Kako napisati uredsku bilješku (sa ilustracijama)

Napomena o usluzi je način za prenos informacija unutar kompanije. Servisne note mogu se koristiti i u prepisku između dviju kompanija. Servisna napomena mora biti profesionalna i jasno prenošenje informacija. Ne brinite ako nikada niste napisali bilješke o uslugama - ovaj članak će vas naučiti.

Korake

Dio 1 od 3:

Odaberite stil i jezik jezika

jedan. Ne koristite neformalni jezik. Jezičke note trebaju biti jednostavne, ali službene.

Ne pišite takvu belešku: "Bok! Napokon petak! Želim vam reći o jednom važnom slučaju ".
Umjesto toga, pišite ovako: "Ova bilješka će vas obavijestiti o napretku projekta 319".

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 6

2. U servisnoj napomeni, pridržavajte se neutralnog tona - ne biste trebali biti previše emotivni i subjektivni. Da li sve od sebe da se oslanjamo na činjenice i dokaze kada kažete pritužbe.

Na primjer, nije potrebno pisati ovako: "Mislim da ćemo svi biti puno sretniji ako apističari dolaze na posao, u kojem žele".

Umjesto toga, provedite studiju, da li se svi zaposleni žele obući petkom u povremenu odeću i kako će utjecati na korporativnu etiku.

Slika pod nazivom Napišite poslovni napomenu Korak 7

3. Koristite signalne fraze. Kada ćete donijeti dokaze ili se uputiti na izvor, ne zaboravite koristiti odgovarajuće fraze.

Na primjer: "Prema našim podacima, ..."Ili" studije to svedoče ...".

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 8

4. Odaberite odgovarajući font i njegovu veličinu. Servisna napomena mora biti lako čitljiva, pa izbjegavajte korištenje pretjerano finog fonta - 11 ili 12 - ovo je standardna veličina fonta.

Također morate odabrati jednostavan stil fonta, kao što je Times New Roman. Ne pišite bilješku s smiješnim ili font, na primjer, strip sans (nasmijemo se ako to učinite!).

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 9

pet. Koristite standardna polja. Polje 2,5 cm standard je za servisne napomene, mada neki urednici teksta mogu uključivati predloške servisnih nota sa velikim poljima (na primer, 3 cm).

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 10

6. Napomene o uslugama napisane su jednim slučajnim intervalom. Između odlomaka i odjeljaka ostavite prazan niz.

U paragrafima za uvlačenje ne bi trebalo.

Dio 2 od 3:

Priprema za pisanje kancelarijske note

jedan. Ako trebate reći više ljudi o nečem važnom (na poslu), pošaljite im uslužnu notu. Čak ga možete poslati jednoj osobi ako se informacije prenose na informacije koje morate dokumentirati.

Međutim, u nekim je slučajevima bolje jednostavno razgovarati s ljudima koje su vam potrebne.
Pored toga, neke se informacije ne mogu prenijeti u pisanom obliku.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memo korak 2

2. Ovisno o prenesenim informacijama, sadržaj i format bilješke mogu varirati. Većina servisnih napomena sadrži sljedeće informacije:

Nova ideja ili problem rješenja. Na primjer, ako znate kako riješiti problem sa troškovima planiranja za prekovremeni rad, napišite o tome u službi i pošaljite ga na šef.

Naručiti. Na primjer, slanje servisne napomene efikasan je način za distribuciju odgovornosti na predstojećoj konferenciji, koja održava vaš odjel.

Izvještaj. Također možete poslati napomenu da biste obavijestili kolege o nedavnom događaju ili ih obavijestite o novim informacijama o projektu ili podnijeti izvještaj o rezultatima studije.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 3

3. Možete raditi na puno projekata i želite da kažete o njima u službi. Ne bi to trebalo raditi. Komunalne usluge sadrže informacije o jednom specifičnom pitanju (tema, projekat i tako dalje).

Napomena o usluzi mora biti kratka, informativna i lako čitati. Stoga se fokusira samo na jednu temu, jamčete da su informacije pročitane i primijećene.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memo korak 4

4. Sadržajne i stilske bilješke ovise o ciljnoj publici, pa razmislite o tome ko će pročitati vašu bilješku.

Na primjer, stil napomene za vaše kolege o planiranju proslave nekih važnih datuma i stila napomene za vaš šef sa izveštajem o radu urađene biće vrlo različiti.

