Kako održati računovodstvo troškova u Microsoft Excelu: 13 koraka

Mnoge kompanije koriste Microsoft Excel kako bi zadržali računovodstvene troškove odjela ili cijele kompanije. Trenutno se Excel može koristiti na svim računarima na koji je instaliran Windows operativni sistem. Iz tog razloga možete registrirati vlastite troškove ako je ovaj program instaliran na početnom računaru. Postoji veliki broj predložaka za vođenje računovodstva Microsofta i drugih web lokacija, najnovija Excel verzije uključuju ugrađeni predložak kao unaprijed instalirani. Također u Excelu možete kreirati vlastiti dinamični stol za čuvanje troškova. U oba slučaja slijedite upute u nastavku.

Korake

Metoda 1 od 2:

Rad sa predloškom Excel

jedan. Odaberite unaprijed postavljeni predložak. Najnovija verzija programa uključuju predložak za provođenje ličnih troškova, kao i predložake za vođenje računovodstva. Možete pristupiti tim predlošcima i računati troškove uz pomoć.

U Excelu 2003 odaberite "Kreiraj" u meniju "Datoteka". U traci zadataka "Na mom računaru" odaberite "Nova knjiga" da biste vidjeli predloške u novom dijaloškom okviru.
U Excelu 2007 u meniju "Datoteka" odaberite "Kreiraj". Nakon toga pojavljuje se novi dijaloški okvir za knjige. Odaberite "Postavljanje predloška" iz menija "Predlošci" u lijevom meniju. Izaberite "Osobni budžet za mesec dana" iz "Instaliranih predložaka" u Central Menu i kliknite "Kreiraj".
U Excelu 2010 u meniju Datoteka odaberite "Create". Odaberite "Primjeri uzoraka" na vrhu ploče "Dostupne predloške", a zatim među svim primjerima predložaka, odaberite "Osobni budžet za mjesec" i kliknite "Kreiraj".

Image Naslijedilo Tratite račune u Microsoft Excel Korak 2

2. Odaberite predložak putem interneta. Ako unaprijed instalirani uzorci nisu prikladni za čuvanje troškova, možete odabrati predložak putem interneta. Možete ga preuzeti sa bilo koje web lokacije ili povezati putem Excela u Microsoft Office Online Online.

Za Excel 2003 možete odabrati odgovarajući predložak iz Microsoft Office Internet biblioteke do HTTPS: // Predlošci.Ured.COM / RU-RU. (Također tamo možete pronaći predloške namijenjene za kasnije Excel verzije).

U Excelu 2007, odaberite karticu "Budžeti" u internetskom dijelu, koji se nalazi u dijaloškom okviru Nova knjiga. Da biste se povezali s predlošcima Internet biblioteke za ured, morate imati Internet.

U Excelu 2010 odaberite "Budžeti" iz odeljenja za ured.Com na raspoloživim predlošcima. Da biste povezali, trebali biste biti uključeni u internet.

Image Naslijedilo Tratite račune u Microsoft Excel Korak 3

3. Unesite potrebne informacije na odgovarajuća polja. Informacije ovise o specifičnom predlošku dinamičnog tablice koju ste koristili.

Image Naslijedilo Tratite račune u Microsoft Excel Korak 4

4. Spremite dinamičku tablicu. Možete koristiti predloženo ime za dinamičnu tablicu ili promijeniti ime. Bit će dovoljno da na ime datoteke odredite svoje ime i tekuću godinu.

Metoda 2 od 2:

Stvaranje vlastite tablice računovodstvene troškove

jedan. Otvorite Excel.

Image Naslijedilo Tratite račune u Microsoft Excel Korak 6

2. Unesite ime dinamičke tablice u ćeliji A1. Ime mora biti smisleno, na primjer, "lični proračun", "Računovodstvom ličnih troškova" ili nešto slično (nema potrebe za korištenjem citata, ovdje su isključivo da pokažu primjer).

Image Nadzorni zapisujte račune u Microsoft Excelu korak 7

3. Unesite zaglavlja stupca. Navodna imena i red: "Datum", "Kategorija rashoda", "Napomena", "Potrošnja", "Prihod" i "ravnoteže". Ispunite ove zaglavlja iz ćelije A2 do G2. Možda ćete trebati napraviti stupce šire kako bi se ugrađene ime ili vrijednost.

Kada pripremite zaglavlja dinamičke tablice i stupaca, možete koristiti funkciju "Pričvršćivanje područja" da biste stalno prikazivali zaglavlja, dok ćete se pomaknuti prema dolje. Funkcija "Sigurno područje" nalazi se u meniju "View" u Excelu 2003 i ranim verzijama, a u meniju View, kartica prozora u Excelu 2007 i 2010.

