više Excel tablica u pristupu.

Na alatnoj traci (u prozoru Pristup programu) kliknite "Vanjski podaci". U nekim pristupnim verzijama na alatnoj traci kliknite "Dosije" - "Vanjski podaci".

U poglavlju "Ime dokumenta" kliknuti "Pregled", Da biste pronašli željeni Excel tablicu.

Provjerite opciju "Uvezite izvorne podatke na novu tablicu u trenutnoj bazi podataka" (Ova opcija se aktivira prema zadanim postavkama).

Pronalaženje željene tablice, kliknite na njega. Zatim kliknite "UREDU". Otvara se čarobnjak za uvoz uvoza Excel.

Dio 3 od 3:

Korištenje čarobnjaka za uvoz podataka

jedan. Slijedite upute čarobnjaka za uvoz podataka. To se mora učiniti kako bi se dovršio proces uvoza uvoza tablice Excel u pristupu.

Odaberite listu u Excel tablici, a koje želite uvoziti za pristup. Ponekad je vrlo jednostavno jer tablica sadrži samo jedan list. Ali ponekad jedan Excel tablica uključuje mnogo listova čija se kartica prikazuju na dnu prozora Excel Program. U ovom slučaju morate odrediti određeni list. Zatim kliknite "Dalje".
Prikazuje se prozor s pitanjem, bilo da prvi niz tablice sadrži. Evo na umu na umu imena koja karakterišu podatke u svakom stupcu (na primjer, prezime, adresa, iznos plaće i tako dalje). Savršeno, ako prije preradimo Excel tablicu tako da prvi redak sadrži strogo definirane imena stupca, u ovom slučaju provjerite opciju koju prvi redak sadrži zaglavlja stupaca. Zatim kliknite "Dalje".
Ako u prvom retku nema naslova stupaca, prozor koji se otvori prikazuje pitanje želite li riješiti imena "Izbitak" (u pristupu ispod "polja" Shvatite naslove stupaca). Ako prije toga niste unijeli imena stupaca, učinite to sada.

Slika pod nazivom Uvoz Excel u pristup korak 8

2. Kompletni uvoz podataka. Ostavili ste da izvršite samo nekoliko akcija. U prozoru koji se otvara, odredite primarni ključ (ako želite).

Možete, ali niste dužni to učiniti. Primarni ključ je jedinstven broj dodijeljen svakom retku s podacima - može biti koristan prilikom sortiranja podataka. Zatim kliknite "Dalje".

U posljednjem prozoru bit će prikazano zadano ime. Možete preimenovati Excel tablicu (po završetku uvoza, on će se prikazati kao pristupna tablica na lijevoj strani ekrana).

Kliknuti "Uvoz", A zatim kliknite "Zatvoriti". Tablica će se pojaviti na lijevoj strani ekrana, znači da je u potpunosti uvozan u pristup.

Ako želite da odgovaraju nekoliko baza podataka, uradite gore opisane radnje za uvoz jednog ili više dodatnih Excel tablica. Sada možete započeti pregovaračke podatke u pristupu.

Upozorenja

Imajte na umu da ako je Excel verzija u kojoj je tablica kreirana, razlikuje se od pristupa verzije, možete naići na probleme prilikom uvoza podataka.
Ponovite ponovo: Proces Excel tablicu prije uvoza podataka. Odnosno obratite pažnju na format podataka s kojim ćete raditi.
Napravite kopiju izvorne tablice tako da u ekstremnim slučajevima možete ponovo uvesti podatke.
U pristupu možete uvesti više od 255 stupaca.