Dio 3 od 3:

Pisanje uredske note

jedan. Napajanje. Općenito prihvaćena praksa u poslovnoj prepisku - pravo na dokumente.

Na primjer, na vrhu stranice napišite "bilješku" ili "servisnu notu".
Naziv se može postaviti u sredinu ili je pritisnuti na lijevu ivicu stranice. Najbolje je gledati da servisne napomene koje ste primili ranije i kopirali njihov format.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memo korak 12

2. Napišite svoju bilješku zaglavlje. Mora sadržavati sljedeće podatke:

Za: Napišite imena i položaje ljudi koje pošaljete bilješku.

Od: napišite svoje ime i položaj.

Datum: Napišite tačan datum, uključujući godinu.

Predmet: Dajte kratak, ali tačan opis o čemu će se raspravljati u bilješci.

Imajte na umu da umjesto "tema" možete pisati "u vezi".

Slika pod nazivom Napišite poslovni zapis korak 13

3. Na listi primatelja napominje, obavezno odredite sve ljude koje ćete poslati. Ograničite penjače primatelja sa ljudima koji su izloženi u njemu.

Ne šaljite zabilješka svim zaposlenima u vašem odjelu ili kompaniji, ako se pitanje utvrdi u njemu odnosi se na samo nekoliko ljudi.

Ako pošaljete bilješke svim zaposlenima u kompaniji, oni će biti prekriveni bilješkama i bilo će ih uočljivo pročitati, ili neće uopće pročitati.

Slika pod nazivom Napišite poslovni napomenu korak 14

4. Na listi primatelja napominju, navedite puna imena i položaje. Čak i ako ste na kratkoj nozi sa šefom, u poslovnoj prepisku bolje je pridržavati se formalnog tona. Na primjer, možete ga nazvati "Vladimirom" kada idete u kancelariju, ali u službi, kontaktirajte ga kao "gospodina Dmitriev" ili "Vladimira Nikolaeviča".

Imajte na umu kada napravite spisak primatelja beleška - navedite puno ime i položaj.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 15

pet. Ako osobi pošaljete osobi iz druge kompanije, vrlo je važno odrediti tačan oblik žalbe na nju. Provedite vrijeme da pronađete informacije o ovoj osobi - najvjerovatnije može se učiniti na web stranici njegove kompanije.

Na primjer, ako osoba ima doktorsku diplomu, obavezno ga odredite.

Takođe ćete biti sigurni da biste pronašli položaj ove osobe i navedite ga u svojoj bilješci.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 16

6. Razmislite o temi svoje napomene. Trebalo bi biti kratak i razumljiv.

Na primjer, "novi kupci" je prilično mutna tema, a ako netko želi pronaći vašu bilješku za nekoliko dana ili tjedana, on će to učiniti s poteškoćama.

Najbolja tema je: "Izvještaj o proširenju baze klijenta".

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 17

7. U servisnim beleškama, po pravilu, pozdrav nisu napisani. Ali ako želite, možete pokrenuti tekst bilješke sa "Dragi gospodinom Dmitriev" ili "Dragi kolege".

Napomena mora biti kratka i informativna, tako da se pozdrav može izostaviti.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 18

osam. Napišite kućište. Jasno predstavlja svrhu pisanja i slanja servisne napomene.

Na primjer, "pišem...". Uvodni dio bilješke treba sadržavati kratak pregled informacija opisanih u njemu.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 19

devet. Uvodni odjeljak trebao bi biti kratak. Nema potrebe za izražavanjem detalja u IT i drugim detaljima.

Uvodni dio čine iz nekoliko kratkih ponuda (kratak odlomak).

Slika pod nazivom Napišite poslovni memo korak 20

10. Odlučite sa stilom prezentacije osnovnih informacija. Mora biti priložen u 2-4 odlomku. Stil prezentacije ovisit će o samom informacijama.