Image Naslijedilo Tratite račune u Microsoft Excel Korak 8

4. Unesite podatke o prvom obliku troškova u ćeliji trećeg reda.

Image Naslijedilo Tratite račune u Microsoft Excel Korak 9

pet. Unesite formulu za ravnotežu u ćeliju G3. Zbog činjenice da prvo uđete u ravnotežu, bit će definiran kao razlika između troškova i prihoda. Kako pišete, ovisi o tome što želite prikazati - troškovi ili pristupačni alati.

Ako želite da se proračunska tablica prikazuje prvo od svih troškova, formula bilance treba biti = E3-F3, gdje E3 prikazuje troškove i prihode F3. S takvom konfiguracijom formula će pokazati troškove kao pozitivan broj, troškovi troškova bit će lakše razumjeti.

Ako želite tablicu u prvom mjestu da biste prikazali alati koji su vam dostupni, formula za ravnotežu mora biti = F3-E3. Uz ovu postavku tablica će prikazati pozitivan saldo ako će vaš prihod biti veći od troškova i negativne ravnoteže u obrnutu situaciju.

Image Naslijedilo zapisivanje računa u Microsoft Excel Korak 10

6. Unesite podatke o drugom obliku troškova u ćeliji četvrtog reda.

Image Naslijedilo zapisivanje računa u Microsoft Excel Korak 11

7. Unesite formulu za ravnotežu u ćeliju G4. Drugo i naredne vrijednosti nastavit će prikazati ravnotežu, tako da morate dodati razliku između troškova i prihoda u ravnotežu ravnoteže prethodnog zapisa.

Ako prvi put pogledate troškove, formula za ravnotežu Will = G3 + (E4-F4), gdje je G3 ćelija koja prikazuje prethodni saldo, E4 prikazuje troškove, a F4 prikazuje prihode.

Ako vodite tablicu za prikaz gotovine, formula saldo će biti = G3 + (F4-E4).

Nosači oko ćelija koje prikazuju razliku između troškova i prihoda nisu potrebne. Koriste se samo da bi se formula jasnija.

Ako želite da se ravnoteža ostane prazna dok se unos ne unese, možete koristiti vrijednost ako u formuli, tako da ako datum nije unesen, ćelija neće prikazati vrijednost. Formula za takav zapis bit će sljedeći = ako (A4 ="","",G3 + (E4-F4)) Ako je tablica potrebna za potrošnju, a = ako (A4 ="","", G3 + (F4-E4)) Ako je tablica potrebna za prikaz gotovine (ne možete koristiti zagrade oko ćelije koje pokazuju troškove i prihode, ali vanjski zagradama treba koristiti).

Image Nadledani zapisivanje računa u Microsoft Excel Korak 12

osam. Kopirajte ravnotežu formule u druge ćelije u stupcu G (stupac bilansa). Desnom tipkom miša kliknite G3 ćeliju, odaberite "Kopiraj". Zatim odaberite ćelije ispod u stupcu. Kliknite na odabrane stavke s desnim gumbom miša i odaberite "Paste" da biste umetnuli formulu u odabrane ćelije (u Excelu 2010, odaberite "Paste" ili "Zalijepite formulu" u meniju). Formula će ćelije automatski ažurirati za prikaz troškova, prihoda i datuma (ako se koriste) iz trenutne serije i ravnoteže iz reda, što je iznad trenutnog broja.

Image Naslijedilo zapisivanje računa u Microsoft Excel Korak 13

devet. Spremite dinamičku tablicu. Dajte joj smisleno ime, na primjer, "računovodstvo.XLS "ili" Personalbudget.XLS.". Kao i u slučaju imena predložaka, možete uključiti svoje ime i naziv za ime u nazivu datoteke i navodnici se koriste samo da bi se pokazao primjer, ne biste ih trebali koristiti u ime. Proširenje datoteke takođe ne treba da određuje, on će napraviti sam Excel).

Excel 2003 i starije verzije Sačuvajte dinamičke tablice u starom formatu ".XLS", Istovremeno, Excel 2007 i 2010 zadržava tablice u novijoj, osnovanoj na XML-u, formatu ".Xlsx ", ali možete čitati i sačuvati dinamičke tablice i u staru".XLS "takođe. Ako imate nekoliko računara, a želite pohraniti tablicu na svakom od njih, koristite stariji format ako bilo koji od vaših računara ima Excel 2003 ili staru verziju ili novi format ako svi računari imaju najmanje Excel 2007.

Savjeti

Koristite "autokoping" u kategorijama troškova i dohotka tako da unesete informacije koje se podudaraju.
Razlikovati plaćene račune iz tih troškova koji su samo planirani, napravite masnoću fonta, istaknite tekst ili ćelije.
Da biste izbjegli slučajne promjene u zaglavlju formule ili stupca, ćelije se mogu zaštititi od promjene. Odaberite ćelije koje ćete možda trebati promijeniti (datum, kategorija, potrošnja, prihod, bilješku) i otključajte ih. Nakon toga možete blokirati ostatak stola.