Na primjer, informacije možete podnijeti po redoslijedu njegovog značaja ili prema procesima koje treba podijeliti u svoj projekt.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 21

jedanaest. Napomena o usluzi mora se podijeliti u odjeljke (odlomke) tako da njeni čitatelji mogu lako apsorbirati informacije - štoviše, odjeljci će im pomoći da utvrde važne tačke u bilješci.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memo korak 22

12. Zahtjev za svaki odjeljak - Naziv odlomka treba jasno navesti informacije sadržane u njemu.

Na primjer, vi biste mogli prekinuti napomenu o nadolazećoj tački u uredu na sljedeće odjeljke: "Nova lokacija ureda", "Smjernice za pakiranje opreme i dokumenata", "Pokretni raspored".

Slika pod nazivom Napišite poslovni napomenu Korak 23

13. Prva rečenica svakog dijela trebala bi reći čitateljima, o čemu će se raspravljati u ovom stavku.

Odvojeni odlomci ili particije vaših beleški moraju biti usmjereni na određeni trenutak teme koji se razmatraju.

Slika pod nazivom Napišite poslovni napomenu Korak 24

četrnaest. Da biste dodijelili važne točke, kreirajte njihovu listu ili listu. Ovo će pomoći čitateljima usredotočiti se na ključne trenutke i čitati brže i asimilirati informacije.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 25

petnaest. Veličina servisnog nosača ne smije prelaziti 1-2 stranice.

Ovo je standardna servisna nota s jednim slučajnim intervalom i praznim nizom između odlomaka.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorak 26

šesnaest. Razmislite o uključivanju stavka, sažeti gore navedene informacije. U većini slučajeva to nije potrebno, pogotovo ako ste napisali kratku notu.

Ali ako su sadašnje informacije vrlo složene ili ako je veličina noćenja za usluge standardniji, bolje je uključiti mali odlomak, sažeti gore navedene informacije (naime ključne trenutke).

Slika pod nazivom Napišite poslovni memora korak 27

17. Obavezno uključite palovni zaključak, čak i ako vam se čini da nije potrebno. Razmislite o sljedećem:

Koji objekti vode uslužnu notu? Ohrabrite čitatelje da nešto urade? Treba li zaposleni prijaviti u određenom periodu? Ako je odgovor da, jasno navedite u završnom stavku.

Ako se ne zahtijeva daljnje akcije, napišite sljedeći zaključak: "Rado ću razgovarati o ovom pitanju" ili "Ako imate pitanja ili komentare na ovu temu, odgovorit ću na njih".

Slika pod nazivom Napišite poslovni napomenu Korak 28

18. Ako želite, na kraju bilješke stavite svoje ime ili potpis (ali nije potrebno to učiniti). U ovom slučaju pogledajte servisne napomene koje ste dobili od ostalih zaposlenih.

Ako potpišu bilješke (na primjer, "s poštovanjem, Ivanov a.Ali.), učinite isto.

Ako ne želite potpisati bilješku, možete staviti svoje inicijale na kraj dokumenta.

Slika pod nazivom Napišite poslovni memorakciju 29

devetnaest. Uspostavite podsjetnik na bilo kakve aplikacije ako su tablice, grafikoni ili izvještaji priloženi na bilješku. Da biste to učinili, na kraju dokumenta pišite, na primjer, "Dodatak: Tabela 1".

Prijave se moraju spomenuti u glavnom tekstu bilješke.

Na primjer, ako pišete o povratku koji se preseli u novu kancelariju, možete napisati nešto poput: "Namjeravamo dovršiti prelazak na kraj četvrtine. Pogledajte priloženi tablicu 1 s detaljnim rasporedom prelaska ".

Slika pod nazivom Napišite poslovni napomenu Korak 30

dvadeset. Prije slanja bilješki, ne zaboravite da provjerite. Provjerite da li se prijedlozi gramatički učine da u bilješci nema pravopisnih ili sintaktičkih grešaka i da su izložene informacije imaju smisla.

Ne šaljite bilješku nakon prvog čeka (ako, naravno, to nije hitna bilješka). Postulirajte dokument i ponovo provjerite za sat vremena. Možete pronaći nove greške i netočnosti koje ste propustili ranije.

Ako napomena sadrži povjerljive podatke, provjerite politiku svoje kompanije u vezi s razmjenom povjerljivih podataka i saznajte ime zaposlenika koji će pregledati vašu bilješku i dati svoj zaključak o njegovom poštivanju utvrđenih pravila.